HUR MAN DRIVER ETT FAMILJEFÖRETAG

Du har hört statistiken : Färre än 30 procent av familjeföretagen överlever till andra generationen, och bara 10 procent håller kvar genom den tredje. Ljud dyster? Det är inte. Det är mycket bättre överlevnadsodds än för småföretag inte drivs av ett team av familjemedlemmar.

En tät ledarkrets och flexibiliteten hos närstående - och djupt investerade - anställda har visat sig göra ett företag motståndskraftigt. Det kan också ge en betydande konkurrensfördel och imponera på kunder, som uppskattar att de har att göra med någon som bryr sig djupt och som har samma efternamn som finns på brevhuvudet. Men familjehantering presenterar unika och intensiva utmaningar, inklusive den dagliga känslomässiga dynamiken och stora bildfrågor som successionsplanering.

Inc.com pratade med experter som har förstahands erfarenhet av familjeföretag samt coacher och konsulter som är specialiserade på psykologi och logistik för att driva ett familjeföretag. De delade med sig av sin forskning, pekare och livserfarenhet.

Dig Deeper: Resurser för att driva ett familjeföretag

Att driva ett familjeföretag: Planering är allt

Det är lätt att säga att varje start-up behöver en affärsplan, uppdragsbeskrivning och intäktsprognoser. I ett familjeföretag är det inte så enkelt. Dessa standarddokument kan inte heller tillämpas - eller till och med vara nödvändiga först, säger experter. I stället måste ett familjeföretag istället fokusera på att utarbeta avtal, klara förväntningar och tilldela familjemedlemmar rena roller.

'Det jag rekommenderar familjer att göra är att få så många avtal i förväg som möjligt', säger Fernando Lopez, en Toronto-baserad relationscoach som är specialiserad på familjeföretag på Bridgespace Consulting. 'Vad hoppas de uppnå? Vad vill de inte att det ska bli? De borde ha sina höga drömmar och sina låga drömmar, och därifrån kan de se hur de vill arbeta tillsammans. '

Sammantaget kan förväntningarna som ställs av individer inom en familj bilda en kraftfull vision för framtiden, som kommer att leda ett företag framåt. Idealiskt kommer formella dokument att kodifiera familjemedlemmarnas förväntningar. Som ett minimum måste de diskuteras i början på något djup, enligt Cheryl Stein, president för Stein Consulting and Coaching i Chicago.

'De familjer som är riktigt smarta om det, som sätter upp regler, är vanligtvis de familjer som inte faller sönder och slutar aldrig prata med varandra igen', säger Stein. 'Att ställa in regler när du kommer överens kan spara år av hjärtesorg - även om du bara skapar en grov ram.'

Och hon vet av erfarenhet. Stein fungerade som vicepresident för familjens multigenerationsfastighetsföretag och arbetade tillsammans med sina syskon, föräldrar och farföräldrar för att upprätthålla sitt 80-åriga företag. Men bristen på tydliga förväntningar - och oföränderlig familjedynamik - fick henne att lämna verksamheten.

'Medan min far levde behandlade han mig alltid som sin lilla flicka', säger Stein. 'Jag kunde verkligen inte arbeta hårt i den situationen eftersom min hjärna inte var i den. Så jag gick tillbaka till skolan. '

Stein fortsatte med att studera egenskaperna hos framgångsrika och misslyckade familjeföretag. Det viktigaste, säger hon, tar tid att utforma och diskutera ett system för långsiktig planering. Det ska göras vid formella möten, inte bitvis eller runt middagsbordet.

'Att göra plats för strategisk planering är den viktigaste delen', säger hon. Fråga alla: Var vill vi vara om fem år, som familj? Som ett företag? Och som individ? Svaren på dessa frågor kommer att förändra hela landskapet, för när möjligheter kommer upp vet du att de är möjligheter. '

När du utarbetar en affärsplan - eller till och med bara lägger grunden genom att brainstorma kollektiva drömmar för ditt företags framtid - är det viktigt att reflektera över vad som gör dig och din familj unik, råder Kathy Marshack, en Vancouver- och Portland-baserad psykolog och familjeföretagcoach som är författaren till Entreprenörspar: Få det att fungera på jobbet och hemma .

'Det handlar om att veta vem du är och vad din familjestil är och att utforma ditt familjeföretag kring det', säger Marshak. 'Kanske är ni alla superguttare och vill ta er verksamhet online och internationellt - bra, gå för det. Eller om du är nöjd med att driva verksamheten från ditt hus och inte bryr dig mycket om att tjäna miljoner, är det bra - se bara till att ni alla är på samma sida. '

Om du bara arbetar med en partner och du är i ett förhållande, oavsett om det är tillfälligt eller maka, är det tillrådligt att dokumentera ditt affärsförhållande i ett formellt avtal om affärspartnerskap. Dokumentet bör åtminstone innehålla avtalets löptid, partners förväntningar på kapitaltillskott och fördelning av vinster och förluster. Du kan också inkludera löner, jobbförväntningar och villkor för vilka partnerskapet kan upplösas. Om det här låter som ett affärsaftal, är det precis vad det borde vara, säger Marchack. Men avtalet bör inte återspegla eller främja hårda känslor: Det är utformat för att skydda båda partnerna i verksamheten.

'När du älskar någon, när du litar på en älskling eller en make, tror du att du inte behöver ett affärspartnerskapsavtal - du är rädd att den andra personen tror att de inte älskas', säger hon. 'Men jag har sett att mycket mer hjärtesorg kommer från att jag inte har lagt fram ett lagligt avtal på förhand om vem som äger vad som partner behöver dela.'

al roker och alice bell

Dig Deeper: Varför vissa familjeföretag trivs generation efter generation

Att driva ett familjeföretag: Definiera förhållandena

En del av att ställa tydliga förväntningar ligger också i nuet. För att säkerställa att varje anställd - syskon eller barn - är nöjd, behöver man inte bara beskriva utan också behålla varje individs ansvar i verksamheten. Detta kan åstadkommas genom att implementera några enkla mänskliga resursverktyg, till exempel klassiska arbetsbeskrivningar. Men om du precis börjar, kan du låta processen börja organiskt på grund av den unika och ibland känsliga karaktären hos familjerelationer, säger experter. När allt kommer omkring har alla inblandade en stor andel i hur verksamheten lyckas.

Stein föreslår som en förrätt, planera familjeföretagsmöten. Lita inte på diskussioner runt middagsbordet för att driva ett företag. 'Det som vanligtvis händer är att du driver verksamheten och att du är fast i verksamheten, så att du sällan sätter dig ner för att diskutera vad som händer', säger hon.

En annan regel att bestämma - antingen kollektivt som ett företag eller som VD: s policy - är vem som i nuet och i framtiden är en del av familjeföretaget. Bestäm vilka kvalifikationer som är nödvändiga.

'Vill du att de ska ha erfarenhet utifrån? Behöver de ha utbildning? Får alla i familjen jobb här? Eller finns det gränser? ' hon säger.

Att göra en anställningspolicy inkluderar beslut om ersättningsstandarder samt förväntningar för anställda. Och innan du tänker på framtiden, sätt riktlinjer för nuet.

'En idé som jag ofta har bett folk göra är att de alla ska prata om vad de känner att de tar med till bordet och vad de känner att resten av familjemedlemmarna tar med till bordet', säger Lopez. 'Det hjälper till att bestämma vilka roller som är bäst för varje medlem att ta sig an.'

Om du är ett litet företag utan många formella HR-policyer kan det ändå hjälpa till att ge alla en jobbtitel, beskrivning och prestandastandarder. Belöningar är nyckeln - oavsett om det är en viss titel som en familjemedlem önskar (och lever upp till) eller en viss lön de behöver.

Marshack säger att män vid tyglarna i ett familjeföretag måste vara särskilt medvetna om betydelsen av deras barn, mor eller hustrus bidrag till verksamheten. 'Människor har i åtanke en viss mängd de tror att de är värda. Det spelar ingen roll vad detta nummer är, men om du inte får betalt ett visst belopp har du vresiga människor, säger hon. 'Även i denna tid ser jag företag där kvinnorna inte får betalt eller inte får lika mycket betalt, för de ses bara som hjälp.' Det finns en skillnad mellan avslappnad rådgivning eller en vänlig kaffekörning och heltidsreceptionisttjänster. Om en partner, make eller barn tillhandahåller mer än enstaka uppdrag bör de få full kompensation för sin tid.

I sin bok, The Survival Guide for Business Families Gerald Le Van betonar vikten av rättvis ersättning. Rimliga fördelar borde komma 'tillsammans med en förståelse för pengar, deras mening, dess potential, dess gränser, vad som är involverat i att tjäna, spendera och spara pengar ...' Det finns ett samband mellan pengar och självkänsla, konstaterar han och som chef för ett familjeföretag, det är något du behöver vara medveten om att vårda.

Dig Deeper: When a Entrepreneurial Streak Runs in the Family

Att driva ett familjeföretag: fokus på hälsosam, produktiv kommunikation

Det är en sak att säga att du kommer att försöka kommunicera bättre med familjemedlemmar, men det är en annan sak att faktiskt göra det. Experter säger att detta är en av de svåraste delarna av att driva ett familjeföretag.

Om du är villig att ställa in strikta riktlinjer från början är den ideala situationen att dra en tydlig gräns mellan familjediskussioner och affärsdiskussioner. Precis som du inte borde diskutera kusin Terrys bröllopsduschplaner på jobbet, bör du inte låta affärer tränga in på en familjen middag. Att göra det skulle inte vara rättvist för produktiviteten - och det bidrar inte heller till ett lyckligt hemliv.

Som sagt, din familj är fortfarande din familj. Du har en uppsättning befintliga relationer som oavsett om de är produktiva eller kontraproduktiva är svåra - och ibland omöjliga - att bryta. 'I slutet av dagen är du fortfarande familjemedlemmar, och du kommer vanligtvis att återgå till vissa beteendemönster', säger Stein. 'Om din bror brukade ta dina leksaker och bryta dem, kommer det att finnas något som utlöser den ilska på kontoret. Det bästa du kan göra är att inse att det bara är ett faktum. Inse det. '

Lopez, vars arbete tenderar att fokusera på familjekonflikter inom småföretag, konstaterar att individer tenderar att titta på relationer i mycket personliga termer, som i 'John är så här, Peter är så här, och jag är väldigt frustrerad över vad de gör . '

Istället föreslår han att det är hälsosamt för individer som tittar på dynamiken inom sitt familjeföretag som en del av ett system. Om en individ är frustrerad, tänk på att det finns frustration inom systemet.

'Det jag ber familjer att ta med är ett systemperspektiv', säger han. 'Varje röst du har om stystemen blir inte personlig, utan en kritik av systemet. Och då kan du konstruktivt arbeta med att laga den. '

Dig Deeper: Hantera relationer i affärer

Att driva ett familjeföretag: Slutsatsen

'Familjeföretag, utan press från offentliga aktieägare, kan ta en längre syn på lönsamhet - och gå tillväxt över ett decennium eller en generation', skriver Le Van. Den långsiktiga mentaliteten tar pressen från att fokusera på kvartalsresultat - eller att behöva hantera svaga siffror genom att säga nedskärningar.

Trots det är ett familjeföretag fortfarande ett företag, och ekonomiska problem i ett familjeföretag kan orsaka allvarliga oro. Här är några tips för att upprätthålla familjefokus på företagets ekonomiska välbefinnande.

• Håll solida böcker. Genom att integrera grundläggande fianansiella verktyg som används av andra företag, inklusive balansräkningar och resultaträkningar som regelbundet upprättas för fördelning bland familjemedlemmar. Genom att dela och analysera finansiella data kan du göra ditt företag mer förutsägbart och därmed mer stabilt. Om ingen i familjen har ett skick för ekonomisk analys, skapa ett förhållande med en extern revisor. På lång sikt kommer starka finanser att vara ett absolut nödvändigt verktyg.

• Bygg konsensus. Var inte alltför avslappnad när det gäller planering och strategi. Uppför dig som om du driver ett ordentligt företag och planera regelbundna möten. Vid dessa möten bör du börja med att notera att medan alla kanske kommer från ett annat perspektiv, bör du sträva efter att fokusera på en enda fråga och lösa det. Utarbeta en agenda före varje möte och kom ihåg att ta med ett gruppperspektiv på stora frågor, som att förbättra din P&L eller komma med en vision för framtiden.

som är molly ringwald gift med

• Låt inte alltid familjen komma först. 'Det intressanta med familjeföretag är att de har en tendens att ibland fatta beslut som är bättre för familjen än för företaget', konstaterar Stein. Låt oss säga att några av dina släktingar tar semester och de vill att resten av familjen ska gå med dem. Vem kommer att driva verksamheten i frånvaro av familjemedlemmarna? Om du inte har ett bra svar på den frågan, än någon borde offra resan.

• Fokusera på nuet, liksom på framtiden. Successionsplanering tenderar att dominera ledningssamtalet i generationer. Men du bör också spendera tid på att leta efter sätt att få generationerna att arbeta produktivt här och nu. 'Vem vill träna någon så att de blir föråldrade? Vi måste lära oss att lägga mer fokus på att arbeta tillsammans och utnyttja de bästa, säger Stein. 'Att använda varandras förmågor för att driva affärer framåt, inte för att driva ut människor.'

Dig Deeper: Relativ framgång i vilken ekonomi som helst

Att driva ett familjeföretag: Att hantera arvplaneringsstress

En stor del av att se till att ditt företag lyckas i framtiden handlar om att hantera ledarskapsövergångar med finess. För företag som verkar troligtvis passera genom flera generationer kan arv bli en allödande fråga. Det är helt knepigt av många anledningar och måste därför hanteras med en gentilisk men stadig hand. Processen måste också vara öppen för alla.

Även om successionsplanering är en förankrad del av det grundläggande tänkandet om familjeföretag måste ägarna ta ett steg tillbaka under processen, säger Marshack. 'Du måste vara försiktig och du måste se till att ditt företag kan ta emot nästa generation. Alla tänker 'Jag vill att mitt barn ska arbeta för mig', men har verksamheten verkligen råd med det?

Om du tror att ditt företag är tillräckligt bra för att hålla i generationerna, låt vårdprocessen börja. Men var öppen och jämställd när du arbetar med flera avkommor i samma åldersgrupp - och låt dem köra processen. Visst kan barn utvecklas i olika takt och i olika åldrar. Den som säger sig älska affären vid 18 kan upptäcka en ny passion när han är på college, och den som ogillar ekonomi och bokföring kan bara bli ledningsmaterial efter gymnasiet.

Kom bara ihåg: när någon efterträdare övervägs måste de också uppfylla alla förutsättningar du har ställt för ditt företags framtid. Fråga dig själv: skulle du anställa någon med detta barns livserfarenhet och utbildning för att ersätta mig?

'Varför vill du att någon tar över ditt företag som aldrig har gått ut i världen och bevisat sig?' Frågar Marshack. 'Om de aldrig hade behövt ta hand om sig själva, kanske de inte känner någon brådska med att ta hand om vissa problem.'

Som en del av vårdprocessen måste du ta din efterträdare in i ledningen genom att inte bara utsätta dem för viktiga affärsbeslut utan låta deras röst höras. Utsätt dem också för alla framtida förutsättningar du har ställt för verksamheten, inklusive drömmar och mål.

Situationen kan bli svår när du är i ett gammalt familjeföretag och har en ung familj. Det är naturligt att tänka från början att dina barn kommer att vara en del av verksamheten. Men hur mycket vill du faktiskt sköta unga barn för deras framtid i specifika roller i ditt företag? Det är en extremt komplex fråga med sociologiska och psykologiska konsekvenser.

Stein rekommenderar att detta är ett område där du kanske vill ge råd till externa rådgivare, särskilt inom familjerådgivningsområdet. En modern tolkning av familjestudier kan ge råd att låta ditt barn bedriva allt intresse de visar. Men Stein säger att vi som föräldrar i ett familjeföretag 'har det här ansvaret för hur vi uppfostrar våra barn, så att arvet från företaget fortsätter.'

'Det är föräldraskap under sken av anställbarhet i ett företag, på sätt och vis,' säger hon. 'Du måste titta på meddelandet du skickar från och med när de är små. Och det kan åstadkommas. '

För Lopez, när han hanterade sin familjs verksamhet - hans farföräldrar ägde två hotell - har han hittat arvplanering som den mest utmanande frågan. Övergången, säger han, måste underlättas genom att inte bara sätta rätt personer på plats för att ta tyglarna utan att alla andra i klanen vet vad deras roll kommer att bli. Eventuella befintliga konflikter, oavsett om de är lagliga eller helt enkelt emotionella, bör vara ute i det fria.

'Den starkaste rekommendationen är att ta med alla de saker som kan finnas under ytan till ytan innan de lämnar verksamheten', säger Lopez.

Samtidigt med successionsplanering borde exitplaneringen för dig själv vara. En nödvändig del av det är logistiskt: vad händer med fastigheter, verksamhet och skatter när du är borta? Cliff Ennico, i sin bok Small Business Survival Guide , kallar effekterna av fastighets-, döds- och arvsskatter när företagets grundare dör ett av de 'största problemen för ett nära hållet familjeföretag i USA.' Med en federal skatt som kan vara så hög som 55 procent av gårdens värde kan familjeföretag med efterträdare som är angelägna om att ta över framtida verksamhet tvingas sälja verksamheten för att betala en massiv skatteregning.

För att undvika sådana katastrofala skatter, föreslår han att man använder en planeringsteknik som innebär att man skapar ett familjebegränsat partnerskap. Grundaren skulle överföra sina aktier till partnerskapet, varav grundarens make och arvingar kan vara partner genom att göra små bidrag. FLP är dock knepigt att sätta upp, så Ennico föreslår att man får hjälp av en advokat som är specialiserad på truster och fastigheter.

Dig Deeper: Att välja en efterträdare

Att driva ett familjeföretag: Anlita extern expertis

Ja, ditt företag tillhör din familj - men det finns tillfällen när experter utanför det är nödvändigt att ta med sig.

• Under tillväxt. Om ditt företag blomstrar, men familjemedlemmarna tyngs av otaliga ansvarsområden, är det dags att anställa extern hjälp. För många familjeföretag verkar det logiskt och mest kostnadseffektivt att anställa från början, genom att få in arbetare för att hantera kontorsarbete eller packning och frakt. Motstå den uppmaningen och överväga istället att anställa en erfaren chef med verklig expertis inom ett område där du för närvarande saknas.

Innan du anställer ett stort skott är det naturligtvis viktigt att diskutera beslutet med alla inblandade. Det är också viktigt att känna till grundläggande mänskliga resursstandarder som din familj kan komma till. Du måste fastställa grundläggande metoder, såsom rättvis lön, en tydlig arbetsbeskrivning och ett rimligt arbetsschema för den nya anställningen. (Bara för att du och din bror arbetar på helger betyder inte att han eller hon kommer att behöva.) Och kom ihåg att de standarder du håller den personen till - och fördelarna de får - måste fastställas över hela linjen om de inte redan är .

• Under viktiga beslut. Även om din familj är sammansvetsad och verksamheten blomstrar, föreslår många experter fortfarande att man anställer en extern styrelse för att ge råd till ledningen och hjälpa till att fatta viktiga beslut om företagets framtid. En styrelse bestående av utanför familjen som är affärsmässiga och arbetar inom icke-konkurrerande områden kan hjälpa till med allt från konfliktlösning till ekonomisk planering.

'Det hjälper att ha en objektiv granskning, för du kommer inte att ha en objektiv röst i din familj, oavsett hur hårt du försöker', säger Marshack. 'Människor som driver ett familjeföretag kommer ofta att vara tydligare när de vet att de måste svara på en styrelse om viktiga beslut.'

Stein håller med om att en extern styrelse kan ge en känsla av ansvarsskyldighet och perspektiv på även det minsta familjeföretaget. Styrelseledamöter måste naturligtvis kompenseras för sin tid. Om ditt lilla företag inte kan betala styrelseledamöter kan du vända dig till ett av de dussintals lokala familjeföretag som har vuxit upp runt om i landet. Ofta genom att donera lite av din tid för att hjälpa andra företag som en del av en kollega-rådgivande grupp får du samma stöd från individer som inte konkurrerar med dig.

'Bokstavligen från Rutgers till University of Vermont, till Toledo, dyker upp familjeföretag över hela USA på grund av den senaste allmänna kunskapen om hur mycket av landets ryggrad som vilar på familjeföretag', säger Stein.

• Under konflikt. Oavsett om du är en del av ett man-och-fru-team eller en familj mellan generationerna, vet du hur du trycker på dina affärspartners knappar som ingen annan. När konflikter av emotionell eller familjär karaktär uppstår och inte löser sig själva snabbt, överväga att ta in en relationscoacher, medlare eller rådgivare för familjeföretag. En enskild rådgivare kan arbeta med frågor som är för personliga att ta med till en styrelse. Och varje anställd rådgivare bör tillåtas - och uppmuntras - att träffas och prata med alla familjemedlemmar angående deras mål, bekymmer och stress.