Huvud Operationer Bästa programvara / system för dokumenthantering för småföretag - 2021

Bästa programvara / system för dokumenthantering för småföretag - 2021

Ditt Horoskop För Imorgon

Det finns många anledningar för företag att hantera elektroniska filer och digitalisera sina dokument. Att skapa en struktur för att organisera och dela information är en fördel; som att minska papper, skapa revisionsspår, säkerställa efterlevnad av regler och underlätta internt och externt samarbete. Dokumenthanteringssystem (DMS) hjälper företag att digitalisera, lagra, hantera och spåra dokument, dataobjekt och bilder elektroniskt. Oavsett om det kallas system, programvara eller lösningar, kommer DMS-erbjudanden med en mängd olika funktioner och prislappar. Vi har kommit med några av de bästa i kategorierna för att hjälpa dig att sortera igenom vad som kan vara en förvirrande mängd alternativ.

I vår recension hittade vi en bredd av erbjudanden. Vissa system fokuserar på att möjliggöra lagring, sökning, säkerhet och inkluderar vissa dokumentrevisions- och delningsfunktioner. Andra sträcker sig bortom DMS och tillhandahåller en mängd klockor och visselpipor (och plugin-program) för ett spektrum av funktioner som arbetsflödesskapande, uppgiftshantering, samarbete, automatiska regler och mer.

Med tanke på de många alternativen kan det vara skrämmande att bestämma rätt system. Vi pratade med Jennifer Pankow, chef, Client Success, SHI International Corp., som hjälpte till att förenkla det: 'Fråga dig själv från ett affärsbeslut' Vad får detta mig som hjälper till att förbättra min verksamhet eller uppfylla ett kritiskt behov? ' Det här är vad vi hjälper kunderna att titta på och kartlägga en lösning för. I stället för att tänka 'Jag behöver DMS', fråga: 'Vad måste jag göra?' Begränsa sedan ditt urval till vilken lösning som gör det och vilka bitar gör det. '

courtney thorne-smith mått

En annan fråga att tänka på är: Var vill jag ha mina filer lagrade? Det finns tre typer av DMS: moln, lokal och hybrid.

Moln: Med den här tjänsten finns dina dokument i leverantörens moln - redo för mobil åtkomst när som helst och var som helst du har internet. Lagring kan begränsas av ditt kontrakt (även om de flesta tjänster erbjuder en mängd olika lagringsnivåer och tillhörande prissättning), men det är ofta ett överkomligt alternativ som inkluderar systemhantering och uppdateringar, och filer säkerhetskopieras till molnet.

Under förutsättning: Det här alternativet möjliggör mer anpassning när DMS sitter på din server och du är inte begränsad till lagring på kontraktsnivå. Men kostnaden före kan vara skrämmande, IT-underhåll kan vara extra, och du måste implementera ett reservprotokoll om din server går ner.

Hybrid: Denna kombination av lokalt och moln kan ge dig flexibilitet att använda molnet för vissa dokumenttyper medan du undviker att migrera äldre innehåll som du inte behöver mobil åtkomst till.

När man tittar på DMS-alternativ är viktiga faktorer att tänka på:

Säkerhet: En aspekt är din förmåga att kontrollera åtkomst och ställa in behörigheter för dokument och filer i systemet. Det är viktigt att bedöma hur dessa filer delas säkert internt och externt. En annan aspekt är säkerhetsnivån som skyddar dina data där den lagras. Om du tittar på en molnlösning, se till att leverantörens säkerhet för deras datacenter är tillräcklig för att skydda dina data och följer alla regler för din bransch.

Läser in: Om du drunknar i papper hittar du ett system som gör det möjligt att skanna massmängder av dokument med funktioner för automatisk namngivning och arkivering. En potentiell funktion, OCR (Optical Character Recognition), förvandlar skannade dokument till redigerbara och sökbara filer.

Sök: Det är klokt att se till att oavsett hur systemet organiserar dina filer, kan sökfunktioner söka efter fulltext i sökfiler (inte bara efter titel).

Åtkomst, redigera, övervaka: Hur omfattande är ditt företags behov av att skapa, komma åt och ändra dokument? När du granskar en DMS, titta på:

  • Dokument- och filåtkomst / behörighetsinställning, till exempel, tilldelas roller, är åtkomst inställd av dokument, mapp eller båda, kan du ställa in behörigheter av individer och grupper?
  • Fildelning / redigering, det vill säga, finns det en in- och utcheckning, kan flera användare redigera samtidigt?
  • Övervakning och spårning, t.ex. kan du se vem som har sett dokumentet, får du en aktivitets- / granskningslogg, kan du ställa in varningar?
  • Versionskontroll, dvs kan du se versionshistorik, hur säkerställer systemet att den senaste versionen jobbar med, kan du komma åt tidigare versioner?
  • Skapande, montering och arkivering, dvs. vilka funktioner finns på plats under hela dokumentets livstid från skapande till arkivering?

Samarbete: Hur mycket internt och externt samarbete behöver du ge? Även om versionskontroll, redigering och elektronisk signatur kan vara ganska vanliga DMS-funktioner, inkluderar vissa system arbetsflöden, medredigering, uppgiftshantering, varningar, meddelanden och mer.

Användarvänlighet: Du vill ha så nära 100% systemadoption som möjligt. Se till att verktygen och gränssnittet är användarvänliga och intuitiva, så att ditt team enkelt kan använda det.

Rörlighet: Om mobilåtkomst är en prioritet, hitta ett system som är kompatibelt med alla enheter. Tänk på en som har en app som replikerar skrivbordsupplevelsen.

Integration: Det finns ett brett utbud av integrationsförmåga mellan DMS-erbjudanden som vi granskade. Vet vilka system du behöver din DMS för att integreras med. Till exempel kan din önskan att undvika att behöva flytta filer från befintligt molnlagring, t.ex. Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive, etc., eller ditt behov av att ansluta till ditt CRM, innehållshanteringssystem eller bokföringsprogramvara kunna leda ditt leverantörsbeslut .

Stöd: Som med alla leverantörstjänster, se till att du förstår hur support tillhandahålls. De flesta leverantörer som vi granskade hade flera supportalternativ inklusive e-post, onlinechatt och telefon - även om timmarna ibland var begränsade. Vissa erbjuder endast support via ett biljettsystem. Välj en som passar den nivå och typ av support du behöver.

Pris: DMS-pris varierar beroende på leverantör och tjänst. Som tidigare nämnts har DMS på plats en betydande kostnad. Men med molntjänsten betalar du sannolikt en månads- eller årsavgift som bestäms per användare / månad eller lagringskapacitet, och ytterligare funktioner kan öka kostnaderna. Så tänk på dina löpande kostnader och eventuella ökningar som kommer att uppstå om dina behov ökar.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter dokumenthanteringsprogramvara för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:

I vår sökning efter 'Best of' DMS hittade vi kvalificerade kandidater i flera kategorier:

Övergripande vinnare, bästa dokumenthanteringsprogramvara / system för småföretag: eFileCabinet

eFileCabinet får vår röst som den bästa totala vinnaren för dokumenthanteringsprogramvara / system för småföretag 2018. DMS är enbart vad eFileCabinet gör. Det är ett robust erbjudande som främjar dess användarvänlighet, mobil åtkomst, avancerad 'förlorar aldrig någonting' -sökning och höga säkerhetsnivåer.

Fördelar: Det finns ett brett utbud av DMS-funktioner med nya funktioner som läggs till som arbetsflöde (för närvarande tillgängligt i beta). Säkerhet och efterlevnad är fokusområden.

Nackdelar: Även om kundsupport är snabbt att svara via telefon, e-post eller chatt, är det bara tillgängligt under kontorstid. Detta är inte heller det billigaste DMS-alternativet; men inte den dyraste heller.

Se vår fullständiga eFileCabinet-recension.

Bästa gratis programvara för hantering av dokument för småföretag: Zoho Docs

Medan många DMS-leverantörer erbjuder gratis testversioner är gratisversioner sällsynta. De som vi hittade var ofta endast tillåtna för ett enda användarkonto. Erbjuder 5 GB lagringsutrymme / användare för upp till 25 teammedlemmar gratis förtjänade Zoho Docs vårt erkännande som den bästa gratis dokumenthanteringsprogramvaran för småföretag 2018.

Fördelar: Zoho Docs visar stark säkerhet och efterlevnad, har ett vänligt användargränssnitt, onlineforum för support och många av funktionerna i betalda tjänster som vi granskade.

Nackdelar: Zoho Docs har precis som Google Docs sitt eget format för filer. Vissa användare kommenterade att det är mer utmanande att arbeta med Word-dokument i detta system än vad de skulle vilja.

Läs vår fullständiga information Zoho Docs granskning .

Bästa dokumenthanteringsprogramvara / system för kundtjänst: eFileCabinet

eFileCabinet får vår röst som den bästa dokumenthanteringsmjukvaran / system för kundtjänst 2018. Även om denna DMS kan kosta lite mer än vissa konkurrenter, säger flera användarrecensioner att det är värt det på grund av människor och kundtjänst. Kundens framgångsteam förbinder sig till varje ny kund som får ett samtal direkt efter köpet för att säkerställa att de förstår produkten och deras företag kan dra nytta av den.

Fördelar: När vi kontaktade kundtjänst via deras tre metoder, det vill säga chatt, telefon och e-post, hörde vi tillbaka mycket snabbt och representanterna var vänliga, professionella och hjälpsamma.

Nackdelar: Kundsupport är endast tillgängligt under öppettiderna (8:00 - 17:00 MT) måndag till fredag.

Se vår fullständiga eFileCabinet-recension.

hur gammal är peri gilpin

Bästa programvara / system för dokumenthantering för samarbete: SharePoint

SharePoint, ett DMS från Microsoft, innehåller många funktioner som kommer att intressera företag eller team som behöver samarbeta effektivt. SharePoint är utformat med en avsikt att '' ge teamwork '' och `` sömlöst samarbete över hela organisationen '' för vårt bästa dokumenthanteringsprogram / -system för samarbete 2018.

Fördelar: Som en Microsoft-produkt erbjuder SharePoint höga säkerhetsnivåer och kundsupport med en rad prispunkter. Förmåga verkar nästan oändlig när man överväger hela paketet med Microsoft-erbjudanden som SharePoint integreras med.

Nackdelar: Många recensioner tyder på att det krävs fullständig användning av SharePoint-expertis och anpassning. Detta kan potentiellt göra lösningen för tidskrävande och kostsam för småföretag.

Se vår fullständiga SharePoint-recension.

Bästa programvara / system för dokumenthantering för advokatbyråer: M-Files

Eftersom advokatbyråer hanterar massor av pappersarbete, mycket av det som innehåller konfidentiell och känslig information, finns det ytterligare överväganden för att välja ett DMS. Enligt en artikel i ABA Journal, ' Här är den lagliga nedladdningen av programvara för dokumenthantering , 'Dokumenthanteringskomponenterna i programvaran för praxishantering som en advokatbyrå för närvarande använder kan vara tillräcklig för solo-praxis eller små företag i praktikområden som inte är dokumenttunga. Men för små företag som hanterar stora mängder dokument kan det vara extremt fördelaktigt att hitta ett fristående system som kan integreras väl med din befintliga programvara för praktikhantering och redovisning. På grund av dess innovativa teknik, säkerhet, stöd för datakrav och integrationsförmåga är vårt val för bästa dokumenthanteringsprogramvara / system för advokatbyråer M-Files.

Fördelar: Förutom solida DMS-funktioner som skanningsfunktioner, OCR för organisering och sökning och åtkomstkontroll, erbjuder denna teknik advokatbyråer arbetsflöden för godkännande av kontrakt och stöder eDiscovery.

Nackdelar: M-Files erbjuder inte förkonfigurerade paket eftersom vissa konkurrenter gör det, så det är svårt att bedöma vad en liten advokatbyrå kostar för att få de funktioner de behöver. Lösningar skräddarsys för varje kund och prissättningen börjar under 2 000 USD per år.

Läs M-Files-granskningen.

Andra dokumenthanteringstjänster

Förutom de vi valde i våra Best Of-kategorier, här är andra företag som vi granskade:

Dokmee beskriver erbjudandet som ett säkert, lättanvänt dokumenthanteringssystem utformat för en mängd olika ändamål, inklusive dokumenthämtning och lagring, sökning och hämtning och fildelning.

En sida dokumenthanteringspaket används av arkitekt-, teknik- och byggföretag för arbetsflöden, informationshantering och efterlevnad av globala standarder.

DocuWare Cloud digitaliserar pappersprocesser, möjliggör konfigurering av anpassade arbetsflöden och integreras med ERP, CRM och andra system.

Adobe Document Cloud inkluderar Acrobat DC för PDF-produktivitet och Adobe Sign för integrerad e-signering.

Hightail Business , tidigare YouSendIt, består av deras erbjudanden för fildelning och kreativt samarbete.

Ascencio ENDAST KONTOR tillhandahåller dokumentredigerare online och produktivitetsverktyg via moln eller privat nätverk.

Alfresco One från Alfresco Software, Inc. är en Enterprise Content Management (ECM) plattform som inkluderar dokumenthantering, samarbete och processautomation.

Metodik

Vi använde en omfattande granskning av söktermer, sociala trender och webbforskning för att begränsa vår lista med DMS-erbjudanden. Vi intervjuade proffs med kundtjänster som har erfarenhet av att använda DMS och hjälpa kunder med deras beslut om innehållshantering eller inköp av programvara. Med vårt urval begränsat granskade vi sedan varje företags webbplats och tittade på demos eller registrerade oss för prövningar och jämförde erbjudanden specifikt kring tjänstetyp, prissättning, kundtjänst, skalbarhet, funktionalitet, användarvänlighet, kundrecensioner, affärs- och teknikwebbplats recensioner och utmärkelser. För all information som saknas kontaktade vi företaget. I denna process har vi inte bara fyllt i informationsbrister utan också bedömt deras snabbhet och noggrannhet.

Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord, ingen säger till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll är helt och hållet enligt reportern och redaktören. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Dessa annonser, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.

Redaktörens anmärkning: Letar du efter dokumenthanteringsprogramvara för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:

Redaktörens anmärkning: Letar du efter dokumenthanteringsprogramvara för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:

Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord, ingen säger till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll är helt och hållet enligt reportern och redaktören. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till dessa produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Denna reklammodell, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.