Om du behöver ett system som hjälper dig att hantera dina dokument i hela ditt team, men din budget är kort, är den gratis versionen av Zoho Docs Document Management System (DMS) är ett solidt alternativ. Den här versionen stöder team på upp till 25 användare, tilldelar 5 GB molnlagring per användare och visar stark säkerhet och efterlevnad. Det är vårt val för bästa gratis dokumenthanteringsprogramvara / system för småföretag 2018.
När vi granskade DMS för småföretag fann vi att väldigt få erbjuder en gratis version av sin programvara. De som vi hittade var ofta endast tillåtna för ett enda användarkonto. Vi granskade också gratis programvara med öppen källkod men fann att det är nödvändigt att ha IT-personal med omfattande förståelse för systemet för att kunna använda det. Zoho Docs har dock ett vänligt användargränssnitt, onlineforum för support och många av funktionerna i betalda tjänster som vi granskade.
Funktioner som erbjuds i den kostnadsfria versionen av Zoho Docs inkluderar:
Desktop Sync
1 GB gräns för filöverföring
Administratörskontroller
Dropbox-integration
Zoho Office Suite
SSL
Filversionering (upp till 25 versioner)
Säker filsamarbete
Tvåfaktorsautentisering
elijah blue allman födelsedatum
Mobil app
Chatt i appen
E-postavisering
Naturligtvis har den gratis versionen inte alla funktioner som betalade Zoho Docs-användare får, såsom granskningsspår, obegränsad filversion, lösenordsskyddade / utgångslänkar, obegränsad återställning, överföring av filägande och mer. Detta kan förväntas och en gratis användare kan uppgradera till en betald tjänst när deras behov ökar.
Kundrecensioner, inklusive de som kommenterade gratisversionen, var överlag mycket positiva. Plattformen vann FinancesOnline.coms Great User Experience Award 2017 och rankades # 11 i sin kategori för fildelning och dokumenthantering.
Zoho Docs har precis som Google Docs sitt eget format för filer. Vissa användare kommenterade att det är lite mer utmanande att arbeta med Word-dokument i detta system än vad de skulle vilja. Men när en fil har konverterats till ett Zoho Doc verkar det enkelt att redigera och samarbeta. Dessutom är funktionaliteten och utseendet på de flesta funktioner i användargränssnittet bekant. Till exempel använder filorganisationen den traditionella arkivstrukturen. Och, som många dokumenthanteringssystem, möjliggör sökfunktion för sökord i fulltext en användare att hitta ett dokument även om de inte kan komma ihåg dess plats eller titel.
En utmaning för den gratis versionen kan vara att få support när du behöver det. Telefonsupport är endast tillgängligt för betalande kunder. Icke-betalande användare kan skicka en supportbiljett och få åtkomstforum direkt från appen för att chatta med andra användare som kan hjälpa till med problem med att skjuta problem. Du kan också komma åt användarhandboken, vanliga frågor, webbseminarier och bloggen på resursdelen på webbplatsen.
Sammantaget har Zoho Docs en gedigen funktionssats för att hantera, lagra och samarbeta i dokument över små team. Företag med en stram budget eller vill börja med en gratis tjänst och sedan uppgradera när behov växer kan överväga Zoho Docs gratisversion.
För att lära dig mer om våra val av de bästa DMS i andra kategorier, läs ' Bästa programvara / system för dokumenthantering för småföretag 2018 . '
Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord, ingen säger till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll är helt och hållet enligt reportern och redaktören. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Dessa annonser, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter dokumenthanteringssystem för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord, ingen säger till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll är helt och hållet enligt reportern och redaktören. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till dessa produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Denna reklammodell, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.
