JEFF BEZOS VET HUR MAN KÖR ETT MÖTE. SÅ HÄR GÖR HAN DET

Dåliga möten: Vi har alla upplevt dem. Oavsett om det är dålig planering, för mycket prat eller brist på förberedelser, dåliga möten slösar bort värdefull tid och pengar.

Men Amazons grundare och VD Jeff Bezos kan ha knäckt koden för att göra möten mer produktiva. Genom hans årliga brev till aktieägarna, liksom a nyligen intervju, Bezos gav viss inblick i vad Amazon möte kultur ser ut.

Allt kommer ner till att följa tre enkla regler.

'Två pizzateam'.

'Vi försöker skapa lag som inte är större än vad som kan matas av två pizzor', säger Bezos. 'Vi kallar det för tvåpizzateamet.'

Om du någonsin har varit i ett möte med för många människor kan du förstå visheten i detta. Ju större team, desto fler åsikter - och desto svårare blir det att dra slutsatser och fatta beslut. Och om några av de många människor bara vill höra ljudet av sin egen röst, kommer dina möten säkert att vara tidskrävande.

Men med regeln för två-pizzateam får du balansen mellan att få olika synpunkter och idéer, samtidigt som du förblir smidig och hanterbar.

Ingen PowerPoint.

'Inga PowerPoints används i Amazon,' förklarar Bezos stolt. 'Någon till mötet har förberett ett sex-sidigt ... berättande strukturerat memo. Den har riktiga meningar och ämnesmeningar och verb och substantiv - det är inte bara punktpunkter. '

I sitt senaste brev till aktieägarna beskriver Bezos det arbete som ingår i dessa memoarer, som han säger kan ta upp till en vecka eller mer att skriva och förfina:

”De stora anteckningarna skrivs och skrivs om, delas med kollegor som ombeds att förbättra arbetet, läggs ut för ett par dagar och redigeras sedan igen med ett nytt sinne. De kan helt enkelt inte göras på en dag eller två. '

Som min kollega Carmine Gallo påpekade nyligen, memos som dessa är en bra idé eftersom våra hjärnor bearbetar bra berättande mycket bättre än hårda data. Sådana berättande anteckningar ger författarna chansen att till fullo kommunicera tankarna bakom deras idéer och ge mötesdeltagarna chansen att bättre förstå fullständiga koncept.

Naturligtvis betyder inget av det något om mötesdeltagarna inte förbereder sig, vilket gör den tredje regeln till den bästa av alla.

Börja med tystnad.

'Vi läser tyst under dessa möten', säger Bezos. 'Det är som en studiehall. Alla sitter runt bordet, och vi läser tyst, vanligtvis ungefär en halvtimme, hur lång tid det än tar för oss att läsa dokumentet. Och sedan diskuterar vi det. '

Du kan föreställa dig varför detta är så fördelaktigt. Hur många gånger har du kommit till ett viktigt möte där du trots dina bästa avsikter helt enkelt inte är så beredd som du vill vara?

'Precis som gymnasiebarn kommer chefer att bluffa sig igenom mötet, som om de har läst memot', säger Bezos. - För att vi är upptagna. Och så måste du faktiskt skära ut tiden för att memoet ska läsas - och det är vad den första halvtimmen av mötet är för. Och sedan har alla faktiskt läst memot, de låtsas inte bara ha läst memot. '

Bezos har tidigare hyllade användningen av detta metod eftersom det garanterar odelad uppmärksamhet från alla där. Dessutom hjälper det bättre att förbereda dem som leder sådana diskussioner - på grund av den skicklighet och fokuserade tanke som behövs för att sätta ihop dessa memos i första hand. 'Fullständiga meningar är svårare att skriva', förklarar den berömda grundaren. 'Det finns inget sätt att skriva ett sex-sidigt, berättande strukturerat memo och inte ha klart tänkande.'

Att omsätta det i praktiken.

Jag har använt den här metoden i mina egna möten och kan garantera dess effektivitet. Som mötesmoderator kan du vara säker på att alla börjar med en solid grund och att de alla är på samma sida. (Tyvärr kunde jag inte motstå.)

Men framför allt ger du ditt folk vad de behöver för att göra sitt bästa:

Tid.