'Jag kan inte öppna dokumentet du skickade till mig!'
Detta har varit ett vanligt klagomål från användare av Microsoft Office 2003 och tidigare ordbehandlingsprogram sedan Microsoft lanserades Office 2007 och introducerade .docx-formatet. 'I början av varje termin anställer vi nya praktikanter som är studenter', säger Matt Brownell, redaktör på Slår initiativ , ett marknadsförings- och PR-företag som mest handlar om högtalare, författare och konsulter och använder Microsoft Office 2003. ”De brukar ha nya bärbara datorer och de har den senaste versionen av Office och de skickar resuméer som vi inte kan öppna . '
hur många barn har jim harbaugh
Även om Microsoft erbjuder ett gratis konverteringsprogram som användare kan ladda ner från sin webbplats, liksom många Office 2003-användare, var Brownell och hans kollegor inte angelägna om att använda den här lösningen. Istället uppmanades potentiella praktikanter att skicka in sina CV på nytt som .doc-filer. Men Ictus hade färre val när klienter skickade .docx-filer. Och, upptäckte Brownell, var problemet inte begränsat till Microsoft Word. Det fanns också nya .pptx-filer för PowerPoint och .xlsx-filer för Excel. 'Häromdagen tilldelade jag ett projekt till en praktikant för att få henne att producera ett kalkylark', säger Brownell. 'Det kom som en .xlsx-fil. Vid den tiden gav jag äntligen in och laddade ner omvandlaren, men jag var inte nöjd med det. '
'Jag uppgraderade till Microsoft Office 2008 för Mac 2008, säger Kimberly Hathaway, chefspartner på Hathaway PR . 'Men vad var det här' X'-grejerna? Det var nästan som om vi inte skulle ha brytt oss om att uppgradera. ' De flesta högteknologiska kunder har Office 2007, konstaterar hon - men de utgör bara cirka 10 procent av hennes verksamhet. 'För resten vet du verkligen inte vem som har det nya kontoret och vem som inte har det', säger hon. 'Vi arbetar mycket med mindre regionala publikationer och de har inte den senaste versionen av Office.' En klient, en advokat, använder en äldre version av WordPerfect och presenterar en annan uppsättning problem.
'Jag vill inte att min byrå ska se ut som föråldrad', säger Hathaway. Enligt henne riskerar att skicka .doc-filer till Office 2007-användare att skicka det meddelandet. 'Om jag ser att någon använder .docx skickar jag en .docx-fil.' I tvivel skickar hon en .doc-fil för att undvika att genera någon som använder den äldre versionen av Word. För att se till att alltid ha filer i de format som behövs är policyn för hennes företag att spara alla dokument i tre format: .doc, .docx och .pdf.
'Från en till tre gånger i veckan har vi ett problem när någon glömmer och skickar en .docx-fil och vi måste skicka om något i det äldre formatet', säger hon. 'Det är frustrerande hur mycket tid och energi läggs på den dumma formateringen.'
Varför Microsoft lade till x
För användare som Hathaway och Brownell verkar det nya formatet vara avsett att orsaka irritation och tvinga användare att uppgradera tidigare till den senaste programvaran. 'Jag tror att det fanns en första misstro bland användarna att det inte alls var bakåtkompatibelt med den gamla versionen', säger Brownell. 'Vi antog att det var ett problem som skulle åtgärdas. Om det var möjligt att skapa detta nya format, varför kunde de inte göra det bakåtkompatibelt? '
Men att skapa ett bakåtkompatibelt format kan ha varit omöjligt, eftersom företaget med .docx, pptx och .xlsx gjorde en grundläggande förändring i hur dess filer skapas. De nya filformaten är baserade på Extensible Markup Language eller XML, en allmänt erkänd dokumentstandard.
I själva verket är övergången till .docx, .pptx och .xlsx en del av en övergång till en mer öppen standard för filformatering för Microsoft, så att utvecklare lättare kan skapa applikationer som kan komma åt data i Word-dokument (för överföring till en webbsida, till exempel), och också för att göra det lättare för andra ordbehandlingsprogram att öppna Word-dokument. Vissa hävdar att Microsoft gjorde ett steg för att konkurrera med Open Document Format (.odf) -filer, ett open source-format som är populärt, särskilt utanför USA. 'Vår programvara stöder både .odf och .docx och även .pdf-filer', svarar Gray Knowlton, gruppproduktchef för Office för utvecklare på Microsoft. '' Vi har gjort att vi ska vara mer öppna och mer transparenta. '
hur gammal är kevin nealon
Och XML-baserade filer har andra fördelar säger han. För det första är de mer komprimerade än .doc-filer. 'Ett Word-dokument som använder .docx-formatet kan vara hälften eller tre fjärdedelar lika stort som en .doc-fil', säger han. 'Det sparar hårddiskutrymme och bandbredd. Om du försökte öppna en skadad fil i .doc-format kunde Word helt enkelt inte öppna den. Många data gick förlorade på det sättet. När du öppnar en .docx-fil som är skadad kommer den fortfarande att öppnas och du kan se och använda alla delar som inte är skadade. '
Dan Gookin, författare till Microsoft Word for Dummies (som finns i både versionerna 2003 och 2007) håller med om att det nya formatet ger värdefulla fördelar, även om det frustrerar många användare. 'Du kan inte hålla fast vid gamla filformat för alltid', säger han. Och tillägger han: 'Eftersom det är så flexibelt och uppgraderbart tror jag att de kommer att hålla fast vid .docx-formatet under lång tid framöver.'
Hantera .doc och .docx
Om .docx är här för att stanna, men de flesta användare har fortfarande Word 2003, vad är det bästa sättet att hantera filformatkonflikter? Här är några strategier som kan hjälpa, beroende på vilken version av Word du använder.
Om du använder Word 2003:
•Ladda ner omvandlaren.Det enklaste sättet att hantera .docx och andra XML-baserade filer är att ladda ner Microsofts gratis omvandlare . När den väl har installerats öppnar Office 2003 .doc-, .xlsx- och .pptx-filer med några sekunders paus för konvertering.
•Använd Google-dokument. Google-dokument öppnar en .docx-fil via sitt online-gränssnitt. Det är gratis, men du måste skapa ett Google-konto.
•Prova Open Office.Den nuvarande versionen av Öppet kontor kan öppna .docx-filer, och det är gratis.
•Vänta med att köpa Office 2007.Med lanseringen av Office 2010 planerad till sommaren är det inte meningsfullt att investera i Office 2007 just nu. Å andra sidan, om du är nyfiken kan du ladda ner en gratis betaversion av Office 2010 att leka med.
Om du använder Word 2007:
•Ställ in .doc som standardformat.'Det nyare formatet är värdefullt och jag tror att alla bör byta till det så småningom', säger Gookin. 'Men för tillfället bör du konfigurera Office 2007 för att spara filer i .doc-format som standard. Människor med den nyare versionen av Word kan öppna det äldre formatet - och kanske inte ens märker skillnaden. '
