För vissa entreprenörer motsvarar möten träning, de är inte roliga men du vet att de är nödvändiga. Ibland är möten snabba och aktuella och andra gånger tar de en bra del av din dag. Men oavsett hur länge mötet varar, det viktigaste är vad du får ut av det.
Du har tidsfrister att möta, massor av uppgifter att slutföra och ett helt team att hantera. Tid är pengar och om de inte hanteras korrekt kan möten äta upp mycket värdefulla timmar. För att hjälpa dig att få ut så mycket som möjligt av teammöten kan du och dina anställda följa denna guide i fem steg. Du kommer snabbt att märka att du och ditt team leder mer produktiva möten, oftare.
är jordan riddare fortfarande gift
1. Utveckla och distribuera en agenda.
Genom att förbereda en mötesagenda i förväg kan du skapa en gedigen spelplan. Du kan lista alla viktiga saker du vill diskutera och de mål du vill uppnå i slutet av mötet. Gör det kortfattat och till och med infoga fyllningarna för saker du vill veta.
På baksidan av agendan kan du göra en lista med numrerade tomrum för åtgärdsposter. Detta gör det möjligt för mötesdeltagare att skriva ner allt de behöver för att agera på grund av mötet, och det håller allt på ett ställe.
När agendan är klar, skicka den till ditt team. De kommer att kunna se exakt vad du vill diskutera, vilka frågor du kan ha och vilken typ av idéer eller problem de kanske vill ta upp. En agenda hjälper alla att känna sig organiserade om vad de kan förvänta sig och vad som förväntas av dem under mötet.
2. Planera runt dagordningen.
Dagordningen är helt enkelt en lista över diskussionspunkter. Det är viktigt att alla granskar dagordningen före mötet för att förbereda en lista med frågor, svar eller råd bredvid varje punkt. Detta kommer att hålla alla på ämnet, diskutera allt som behöver diskuteras innan vi går vidare till nästa punkt på dagordningen.
I slutet av varje ämne fråga alla: 'Har någon några frågor innan vi går vidare?' Det här är chansen att ta upp andra frågor medan informationen fortfarande är ny i allas hjärna.
3. Gå 'mörk' före varje möte.
Uppmuntra ditt team att ta med sig sin agenda och gå 'mörk', eller gå bort från distraktioner, för att fokusera på att föra uppdateringar och nya idéer till bordet. Till exempel, när du bestämmer dig för att ha ett brainstorming-möte, be alla att ägna 10-15 minuter brainstorming strax före mötet för att förbereda en lista med idéer att diskutera. De kan till och med lägga till sina idéer och anteckningar i sin kopia av dagordningen som en snabbguide.
Detta gör att du och ditt team kan hoppa direkt in i mötet och gå runt bordet för att diskutera idéer medan de är övertygade. Istället för att vänta långa perioder på nästa person att tala, är alla beredda att prata igenom idéer och du har en mycket större chans att bestämma den bästa handlingen samma dag. Energin i rummet kommer att vara smittsam och du kommer gärna att se hur mycket mer produktiva dessa möten kan bli.
4. Eliminera yttre distraktioner.
Möten skapas för att ägna en viss tid åt att diskutera viktiga frågor. Respektera den tiden genom att inte ta några externa distraktioner med dig, som din telefon eller laptop. Annars kanske kollegor tycker att det är oförskämt eller respektlöst att se dig skriva bort eller ständigt kontrollera din telefon.
Men eftersom vissa människor kan behöva en elektronisk enhet för att göra anteckningar eller hålla koll på e-post, se till att hålla den på en tyst inställning så att inga höga meddelanden låter av. Om du tar med elektroniska enheter, berätta också för alla i början av mötet att du kommer att använda den för att göra anteckningar. Genom att inte ta med enheter eller varna människor i förväg om varför du tar med en enhet kommer kollegor att undra om du är uppmärksam.
5. Avsluta möten genom att upprepa viktiga avhämtningar.
Som ledare för mötet, var noga med att använda de sista fem minuterna av varje möte för att snabbt sammanfatta viktiga avhämtningar. Detta hjälper till att göra de viktigaste informationsbitarna kristallklara. Att upprepa vad alla förväntas göra eller presentera vid nästa möte är ett utmärkt sätt att avsluta ett möte och hålla alla aktiva.
Att få värde ur möten bör vara huvudprioriteten, ha inte möten för saker du snabbt kan diskutera via telefon eller e-post. Se till att dina möten är inställda för viktiga diskussionsämnen och hög produktivitet. Låt ditt team hjälpa dig att använda den här tiden klokt för att arbeta tillsammans och gå igenom projekt smidigt.
