För nästan tjugo år sedan beslutade ett av de första företagen jag arbetade för från college att hålla sitt årliga kontorsmöte utomhus.
Och inte bara i några utomhusplats. För att höja ratten till '11' på den inspirerande stämningsnivån? - att låna den nu klassiska 'metaforen' från 80-talets kult rockumentary, 'Detta är ryggrad' ? - vårt företagssamling skulle hända på en naturskön plats belägen vid kanten av en stup i det fantastiskt vackra Taroko Gorge Park på Taiwans östkust.
lisa thorner och damon wayans
Jag hade frivilligt hjälpt vår chefspartner att förbereda sin presentation, som han ambitiöst tänkte projicera på en skärm placerad utanför, med de frodiga gröna bergen och brusande vattenfall som en inspirerande naturlig bakgrund.
Jag kommer aldrig att glömma känslan av missupplevelse jag hade kring hans plan. Ja, det var inspirerande! Men även om jag nyligen hade gått med i företaget var jag redan väl bekant med de tekniska hicka som vi ofta stött på. Felfunktioner som skulle förstöra våra presentationer, även inom de förmodligen säkra ramen för ett konferensrum på vårt kontor eller på vår kunds kontor - förutsägbara platser där vi lätt kunde hitta någon från IT-avdelningen som skulle kunna lösa vårt problem och få saker att fungera igen .
Så som en 'Plan B' bestämde jag mig för att skriva ut papperskopior av presentationen kvällen före vår två timmars tågresa nästa morgon. Medan alla andra hade lämnat kontoret vid en mycket bättre tid, satt jag fast i tryckeriet klockan 3 och slet ut kopior av presentationen. (Bara för det fall, förstås.)
Nästa dag, efter vår längdåkningståg och ytterligare en timme med buss upp en löjligt smal och slingrande bergsväg, anlände vi till den natursköna viloplatsen i utkanten av Taroko Gorge.
Visst nog, projektorn.
Gjorde inte.
Arbete.
(Bekymrad blick på hanteringspartners ansikte.)
(Cue Glenn och hans utskriftslåda!)
(Titta på lättnad och tacksamhet för att hantera partners ansikte.)
Jag har upplevt många fler överraskningar, misstag, missöden och ibland fullständiga misslyckanden under min karriär. Idag oväntade och mycket obehagliga överraskningar fortfarande hända. Väl lagt planer kastas ut genom fönstret. Saker går ibland bara riktigt fel.
Här är några lektioner jag har lärt mig under vägen som har hjälpt mig att navigera i många tuffa situationer:
1. Se upp för att göra antaganden.
Vår chefspartners plan var kreativ och inspirerande, men den baserades också på flera antaganden som visade sig vara, ja, fel. Som projektorn som fungerar. Jag fortsätter att se människor göra antaganden som baseras på överdrivna doser av optimism, på felinformation eller på helt enkelt okunnighet. Du kanske inte kan eliminera alla möjliga risker, men du kan säkert mildra dem och förbereda dig för att hantera dem bättre om du gör vad jag föreslår i nästa punkt.
2. Kartlägga potentiella scenarier och viktiga beslut.
Försök att visualisera händelsen du försöker organisera, eller produkten du försöker skapa (den här produkten kan vara en mycket kvantitativ rapport, en kreativ design, en kommunikation eller något annat som du arbetar med ). Planera sedan några möjliga scenarier och sekvenser av händelser som kan hända mellan nu och den faktiska händelsen, eller till det ögonblick när du levererar din färdiga produkt. Vad kan eventuellt hända i 'Scenario A'? Vilken åtgärd skulle du och andra behöva ta? Gör detsamma för 'Scenario B' och 'Scenario C.' Gör inte allt detta, såvida inte du också gör vad jag föreslår i nästa punkt.
3. Kommunicera dina scenarier - och få stöd för dem.
Det sista du vill göra är att skapa en smart uppsättning 'Vad händer om?' och viktiga beslut, bara för att upptäcka att ingen annan är ombord med din plan. Se till att du kommunicerar din 'Plan A' och 'Plan B' med viktiga intressenter och beslutsfattare, så att de förstår vad de kan förvänta sig när saker inte går som ursprungligen planerat.
4. Lita inte på teknik (inte helt åtminstone).
Hela våra yrkesliv och till och med personliga liv är så tätt bundna till teknik att vi inte har något annat val än att lita på dess förmåga att leverera vad den lovar att göra.
Men vi vet alla den tekniken gör misslyckas, och det misslyckas snabbt, och det misslyckas hårt. Se till att du har en plan för redundans, att du vet hur du felsöker grundläggande problem och att du har en expert att ringa till när du behöver dem. För att du kommer.
