Om du går till handelshögskolan för att få din MBA kommer du sannolikt att lära dig mer om ett begrepp som kallas 'kontrollpanel'. Kort sagt, kontrollpanel betyder hur många anställda en chef kan ha direkt rapportering till dem.
Baserat på många akademiska studier som har undersökt detta ämne, bör det optimala antalet direktrapporter för varje chef vara lyckligt nummer sju, plus minus några få.
Men när det gäller utforma din organisation , kanske du vill justera detta nummer baserat på ett par olika variabler. Kanske bör ditt kontrollområde vara lägre eller kanske högre. Vi vet till exempel att chefer i 'plattare' organisationer tenderar att ha mer direkta rapporter jämfört med dem som arbetar i mer hierarkiska ledningsstrukturer. Dessa smidigare organisationer tenderar att vara mindre formella och ha bättre informationsflöde. Mer hierarkiska organisationer med lägre kontrollspann tenderar att vara mer formella. Med andra ord, när det gäller att svara på frågan om hur många direktrapporter som dina chefer ska ha, är svaret: det beror, men det är ett viktigt inslag i organisationsdesign och kultur, så du kan inte bara anta att detta kommer att fungera .
Låt mig förklara.
nengo flow nettovärde 2016
1. Arbets komplexitet
Den första variabeln för att bedöma kontrollpanelen i din organisation är att fastställa komplexitetsnivån för det arbete som utförs. Om du till exempel driver ett callcenter som använder ganska vanliga rutiner för varje anställd, kanske en chef kan ha så många som tjugo eller till och med trettio personer som direkt rapporterar till honom eller henne. Men av er som driver ett professionellt konsultföretag, där komplexiteten i arbetet förändras genom projektet, kan chefer vara mer effektiva med ett mindre antal kontroller för att säkerställa att anställda får den uppmärksamhet och resurser som krävs för att få jobbet gjort.
två. Anställdas färdigheter och erfarenhet
På baksidan av ekvationen måste du också överväga de anställdas kompetensnivå och erfarenhet. Även de bästa cheferna kan hantera utbildningen bara så många nya personer på jobbet. Om människorna i vårt callcenter-exempel är nyanställda och har mindre än några veckors erfarenhet, kan du behöva en mycket lägre kontroll eftersom de nya arbetarna utbildas i jobbet. Men om de flesta av anställda i callcentret har arbetat där i två till tre år, varav många som till och med har skrivit de procedurer som alla använder, kommer du undan med en mycket större kontroll.
3. Acceptabel felfrekvens
Att hitta rätt kontrollpanel beror också på vilken typ av arbete som utförs, särskilt den tillåtna felfrekvensen. Det betyder att ju mer exakt arbetet måste vara desto färre direktrapporter ska en chef ha. Om du till exempel driver en avslappnad restaurang i familjen stil kan du komma undan med en större kontroll eftersom kunderna tolererar misstag ganska lätt. Eller i värsta fall kan du behöva göra en måltid då och då på grund av ett serverfel. Men om du driver en Michelin-trestjärnig restaurang tolererar dina kunder inget annat än elittjänst - eller så riskerar du att förlora ditt betyg. Allt, från placeringen av bestick och servetter till att hälla vinet, måste vara exakt. I ett sådant fall som detta bör ditt kontrollområde vara mycket smalare.
Fyra. Ledningserfarenhet
En annan nyckelfaktor för att bedöma kontrollpanelen för din organisation är att bedöma dina ledares kompetens och erfarenhetsnivå. En extremt erfaren VD kan till exempel effektivt hantera tretton till femton VPS och regissörer. Det beror på att VD har så djup erfarenhet av att arbeta i olika roller inom verksamheten att han eller hon kan förbli effektiva även om deras kontrollområde är nästan dubbelt så mycket som boknumret säger. Om du å andra sidan har befordrat en ganska ny ledare till VD-rollen kanske du ändå vill begränsa deras kontrollintervall de första åren.
5. Dynamisk miljö
Det sista elementet i att bestämma det ideala förhållandet mellan direktrapporter och chefer är att utvärdera hur dynamisk arbets- eller marknadsmiljön är. Som en grov regel, ju mer dynamiska sakerna är, desto smalare bör kontrollen vara. Om du till exempel verkar inom teknikindustrin, där nya produkter kommer ut varje månad eller till och med varje vecka, riskerar du att överbelasta dina chefer genom att ha för många människor som rapporterar till dem. Motsatsen är naturligtvis om du arbetar i en mycket förutsägbar och stabil miljö.
6. Användning av teknik
hur lång är aron paul
Den genomgripande tillgängligheten av teknik har gjort det möjligt för chefer att öka sin kontrollperiod eftersom verktygen tillåter mer informationsflöde. Det finns inget behov av regelbundna uppdateringsmöten med dig verktyg för strategidistribution som Khorus för att hålla varje projekt uppdaterad. Detta inkluderar att utvidga till anställda på distans som chefen sällan kan se ansikte mot ansikte. Så högteknologibaserade företag kan arbeta med en större kontroll.
Så när det gäller att utforma din organisation och besluta om den optimala kontrollperioden kan du börja med boknummer sju. Men ett mer tankeväckande tillvägagångssätt kommer att vara att ändra det numret baserat på dessa fem variabler för att se vad ditt magiska nummer verkligen är.
