E-post är det vanligaste dokumentet i näringslivet. Tyvärr är många e-postmeddelanden så dåligt skrivna att mottagarna måste kämpa för varför de läser e-postmeddelandet och vad de ska göra åt det.
Notera: För att finjustera dina e-postfärdigheter, registrera dig för min gratis veckobrev.
hur gammal är christian leblanc
Här är en idiotsäker metod för att skriva e-postmeddelanden som gör jobbet gjort.
1. Ha ett specifikt beslut i åtanke.
Målet med ett e-postmeddelande är alltid för att få mottagaren att fatta beslut av något slag. Annars, varför bry sig om att skriva det?
Innan du skriver något, fråga dig därför: exakt vilket beslut vill jag att mottagaren ska göra?
Som med all affärsskrivning är vaga motsatsen till användbar. Ju tydligare målet är, desto mer övertygande kommer ditt e-postmeddelande att bli.
2. Börja med att skriva din slutsats.
Din slutsats är ett uttalande om det beslut du vill att mottagaren ska ta, baserat på innehållet i ditt e-postmeddelande.
I skolan lärde de dig förmodligen att börja med en introduktion och avsluta med en slutsats. Fel.
Ingen i näringslivet har tid att vandra genom utvecklingen av en idé. Om du inte berättar för dem orsaken till e-postmeddelandet omedelbart är chansen att de bara går vidare.
Så du börjar med din slutsats. Antag till exempel att ditt mål är att din chef ska godkänna ett internt gym.
FEL:
Jim,
Som ni vet är anställdas frånvaro allmänt erkänd som ett pågående problem med en brant ekonomisk påverkan, både i vårt företag och i andra företag i våra branscher. [yada, yada, yada] Därför bör vi överväga att avsätta pengar för installation av ett gym i vårt huvudkontor.
RÄTT:
Jim,
Jag vill att du godkänner installationen av ett eget gym.
3. Strukturera ditt stödargument i 'smältbara bitar.'
När du har uttalat din slutsats, samla argumenten som stöder din slutsats (dvs. det beslut du vill ta). För att göra dina argument 'smältbara', dela dem i små 'bitar' och presentera varje punkt med liknande format och meningsstruktur.
FEL:
Enligt en nyligen publicerad regeringsrapport är gruppens fysiska kondition extremt viktigt även om väldigt få företag faktiskt visar ett engagemang för det! Många företag identifierar fysisk kondition som en undervärderad konkurrenstillgång, men har ingen plan för förbättringar inom detta område, även om fysisk kondition är starkt kopplad till företagens och individens ekonomiska och personliga framgång. Jag känner att om vi inte tar upp frågan om fysisk kondition, eftersom det ökar produktiviteten på arbetsplatsen, kommer vi att vara kvar.
RÄTT:
Ett eget gym kommer att:
- Minska frånvaron.
- Öka den totala produktiviteten.
4. Styrk varje argument med bevis.
Det har sagts att alla har två saker: en sfinkter och en åsikt. Om du inte ger fakta som säkerhetskopierar dina argument blir ditt e-postmeddelande en jätte, åsikt och därför, i mottagarens ögon, kommer du förmodligen att verka som en, jätte ... ja ..., du får idén .
FEL:
Ett eget gym kommer att minska frånvaron för då kommer människor att vilja komma till jobbet snarare än att stanna hemma och de blir inte så sjuka.
RÄTT:
- Minska frånvaron. Enligt en National Health Institute-undersökning av 1 000 företag upplever företag med egna gym 20% mindre frånvaro än de som saknar sådana anläggningar.
5. Upprepa din slutsats som en 'uppmaning till handling'.
I slutet av e-postmeddelandet, återställ slutsatsen på ett sätt som ger mottagaren nästa steg som mottagaren måste ta, förutsatt att mottagaren nu håller med din slutsats, baserat på styrkan i dina argument och bevis. Håll det enkelt och specifikt.
FEL:
Ditt stöd för detta projekt skulle uppskattas mycket.
RÄTT:
Om du svarar på det här e-postmeddelandet med ditt godkännande, kommer jag igång processen.
kayla rae reid nettoförmögenhet
6. Spara en fördel i ämnesraden.
Din ämnesrad (även kallad 'titel') är den viktigaste delen av ett e-postmeddelande, varför du skriver det sist, efter att du har skrivit ner både din slutsats och de argument och bevis som stöder den slutsatsen.
Helst bör en ämnesrad utföra två viktiga uppgifter: 1) intressera mottagaren tillräckligt så att e-postmeddelandet öppnas och läses, och 2) antyder slutsatsen att du vill att mottagaren ska acceptera.
I de flesta fall är det bästa sättet att utföra båda uppgifterna att inkapsla en fördel (eller fördelar) som kommer att bli resultatet av det beslut som du vill att mottagaren ska göra.
FEL:
Ämne: Hälsopåverkan av egna träningsprogram för anställda
RÄTT:
Ämne: Hur vi kan minska frånvaron
För att avsluta det, här är de två e-postmeddelandena:
FEL:
Till: Jim@Acme.com
Ämne: Hälsopåverkan av egna träningsprogram för anställda
Jim,
Som ni vet är anställdas frånvaro allmänt erkänd som ett pågående problem med en brant ekonomisk påverkan, både i vårt företag och i andra företag i våra branscher. Ett eget gym kommer att minska frånvaron för då kommer människor att vilja komma till jobbet snarare än att stanna hemma och de blir inte så sjuka. Därför bör vi överväga att avsätta pengar för installationen av ett gym i vårt huvudkontor. Ditt stöd för detta projekt skulle uppskattas mycket.
Jill
RÄTT:
Till: Jim@Acme.com
Ämne: Hur vi kan minska frånvaron
Jim,
Jag vill att du godkänner installationen av ett eget gym. Det här kommer att:
- Minska frånvaron. Enligt en National Health Institute-undersökning av 1 000 företag upplever företag med egna gym 20% mindre frånvaro än de som saknar sådana anläggningar.
- Öka produktiviteten. Vi har 50% mer frånvaro än andra företag i vår bransch, så att minska antalet med 20% kommer automatiskt att öka vår produktivitet med 10%.
Om du svarar på det här e-postmeddelandet med ditt godkännande, kommer jag igång processen.
Jill
På allvar, vilken av de två e-postmeddelandena tycker du är mer benägna att föra din agenda framåt?
Gilla det här inlägget? Om så är fallet, registrera dig för gratis säljkälla nyhetsbrev .
