Du har varit där. Projektet är kritiskt. Det finns knappast tillräckligt med tid och insatserna är höga. Trycket är på. Det finns inget utrymme för fel. Om du förstår det är allt lyckligt och du är hjälten. Om du får fel, slår tragedin in och alla, inklusive din klient, din personal och förmodligen din familj hemma kommer att se dig som en förlorare.
Richard Phillips, VD för Pilot Freight Services, arbetar under denna typ av tryck varje dag. Hans företag hanterar logistik för stora företag som måste få saker levererade, inrätta och arbeta i många delar av världen med liten eller ingen felmarginal.
Hans företag ombeds ofta att hantera unika eller komplexa operationer. 'Vanligtvis när vi ombeds att göra något extraordinärt är det också uppdragskritiskt för kunden,' avslöjade Phillips. 'Våra förstagångsansträngningar är alltid live och de äger rum på motorvägar, i livliga lager, på flygplatsmakare och på avlägsna platser runt om i världen.' Människors förmögenheter och ibland liv kan vara på spel. Att göra saker rätt första gången är vanligtvis det enda alternativet.
Phillips, en medlem av Young Presidents 'Organization (YPO), delade några bra tips om hur du kan se till att du och ditt team inte spänns under press när uppdraget är kritiskt.
1. Behåll en kultur av ansvar.
Att se till att ett projekt görs rätt första gången lägger ett enormt ansvar på de inblandade. Om de inte är redo att ta detta ansvar kan misslyckande vara överhängande. '' Alla pilotanställda vet att de är ansvariga för varje leverans i vårt system, sa Phillips. '' Det finns inget sådant som någon annans problem. '
2. Upprätthålla en kultur av ägande.
Det är bra att vara ansvarig, och flera personer kan ha en roll att spela i ett stort projekt. Men någon måste vara ansvarig för den totala framgången. 'Även om varje anställd är ansvarig för varje försändelse tillhör varje försändelse främst en person eller ett team, som vet att det måste vara proaktivt när det gäller att hantera processen om vi ska lyckas,' utarbetade Phillips.
3. Upprätthålla en sanningskultur.
Fel är ofta oundvikliga i situationer med hög insats. Med så högt tryck kan vissa människor känna sig tvungna att undvika att berätta hela sanningen när något är fel, om bara för att rädda deras jobb. Phillips ser till att hans folk uppmuntras att vara sanningsenare oavsett resultatet. 'Varje pilotanställd vet att det alltid är bra att påpeka ett potentiellt problem,' påstod han. 'Även om nyheterna är dåliga.'
4. Studera projektet noggrant.
I höga insatser, komplext uppdrag kan alla detaljer som missas leda till katastrof. 'Vet absolut allt du kan om kunderna och vad du gör för dem innan du börjar. Känn kundernas behov. Känn deras verksamhet, ' tillade Phillips. '' För oss betyder det att vi inte bara vet att en leverans är kritisk. Vi vet varför. Är det ömtåligt? På vilket sätt är det ömtåligt? Känn leverantörerna. Hur ofta är de sena? Hur tycker de att deras material ska plockas upp? Kontrollera vädret. Känn höjden på bryggdörrarna. Se till att hissgrinden fungerar. Kontrollera vädret igen. Känn öppettiderna för varje anläggning där du kan hämta eller släppa av gods. Känn eftervaktens namn. Har han ett husdjur? Vet husdjurets namn. Viktigast, vet exakt vad du kan och vad du ska göra. Du kan ofta få erfarenhet utan risk om du lär dig allt du kan om världen där du verkar. '
5. Vet när du ska säga nej till en kund.
Det är fantastiskt att vara en hjälte hela tiden, såvida du inte kan. 'Om det finns en betydande risk för misslyckande kommer din kund att tacka dig för att du sa det,' rekommenderade Phillips. 'Du kommer att få trovärdighet, förbättra kundrelationen och ännu viktigare, du kommer att betjäna dem på rätt sätt.'
6. Börja smått för att stryka ut kinksna.
När du har en stor operation som måste vara perfekt utanför porten måste du skapa din egen testplats. 'Vi vet att det alltid finns konsekvenser för misslyckande, men om vi kan prova ett program i en eller två städer och sedan stoppa och lära oss våra lärdomar innan vi lanserar ett program globalt kan vi spara mycket huvudvärk,' delade Phillips.
7. Kommunicera ständigt med dina teammedlemmar.
Kunskap är värdelös i ett teamscenario om det inte delas. Att lämna någon utanför kommunikationen kan leda till oväntade misstag när trycket trycks upp. 'Prata med dina medarbetare och när de pratar med dig, lyssna,' sade Phillips. 'Det finns väldigt få problem som kan uppstå som inte kan lösas om du känner till dem.'
vilken ras är ray william johnson
8. Håll partierna utanför.
Alla både inom och utanför ditt team måste arbeta synkroniserat för att få kritiska projekt gjort. Lämna inte det till slumpen att dina externa lag vet vad som händer. 'Håll kontakten med alla leverantörer och vet hur de planerar att utföra sin del av operationen,' sa Phillips. Han betonar också behovet av att hantera kundernas förväntningar på vägen. 'Håll kontakten med kunden och håll dem uppdaterade om vad som händer. Gör detta även när det går precis som planerat. Ja det är tråkigt. I min värld är tråkig lika med framgång. ''
9. Ha en beredskapsplan ... för allt.
Phillips tackar mycket för sin framgång till teamets planeringsförmåga. Genom att tänka igenom varje möjlig beredskap och lösning i förväg sparar de tid och stress när saker faktiskt går fel, även om det är ett scenario de inte förväntade sig. 'Vet exakt hur du kommer att svara om leverantören är försenad, om planet har mekaniska problem, om det finns en snöstorm i Mellanvästern,' påpekade Phillips. ”Klockan tre är vanligtvis en dålig tid att försöka bli kreativ. Så gör din innovativa problemlösning i förväg. '
10. Skapa ett team som vill lyckas.
Framgång i uppdragskritiska projekt händer när alla lyckligt spelar tillsammans. Dina anställda, leverantörer och kunder måste ha förtroende och önskan att projektet är värt och genomförbart. Ta hand om dem som individer och stöd dem som ett team så tillsammans kan du utföra mirakel. 'När alla dessa tre grupper fungerar som en gemenskap är problem sällsynta och det finns väldigt lite som inte kan åtgärdas.' avslutade Phillips.
Varje vecka utforskar Kevin exklusiva berättelser inuti (YPO), världens främsta peer-to-peer-organisation för verkställande direktörer, berättigad vid 45 års ålder eller yngre.
