Över hela Amerika skriver personer som hanterar intern kommunikation artiklar om viktiga ämnen - företagsstrategi, stora initiativ, nya produktlanseringar - för sina anställda att läsa.
Men här är problemet: sista sätt som de flesta anställda vill konsumera information är att läsa den.
Enligt en nyligen genomförda Pew Research Center-undersökningen När det gäller externa medier fortsätter amerikanerna att titta på nyheterna (särskilt på tv) snarare än att läsa och lyssna på dem. Och TV är fortfarande den dominerande nyhetsplattformen, med webbkonsumtion fortfarande kvar.
Innan jag dyker in i några viktiga fakta från Pew-undersökningen, låt mig påminna er om varför det är viktigt att vara uppmärksam på de anställdas externa preferenser: Dessa preferenser påverkar förväntningarna på hur kommunikation inom organisationen. Om anställda till exempel kan titta på en 20 sekunders video som kortfattat fångar en het fråga, varför skulle de slå igenom 800, 600 eller till och med 400 ord?
hur gammal är maggie lawson
Pew-statistiken berättar en intressant historia:
- 47% av amerikanerna föredrar att titta på nyheterna snarare än att läsa eller lyssna på dem. Det är oförändrat från 46% 2016 och överträffar de 34% som föredrar att läsa nyheterna och 19% som föredrar att lyssna på det - båda ligger också i nivå med siffrorna för 2016.
- TV fortsätter att rankas först som den föredragna plattformen. 44% föredrar TV, jämfört med cirka 34% som föredrar webben, 14% radio och 7% skriver ut. ) De enda meningsfulla förändringarna sedan 2016 är en liten ökning av online och en minskning av nyhetskonsumtionen.
- Vuxna yngre än 50 är mer benägna att föredra internet som plattform för att få nyheter, oavsett vilket format (läsning, titta eller lyssna) de tycker mest om. Cirka tre gånger så många 18- till 49-åriga tittare och lyssnare föredrar att få sina nyheter online när deras motsvarigheter fyller 50 år.
Så eftersom allt detta är sant, vad behöver du göra annorlunda? Här är 7 saker:
- Gör varje kommunikation så kort och enkel som möjligt . Eftersom en del av ditt innehåll måste skrivas, se till att artiklar och andra delar är enkla att skanna och smälta.
- Skriv som du pratar . Många av oss får ett tangentbord i händerna, och vi stelnar upp som om vi är på vårt bästa beteende i skolan. Vi vill låta imponerande, så vi blir mer formella. Om detta händer dig, prova två saker: Läs först ditt arbete högt för att se till att det låter konversativt och verkligt. För det andra, om du fortfarande har problem med att prata, spela in vad du vill säga på en bandspelare och använd sedan inspelningen som grund för din kommunikation.
- Låtsas att du kommunicerar med en person - även om du skriver ett e-postmeddelande till 1000 anställda. Tänk dig att förklara ditt ämne för en ny medarbetare som sitter över ett bord. Hur skulle du få den personens uppmärksamhet? Hur skulle du definiera okända termer? Hur skulle du tilltala den personens behov?
- Gör det lätt för människor att veta vad de ska göra. Här är råd från Jane Shannon, författare till 73 sätt att förbättra ditt anställdas kommunikationsprogram : 'Närhelst du behöver kommunicera något som kräver att anställda vidtar åtgärder, gör det så enkelt som möjligt för dem att göra rätt sak.' Hon ger exempel på när ett företag införde ett handikapprogram. Rubriken var denna: 'Skydda din lön. Ring 800-XXX-XXXX när du är sjuk i mer än fem arbetsdagar så att din lön fortsätter. ' Det är i princip alla anställda som behöver veta.
- Åtag dig att använda bilder istället för ord. Det kan inte förnekas att vi har blivit ett visuellt medierat samhälle. Ord betyder mindre och mindre; bilder är nyckeln. Så att kommunicera visuellt är ett utmärkt tillfälle för medarbetare. Visuals får snabbt ett meddelande. De kräver inte översättning. Visuals berättar en hel historia, snabbare och med större nyans än ord. Anställda vill ha tillgång till information som är snabb och lätt att smälta och förstå. Visuals stöder behovet av att 'få det' snabbt.
- Utveckla infografik för att förklara komplexa ämnen. I en värld där anställda pressas för tid och uppmärksamhet har minskat måste du skapa snabba, bitstora bitar av information som kommer att skära genom röran. Infografik (visuella representationer av data) är ett utmärkt sätt att kommunicera mycket information med en överblick. De är särskilt användbara för att förklara komplexa processer eller program.
- Skapa korta, övertygande videor. Inga chefspratande huvuden, snälla. Så snart jag börjar titta på många interna videor kan jag inte sluta titta på klockan. Det beror på att videon inte drar in mig och får mig att glömma bort de andra 15 sakerna jag borde göra just nu. Om en video inte är bra är det en tidsbomb - så du måste förbättra ditt spel och skapa snabba, mycket visuella videor som skulle vara rätt hemma på YouTube. (För inspiration finns här topp 10 reklam på YouTube 2017 .)
Hej, jag var en engelsk major, så jag känner din smärta att anställda inte älskar att läsa. Men det är dags för varje kommunikatör att anamma den nya verkligheten och tilltala medarbetarnas preferenser.
