Medan cloud computing är inte precis ett nytt koncept, Google Apps har verkligen förfinat tekniken så att företag överallt kan dra nytta av dess hastighet, tillgänglighet och lagring. Google Apps-sviten, som innehåller sådana populära varumärken som Gmail, Google Calendar och Google Docs, kan göra arbetsflödet bland dina anställda mer flytande och till och med ge bättre metoder för att interagera med kunder och kunder. Följande guide kommer att belysa skälen och sätten för dig att implementera Google Apps för att förbättra ditt företags verksamhet.
Hur använder jag Google Apps för att förbättra ditt företag: Varför använda Google Apps?
En av de omedelbara fördelarna som Google Apps för företag har jämfört med traditionell skrivbordsprogramvara, till exempel Microsoft Office, är kostnadseffektivitet. På bara $ 50 per år inkluderar Google Apps-paketet ett obegränsat antal användarkonton, tillgång till alla Googles applikationer, 25 GB e-postlagring per anställd, 24/7 kundsupport och en garanti för drifttid på nätverket på 99,9 procent. (Det finns också en gratis version med en begränsad mängd nätverkssäkerhet och användarkonton, samt mindre appar och lagring.) Jämfört med de flesta affärs- och IT-program, som ofta kommer med ett begränsat antal licenser per köp (för att inte nämna krävs externa servrar för att vara värd för systemet), kan Google Apps bara vara nyckeln till att pressa ett par extra dimes från din budget.
'Om vi köpte kopior av Microsoft Office för alla i företaget sparar vi redan tiotusentals dollar', säger Brian Wyrick, verksamhetschef för Raidious, ett Indianapolis-baserat innehållsutvecklingsföretag. Tillsammans med kostnadsbesparingarna säger Wyrick att Raidious antog Google Apps-paketet på grund av tillgängligheten som det ger sina designers och producenter i olika delar av landet.
'' Utility är bra för alla nystartade företag '', säger Wyrick, '' och att kunna prata med en ny hyra via telefon och ställa in dem med ett webbprogram utan att en IT-kille behöver ge tillgång till dem är en bra sak.'
En annan fördel med Google Apps är varje applikations förmåga att integrera med varandra - en funktion som Ken Hayes, ägare till ett Toluca Lake, Kalifornienbaserat internetreklamföretag, säger att han är tacksam för. 'Det som är bra med Google Apps är att jag kan skapa ett huvudkonto för mitt företag - och att min e-post, kalender och webbplats är sammanbundna', säger han. 'Visst, det finns bättre e-postmeddelanden där ute, men ingen har räknat ut hur man kan knyta det hela som Google.'
Dig Deeper: Google Apps i spelet
Så här använder du Google Apps för att förbättra ditt företag: Effektivisering av intern kommunikation med Gmail
När Gmail först kom till platsen berömdes den personliga e-postklienten för sin till synes bottenlösa lagringskapacitet och blixtsnabba sökfunktioner i inkorgen. Men med integrationen av Google Apps fungerar många av Gmails funktioner lika effektivt för företag. Återigen är en av de mest fördelaktiga egenskaperna hos Gmail molnfaktorn - eftersom det inte finns någon besvärlig programvara att oroa sig för är Gmail tillgängligt för dina anställda var som helst, utan att behöva ladda ner kontakter eller meddelanden till enheter.
'En av de bästa sakerna med Gmail är att den är webbläsarbaserad', säger Wyrick. 'Vi ansluter via våra telefoner och IMAP-klienter. Det är den förmågan att inte behöva säga, 'här är din installation av Outlook.'
Gmails trådkonversationer hjälper också till att förenkla meddelanden bland kollegor. Till exempel, om flera parter CC-certifieras i ett e-postmeddelande, eller om flera e-postmeddelanden har samma ämnesrad, grupperas alla dessa meddelanden tillsammans med varje nytt e-postmeddelande som skickas och sitter perfekt högst upp på din inkorgen och eliminera besväret med att behöva kontrollera tidigare meddelanden.
Alla kontorsmiljöer bör också ha en metod för att skicka snabba meddelanden per minut, och Gmails svar är Google Chat, som är inbyggt direkt i gränssnittet i inkorgen. 'Vi har verkligen minskat behovet av vårt interna telefonisystem', säger Wyrick om Raidious 'användning av budbäraren. Chattfunktionen har också en videokonferenskomponent som kan vara användbar när kollegor och anställda behöver svara från avlägsna platser.
Medan Gmail är en bra e-postklient, rekommenderar Wyrick att tilldela flera kontoadministratörer för ditt delade företagskonto. 'När du väl är registrerad vill du aldrig ha alla dina ägg i en korg', säger han. 'En dag kommer du behöva göra något när den administratören inte är tillgänglig.'
Dig Deeper: Betala inte någonsin för e-posthantering igen
Så här använder du Google Apps för att förbättra ditt företag: Synkronisera möten och evenemang via Google Kalender
Beroende på din typ av verksamhet kan schemalägga möten vara en riktig huvudvärk. Några anställda (eller endast en) är vanligtvis ansvariga för spårning och vidarebefordran av datum och tider, en metod som bidrar till slip-ups och missade möten. Med Google Kalender kan flera anställda lägga upp händelser i en enda kalender som hela företaget kan komma åt och redigera därefter. Dessutom kan dessa kalendrar färgkodas så att tittaren görs medveten om ändringar i möten. Administratörer kan också ställa in behörigheter för kalendrar så att endast vissa anställda kan se eller redigera objekt.
Greg Cross, grundare av Cross Creative, ett Greenfield, Indiana-baserat digitalt marknadsföringsföretag, säger att han nyligen uppmuntrade en av sina stora kunder att anta Google Calendar för att hjälpa till att sortera och skydda möten. '[Han] äger ett rådgivningscenter, och han kom till mig och sa,' Vi har fyra rådgivare och vi letar efter ett sätt som våra kunder kan planera möten online och hålla dem privata ', säger Cross. 'Du kan ställa in det så att det inte visar att du har en rådgivningssession med' John Doe 'om depression.'
En annan användbar funktion i Google Kalender är möjligheten att skapa händelser via Gmail. När du lägger till en anställds e-postadress till ett evenemang i kalendern, skickas den anställde en inbjudan för att bekräfta sin närvaro. Efter bekräftelse kan varje anställd se och lägga till anteckningar till evenemanget.
Dig Deeper: Tech Talk: Annonsbyrån migrerar till webbapp
Så här använder du Google Apps för att förbättra ditt företag: Förbättra samarbete och projektledning med Google Docs
Google Docs är ett program som tillåter flera användare att skapa och redigera dokument, presentationer och kalkylark - allt på webben. Vanligtvis delar medarbetare dokument genom att e-posta bilagor till varandra, vilket ofta resulterar i felaktiga filversioner och spridda, felplacerade kopior. Med Google Docs redigeras filen i molnet, där revisioner sparas och återställs automatiskt.
Liksom de flesta andra Google Apps kan administratörer ställa in behörigheter i Google Docs så att endast vissa arbetare får se och dela filer. En annan praktisk funktion är möjligheten att exportera dokumenten till olika typer av filtillägg, vilket kan vara till hjälp i de tider då en klient eller kund behöver en PDF-fil ASAP.
'Jag använder Google Docs internt', säger Cross. 'Jag har en grafisk formgivare som bara arbetar deltid, så jag lägger upp skattningar och kundförslag där.' Användning av Google Docs för att redigera andra vanliga filer som resvägar, nyhetsbrev och artiklar kan hjälpa till att lösa vanliga problem som uppstår bland anställda när de samarbetar om projekt.
Så användbart som Google Docs har varit för många företagsägare, säger Wyrick of Raidious att en sak att tänka på är det faktum att personalen i din personal kommer att ha olika grader av datakunskaper. Så, om och när du implementerar Google Docs för att skapa och redigera dina viktigaste filer, säger Wyrick, det kan vara bra att utse en projektmästare som förstår applikationen.
'Det kan finnas några användare som blir mindre glada över förändringarna', säger Wyrick. Han råder också nykomlingar att besöka hjälpguiden på Google Apps-webbplatsen.
Dig Deeper: 10 tips för att starta din teknik
Så här använder du Google Apps för att förbättra ditt företag: Dela företagskunskap med Google Sites
Google Sites är ett grundläggande webbplatsbyggnadsverktyg som företag kan använda för att skapa ett privat intranät med information för anställda, eller till och med ett offentligt område som fungerar som ansiktet på ditt företag. Med Google Sites kan du importera information från andra appar, till exempel din tidskalender eller standardklientformulär, och lägga upp den på din webbplats så att anställda eller kunder har enkel tillgång till dem.
'Google Sites är som ett wiki-system', säger Hayes, som använder applikationen så att han och hans affärspartner i Danmark kan hålla reda på företagsprojekt, idéer och entreprenörer. 'Jag har avsatts avsnitt för konkurrenternas idéer som vi vill förbättra och till och med problem vi vill fixa inom vår verksamhet.'
Du kan bara utse vissa anställda för att ha administrativa funktioner, dvs. redigera och lägga upp webbplatsinformation, eller ge åtkomst till hela ditt team (speciellt om du arbetar med en tätt sammansatt personal).
Dig Deeper: Topp 10 gratisappar och tjänster för företag
Så här använder du Google Apps för att driva ditt företag: Hitta ytterligare resurser på Google Apps Marketplace
Om applikationerna som uteslutande gjorts av Google inte uppfyller alla dina behov, glöm inte att kolla in Google Apps Marketplace, där du kan hitta massor av tredjepartsappar - några gratis - som serverar en mängd olika funktioner och integrera med andra standardappar. Intuit Online Payroll, till exempel, gör att du kan betala anställda direkt från Google Kalender och ge dem onlineåtkomst till löneställen. Zoho CRM är ett verktyg för hantering av kundrelationer som hjälper till att förbättra kundinteraktion på ett antal sätt, såsom spårning och sortering av e-postkonversationer.
För att utöka funktionerna i Google Kalender använder Greg Cross of Cross Creative Tungle.me, en app som gör det möjligt för medlemmar att publicera offentliga scheman, acceptera mötesförfrågningar och minska dubbelbokningar. 'Det hjälper verkligen till att integrera mitt arbetsflöde', säger Cross. 'När personen bekräftar mötet, går det i min [Google] kalender och jag får en varning på min telefon. Så mellan samarbetet mellan dessa två funktioner fungerar det bra för mig. '
Enligt Cross blir Google Apps för företag snabbt en nödvändighet och mindre en snygg produkt att prova. Driftskompatibiliteten hos apparna, tillsammans med molnets tillgänglighet, säger han, ger många människor möjlighet att utnyttja kontorteknologi effektivt för första gången. 'Det kommer att bli intressant att se hur andra programvaruföretag överlever framöver, eftersom webbaserade appar är mer än bara en modefluga', säger Cross. 'Det är inte' framtidens våg '- det är just nu.'
Dig Deeper: 5 fantastiska mjukvarupaket för Bootstrappers
