Jag har varit distansarbetare i ungefär tre år nu och jag har lärt mig hur man kan vara produktiv när jag är hemma och också hur man hanterar fjärrlag som grundare av ett företag. Men jag ska vara ärlig - det tog mig lång tid att räkna ut hur man kan göra fjärrarbete effektivt. Jag var så van vid att avbrytas varje steg på vägen med kommunikation och e-post i realtid, jag antog bara att så var det för alla.
När jag arbetade på egen hand och började diagnostisera frågan om att bli avbruten hela tiden, upptäckte jag att det mesta av min oproduktiva tid spenderades på att ge och samla in statusuppdateringar från alla jag jobbade med. Ju mindre informerade människor var - särskilt personer i ledande positioner - om vad jag gjorde, desto fler e-postmeddelanden, textmeddelanden och chattmeddelanden skickade de till mig. Vissa ledare är okej med att inte vara med, men andra blir antsy om de inte hör från varannan timme. Det var slöseri med tid för alla.
Så jag gjorde en förändring som hade stor inverkan. Jag började skicka ett mejl varje måndagsmorgon med ämnesraden 'Min plan för veckan.' I det här e-postmeddelandet skulle jag berätta för mottagarna exakt vad mina planer var för veckan och fråga om de hade några frågor eller några justeringar de skulle vilja göra i mina prioriteringar.
Det ser ut så här:
Hej alla - Min prioritet den här veckan är att fokusera på att publicera blogginlägg och slutföra vår marknadsförings- och partnerskapsplan.
hur gammal är vito schnabelHär är några aktiviteter jag kommer att arbeta med:
Lägg upp artikeln 'arbeta hemifrån' på intranätet.
Skapa ett utkast till marknadsföringsplanen som vi diskuterade förra veckan, med avsikt att få godkännande i slutet av denna vecka.
Jag har flera möten med våra partners den här veckan. Jag skickar en sammanfattning av dessa diskussioner.
hur gammal är tameka fosterTack! Låt mig veta om du har några frågor eller vill se några justeringar av min prioritet.
Tack!
- Robbie
Beroende på aktiviteterna den veckan skulle jag också inkludera avsnittet 'vad jag avslutade förra veckan'. Det avsnittet ser ut så här:
Förra veckan kunde jag publicera det avlägsna blogginlägget, prata med tre av våra partners och jag avslutade ett bra utkast till vår marknadsföringsplan som vi diskuterade förra veckan. Jag hoppades kunna få marknadsföringsplanen klar, men jag väntar fortfarande på att Suzy kommer tillbaka från semestern och jag kommer att granska den med henne när hon kommer tillbaka den här veckan.
Detta är ett användbart e-postmeddelande att skicka till kunder, men det är också användbart internt. Om du är företagets grundare eller VD skulle din e-post till personalen se ut så här:
vem är ron howards partner
Hej alla - Här är våra prioriteringar och riktning för den här veckan.
Vi måste öka försäljningen av vårt överflödiga lager. Kan marknadsföringsteamet sätta upp en plan för att sälja allt oanvänt lager vi har i vårt lager? Om vi inte säljer den på 30 dagar måste vi kasta lager.
Våra e-postkampanjer går bra. Låt oss göra fler av dem. Låt oss gå från 1 e-post i veckan till 2 e-post i veckan.
Avbryt alla onödiga möten som inte är relaterade till försäljningsmål de närmaste 30 dagarna. Vi är i crunch-mode-tid, och jag skulle vilja att vi fokuserade på tweaks som vi kan göra. Jag vet att en del av er har viktiga möten med mig också, men om det inte är försäljningsrelaterat, omboka inbjudan för tillfället.
- Robbie
Du kan också be ditt team att skicka dig liknande veckovisa uppdateringar om vad de har åstadkommit och deras planer för den kommande veckan.
När mitt team och jag skickar e-postmeddelanden så här brukar kunder och lagkamrater älska det. Det minskar deras ångest och ger dem mer insyn i vad varje person fokuserar på. Avbrott minskar också avsevärt eftersom mottagaren är säker på att du är på toppen av saker och inte behöver en påminnelse för att arbeta hela tiden.
Det här e-postmeddelandet kan spara ditt företag mycket tid.
