HUR MAN SKRIVER EN ÖVERTYGANDE SAMMANFATTNING

Utöver affärsplaner är sammanfattningar förmodligen den viktigaste av alla affärsdokument. Det är rättvist att säga att nästan alla stora beslut i alla företag av alla storlekar omfattade en sammanfattning under beslutsprocessen.

Tyvärr tror många felaktigt att en sammanfattning är en sammanfattning av dokumentet, som en 'Cliff Notes.' Nej, nej.

Syftet med en sammanfattning är att rekommendera ett beslut och inte ge information. Det längre dokumentet ger detaljerade bevis för den rekommendationen.

Löst baserat på konversationer jag har haft med förslagets guru Tom Sant , så här skriver du en sammanfattning som kommer att övertyga en verkställande (eller verkställande grupp) att fatta ett beslut:

1. Beskriv ett problem, behov eller mål.

Under orden 'SAMMANFATTNING' förklarar i en eller två meningar (högst) varför ett beslut behövs. Var specifik och inkludera kvantifierbara mätningar, om möjligt.

Fel:

Detta dokument beskriver XYZ-lösningen i detalj. Här är en sammanfattning av dess innehåll ...

Rätt:

Vi upplever en årlig intäkt på 10 miljoner dollar på grund av avbrott i telekommunikationsnätet.

2. Beskriv önskat resultat.

I en eller två meningar (högst) beskriv vad som kommer att vara annorlunda om problemet löses, behovet uppfylls eller målet uppnås. Ange inga detaljer om lösningen.

Fel:

I kapitel 1 beskriver vi de flera standardkompatibla analoga flödeskondensatorerna ...

Rätt:

Enligt våra uppskattningar (se avsnitt 1) kommer att minska eller eliminera dessa avbrott öka vår lönsamhet med så mycket som 20%.

3. Beskriv din föreslagna lösning.

Under ordet 'FÖRSLAG', beskriv i en serie korta stycken elementet i din lösning på problemet (som i steg 1) som skapar önskat resultat (som i steg 2).

I varje stycke, hänvisa till avsnitten i det större dokumentet där den delen av din lösning beskrivs i detalj. Gör varje stycke skarpt och läsbart. Undvik jargong, biz-blab och onödiga abstraktioner. Om det är möjligt, ordna styckena i en steg-för-steg-plan.

Fel:

Rätt:

För att lösa ovanstående problem föreslår vi följande:

1. Köp och installera ett pilotsystem. Detta gör att vi kan testa den nya programvaran utan att äventyra vår dagliga verksamhet. Kraven för detta pilotsystem beskrivs i avsnitt 4.

[fler steg]

4. Förklara hur du kommer att övervinna risker.

Varje affärsbeslut som inte är helt enkelt innebär en viss risknivå. Under rubriken 'RISKER' beskriv därför kortfattat dessa risker och hur du föreslår att övervinna dem (eller varför de egentligen inte är en risk).

Återigen, håll dessa stycken täta. Använd vanligt språk. Som med föregående steg, knyt varje stycke till det relevanta avsnittet i det längre dokumentet.

Fel:

Den föreslagna lösningen är leverantörsagnostisk och integreras i flera systemarkitekturer genom användning av skräddarsydda exekveringsfärdiga skript ...

Rätt:

För att konvertera hela kundserviceavdelningen måste vi omskola vår servicepersonal, vilket kan minska avdelningens svarstid. Vi planerar dock att minska den möjligheten genom att skriva en anpassad utbildningshandbok.

5. Be om det beslut du vill ta.

Under rubriken 'REKOMMENDATION' beskriv med så få ord som möjligt, det beslut som du vill att verkställande direktören ska fatta. Var specifik.

Om beslutet innebär pengar inkluderar beloppet. Om det finns skäl till att beslutet måste fattas inom en viss tid, lägg dem på ytan.

Fel:

Vår pågående oro över telefonsystemavbrott fortsätter att påverka vårt företag och bör därför hanteras på ett snabbt sätt.

Rätt:

För att slutföra detta projekt i slutet av innevarande räkenskapsår utan att störa vår nuvarande verksamhet behöver vi att du godkänner en ökning med 2 miljoner dollar i nästa kvartals IT-budget.

Exempel på sammanfattningar

Nedan följer de två sammanfattningarna som beskrivs ovan som de faktiskt skulle visas. Om du inte tror att det första exemplet är artificiellt ogenomskinligt, kan jag försäkra dig om att jag personligen har sett sämre. Mycket värre.

Fel:

SAMMANFATTNING

Detta dokument beskriver XYZ-lösningen i detalj. Här är en sammanfattning av dess innehåll:

I kapitel 1 beskriver vi de flera standardkompatibla analoga flödeskondensatorerna ...

[fler kapitelsammanfattningar]

Att utnyttja vår befintliga infrastruktur kommer att kapitalisera tidigare teknikinvesteringar samtidigt som kraven på omskolning optimeras. Den ökade tillförlitligheten kommer att få vår verksamhetskritiska produktivitet att explodera och därmed skapa en intäktsgenererande konkurrensfördel. Den föreslagna lösningen är leverantörsagnostisk och integreras i flera systemarkitekturer genom användning av skräddarsydda exekveringsfärdiga skript.

Vår pågående oro över telefonsystemavbrott fortsätter att påverka vårt företag och bör därför hanteras på ett snabbt sätt.

Rätt:

SAMMANFATTNING

Vi upplever en årlig intäkt på 10 miljoner dollar på grund av avbrott i telekommunikationsnätet.

Enligt våra uppskattningar (se avsnitt 1) kommer att minska eller eliminera dessa avbrott öka vår lönsamhet med så mycket som 20%.

FÖRSLAG

För att lösa ovanstående problem föreslår vi följande:

Köp och installera ett pilotsystem. Detta gör att vi kan testa den nya programvaran utan att äventyra vår dagliga verksamhet. Kraven för detta pilotsystem beskrivs i avsnitt 4.

[fler steg]

RISKER

Möjlighet till lägre svarstid . I steg 3 i ovanstående plan måste vi omskola vår servicepersonal, vilket tillfälligt kan minska avdelningens genomsnittliga svarstid. Vi planerar dock att minska den möjligheten genom att skriva en anpassad utbildningshandbok.

[fler risker]

REKOMMENDATION