Amerikanska anställda spenderar i genomsnitt ungefär en kvart av arbetsveckan som kammar igenom hundratals e-postmeddelanden .
Trots det faktum att vi är limmade på våra svarsknappar, säger karriärtränare Barbara Pachter att många yrkesverksamma fortfarande inte vet hur man använder e-post på rätt sätt.
På grund av den stora mängden meddelanden vi läser och skriver kan vi vara mer benägna att göra pinsamma fel, och dessa misstag kan få allvarliga konsekvenser.
Pachter beskriver grunderna för modern e-postetikett i sin bok '' Essentials Of Business Etiquette . ' Vi pratade med henne och drog fram de viktigaste reglerna du behöver veta.
Vivian Giang och Rachel Sugar bidrog till tidigare versioner av denna artikel.
1. Inkludera en tydlig, direkt ämnesrad
Exempel på en bra ämnesrad är 'Mötesdatum ändrat', 'Snabb fråga om din presentation' eller 'Förslag till förslaget.'
'Människor bestämmer ofta om de vill öppna ett e-postmeddelande baserat på ämnesraden', säger Pachter. 'Välj en som låter läsarna veta att du tar itu med deras problem eller affärsproblem.'
2. Använd en professionell e-postadress
Om du arbetar för ett företag bör du använda företagets e-postadress. Men om du använder ett personligt e-postkonto - oavsett om du är egenföretagare eller bara vill använda det ibland för arbetsrelaterade korrespondenser - bör du vara försiktig när du väljer den adressen, säger Pachter.
Du bör alltid ha en e-postadress som förmedlar ditt namn så att mottagaren vet exakt vem som skickar e-postmeddelandet. Använd aldrig e-postadresser (kanske rester från dina grundskoledagar) som inte är lämpliga för användning på arbetsplatsen, till exempel 'babygirl @ ...' eller 'beerlover @ ...' - oavsett hur mycket du älskar en kallbrygga.
3. Tänk två gånger innan du trycker på 'svara alla'
Ingen vill läsa e-post från 20 personer som inte har något att göra med dem. Att ignorera e-postmeddelanden kan vara svårt, med många människor som får meddelanden om nya meddelanden på sina smartphones eller distraherar popup-meddelanden på sina datorskärmar. Avstå från att slå 'svara alla' om du inte tror att alla på listan behöver få e-postmeddelandet, säger Pachter.
4. Inkludera ett signaturblock
Förse läsaren med lite information om dig, föreslår Pachter. 'I allmänhet skulle detta ange ditt fullständiga namn, titel, företagsnamn och din kontaktinformation, inklusive ett telefonnummer. Du kan också lägga till lite publicitet för dig själv, men gå inte överbord med några ord eller konstverk. '
Använd samma typsnitt, typstorlek och färg som resten av e-postmeddelandet, säger hon.
5. Använd professionella hälsningar
Använd inte avslappnade, vardagliga uttryck som 'Hej ni', 'Yo' eller 'Hej folk.'
'Den avslappnade naturen i våra skrifter borde inte påverka hälsningen i ett e-postmeddelande', säger hon. '' Hallå är en mycket informell hälsning och i allmänhet bör den inte användas på arbetsplatsen. Och Mig är inte heller okej. Använda sig av Hej eller Hej istället.'
Hon rekommenderar också att förkorta någons namn. Säg 'Hej Michael' om du inte är säker på att han föredrar att kallas 'Mike'.
6. Använd utropstecken sparsamt
Om du väljer att använda ett utropstecken, använd bara ett för att förmedla spänning, säger Pachter.
”Människor blir ibland lurade och sätter ett antal utropstecken i slutet av sina meningar. Resultatet kan verka för emotionellt eller omoget, skriver hon. 'Utropstecken bör användas sparsamt skriftligen.'
7. Var försiktig med humor
Humor kan lätt gå vilse i översättning utan rätt ton eller ansiktsuttryck. I ett professionellt utbyte är det bättre att lämna humor ur e-postmeddelanden om du inte känner till mottagaren väl. Också något som du tycker är roligt kanske inte är roligt för någon annan.
Pachter säger: 'Något som uppfattas som roligt när det talas kan komma över mycket annorlunda när det skrivs. När du är osäker, lämna den bort. '
8. Vet att människor från olika kulturer talar och skriver annorlunda
Felkommunikation kan lätt uppstå på grund av Kultur skillnader , särskilt i skrivformen när vi inte kan se varandras kroppsspråk. Skräddarsy ditt meddelande till mottagarens kulturella bakgrund eller hur väl du känner till dem.
En bra regel att tänka på, säger Pachter, är att kulturer med hög kontext (japanska, arabiska eller kinesiska) vill lära känna dig innan de gör affärer med dig. Därför kan det vara vanligt att affärsföretag från dessa länder är mer personliga i sina skrifter. Å andra sidan föredrar människor från kulturer med låg kontext (tyska, amerikanska eller skandinaviska) att komma till saken mycket snabbt.
9. Svara på dina e-postmeddelanden - även om e-postmeddelandet inte var avsett för dig
Det är svårt att svara på varje e-postmeddelande som någonsin skickats till dig, men du bör försöka, säger Pachter. Detta inkluderar när e-postmeddelandet av misstag skickades till dig, särskilt om avsändaren förväntar sig ett svar. Ett svar är inte nödvändigt men fungerar som en bra e-postetikett, särskilt om den här personen arbetar i samma företag eller bransch som du.
Här är ett exempel på svar: 'Jag vet att du är väldigt upptagen, men jag tror inte att du menade att skicka det här e-postmeddelandet till mig. Och jag ville meddela dig så att du kan skicka det till rätt person. '
10. Lägg till e-postadressen senast
'Du vill inte skicka ett e-postmeddelande av misstag innan du är klar med att skriva och korrekturläsa meddelandet', säger Pachter. 'Även när du svarar på ett meddelande är det en god försiktighet att ta bort mottagarens adress och infoga den bara när du är säker på att meddelandet är klart att skickas.'
11. Korrekturläsa varje meddelande
Dina misstag kommer inte att bli obemärkt av mottagarna av din e-post. 'Och beroende på mottagaren kan du dömas för att du har gjort dem', säger Pachter.
vilken nationalitet är vanessa lachey
Lita inte på stavningskontroll. Läs och läs om din e-post några gånger, helst högt, innan du skickar den.
'En handledare tänkte skriva' Ledsen för besväret ', säger Pachter. '' Men han litade på sin stavningskontroll och slutade skriva '' Ledsen för inkontinensen. ''
12. Kontrollera att du har valt rätt mottagare
Pachter säger att vara noga med att skriva ett namn från din adressbok på e-postens 'Till' -rad. 'Det är lätt att välja fel namn, vilket kan vara pinsamt för dig och den som av misstag får e-postmeddelandet.'
13. Håll dina typsnitt klassiska
Purple Comic Sans har en tid och en plats (kanske?) Men för affärskorrespondens, behåll dina teckensnitt, färger och storlekar klassiska.
Kardinalregeln: Dina e-postmeddelanden ska vara lätta för andra människor att läsa.
'Generellt är det bäst att använda 10- eller 12-punkttyp och ett lättläst typsnitt som Arial, Calibri eller Times New Roman', rekommenderar Pachter. När det gäller färg är svart det säkraste valet.
14. Förkorta inte mottagarens namn såvida de inte har bett dig
'' Jag heter Barbara. Jag gillar inte att ta emot e-postadresser som 'Hej Barb', säger hon till Business Insider. 'Samma sak gäller för smeknamn. Kalla mig inte Barbie! '
Om inte personen har sagt till dig att de föredrar ett smeknamn, ta inte på dig att använda ett. Du kanske bara försöker vara vänlig eller informell, men det är olämpligt och kan komma under mottagarens hud.
15. Se till att du stavar mottagarnas namn korrekt
'Om du förolämpar någon i hälsningen kanske den personen inte läser längre', säger hon.
Var respektfull och stava mottagarens namn korrekt. 'Många förolämpas om deras namn stavas fel. Sök efter rätt stavning i personens signaturblock. Du kan också kontrollera deras e-postadress. Ofta finns människors för- och / eller efternamn i deras adresser. '
Om du skickar e-post till en potentiell klient kan de anta att du ägnar lite uppmärksamhet åt detaljer, eller att du är för upptagen eller distraherad för att få sitt namn rätt, och det är inte meddelandet du vill skicka.
16. Håll koll på din ton
Precis som skämt går vilse i översättning är det lätt att missförstå tonen utan det sammanhang du får från röstljud och ansiktsuttryck. Följaktligen är det lätt att komma av som mer abrupt som du kanske har tänkt. Du menade 'rakt fram'; de läser 'arg och kort.'
För att undvika missförstånd rekommenderar Pachter att du läser ditt meddelande högt innan du trycker på skicka. 'Om det låter hårt för dig kommer det att låta hårt för läsaren', säger hon.
För bästa resultat, undvik att använda otvetydigt negativa ord ('misslyckande', 'fel' eller 'försummat'), och säg alltid 'tack' och 'tack'.
17. Ingenting är konfidentiellt - så skriv därefter
Kom alltid ihåg vad den tidigare före detta CIA-regissören David Petraeus uppenbarligen glömde, varnar Pachter: Varje elektroniskt meddelande lämnar ett spår.
'En grundläggande riktlinje är att anta att andra kommer att se vad du skriver', säger hon, 'så skriv inte något du inte vill att alla ska se.' En mer liberal tolkning: Skriv inte något som skulle vara förödande för dig eller skadligt för andra. När allt kommer omkring är e-post farligt lätt att vidarebefordra, och det är bättre att vara säker än ledsen.
Detta berättelse först dök upp den Business Insider .
