MUNTLIG KOMMUNIKATION

Oral kommunikation beskriver alla typer av interaktion som använder talade ord, och det är en viktig, integrerad del av näringslivet, särskilt i en tid som kallas informationsåldern. 'Förmågan att kommunicera effektivt genom att tala såväl som skriftligt är mycket uppskattat och krävt i affärer' ', skrev Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt och Jane Thomas i sin bok Effektiv affärskommunikation . 'Att veta innehållet i de funktionella affärsområdena är viktigt, men att ge dessa idéer liv - vid möten eller i solo-presentationer - kräver en effektiv muntlig presentation.' De typer av muntlig kommunikation som ofta används inom en organisation inkluderar personalmöten, personliga diskussioner, presentationer, telefonsamtal och informell konversation. Muntlig kommunikation med personer utanför organisationen kan ha formen av möten ansikte mot ansikte, telefonsamtal, tal, telekonferenser eller videokonferenser.

Färdigheter för konversationshantering är viktiga för småföretagare och chefer som ofta bär en stor del av bördan inom områden som kund- / kundpresentationer, medarbetarintervjuer och genomförande av möten. För att muntlig kommunikation ska vara effektiv bör den vara tydlig, relevant, taktfull i fraseologi och ton, kortfattad och informativ. Presentationer eller konversationer som bär dessa kännetecken kan vara ett ovärderligt verktyg för att säkerställa företagets hälsa och tillväxt. Oklar, felaktig eller obetydlig kommunikation kan å andra sidan slösa bort värdefull tid, främja anställda eller kunder och förstöra goodwill gentemot ledningen eller den totala verksamheten.

MUNTLIGA PRESENTATIONER

Den offentliga presentationen är allmänt erkänd som den viktigaste av de olika genrerna av muntlig affärskommunikation. Som det gäller alla typer av kommunikation är det första steget i att förbereda ett offentligt tal eller kommentarer att bestämma kommunikationens väsentliga syfte / mål. Som Hildebrandt, Murphy och Thomas konstaterar tenderar affärspresentationer att ha ett av tre allmänna syften: att övertala, att informera eller instruera eller att underhålla. Ut ur syftet kommer de viktigaste idéerna som ska ingå i presentationen. Dessa idéer bör undersökas grundligt och anpassas till publikens behov.

Idéerna bör sedan organiseras så att de inkluderar en introduktion, en huvudtext eller text och en sammanfattning eller slutsats. Eller som det gamla ordspråket om att hålla tal säger: 'Berätta för dem vad du ska berätta för dem, berätta för dem och berätta för dem vad du sa till dem.' Inledningen bör ta lyssnarens intresse och fastställa temat för resten av presentationen. Huvudkroppen bör koncentrera sig på betoningpunkter. Slutsatsen bör återställa nyckelpunkterna och sammanfatta det övergripande budskapet som förmedlas.

hur många barn har tia torres

Visuella hjälpmedel kan vara en användbar komponent i vissa presentationer. Oavsett om de projiceras från en dator, visas på svarta tavlor, torkplattor eller blädderblock, bör visuella hjälpmedel vara meningsfulla, kreativa och intressanta för att hjälpa talaren att få ett meddelande. Nyckeln till framgångsrik användning av visuella hjälpmedel är att de ska stödja temat för presentationen, hjälpa till vid överföringen men göra det utan att förringa genom att vara slarvigt, komplicerat eller till och med för underhållande.

När presentationen har organiserats och visuella hjälpmedel har valts bör talaren repetera presentationen högt och revidera efter behov för att passa tidsbegränsningar och för att säkerställa en grundlig täckning av huvudpunkterna. Det kan hjälpa till att öva framför en spegel eller framför en vän för att få förtroende. En bra muntlig presentation kommer att innehålla övergångsfraser för att hjälpa lyssnare att gå igenom materialet och kommer inte att vara för lång eller teknisk. Det är också viktigt för talaren att förutse frågor som publiken kan ha och antingen inkludera den informationen i presentationen eller vara beredd att ta itu med dem i en Q & A-session i slutet av presentationen. Professionell och nådig presentation är en annan nyckel till effektiv kommunikation, oavsett om inställningen är en konferens, en bankett, en semestermiddag eller en ledningsresa. 'Inse att när du talar vid ett affärsevenemang representerar du ditt företag och ditt kontor i det företaget', säger Steve Kaye i IIE-lösningar . 'Använd evenemanget som ett tillfälle att främja god vilja. Undvik klagomål, kritik eller kontroverser. Dessa kommer att främja publiken och förstöra din trovärdighet snabbt. Prata istället om vad publiken vill höra. Beröm din värd, hedra tillfället och gratulera deltagarna. Utstråla framgång och optimism. '

Muntliga presentationer kan levereras samtidigt (från en översikt eller anteckningar); genom att läsa från ett manuskript; eller från minnet. Det tillfälliga tillvägagångssättet framställs ofta som en metod som gör det möjligt för talaren att få ögonkontakt och utveckla en rapport med publiken samtidigt som relevant information förmedlas. Läsning från ett manuskript används oftare för längre och / eller detaljerad kommunikation som täcker mycket mark. Memorering används emellertid vanligtvis bara för korta och / eller informella diskussioner.

För att leverera effektiva muntliga presentationer krävs att en talare överväger sin vokalhöjd, takt och volym. Det är viktigt att införliva förändringar i vokal tonhöjd för att lägga betoning och undvika monotoni. Det är också bra att variera talhastigheten och ta med pauser så att lyssnaren kan reflektera över specifika delar av det övergripande budskapet. Att hitta rätt volym är också avgörande för en presentations framgång. Slutligen bör högtalare vara försiktiga med att inte lägga till främmande ord eller ljud - som 'um', 'du vet' eller 'okej' - mellan ord eller meningar i en presentation.

Icke-verbala element som hållning, gester och ansiktsuttryck är också viktiga faktorer för att utveckla goda muntliga kommunikationsförmågor. 'Ditt yttre utseende speglar ditt inre humör', bekräftade Hildebrandt, Murphy och Thomas. 'Således föreslår god hållning balans och självförtroende; stå varken vid stel uppmärksamhet eller med slarvig avslappnad draperad över pallen, men ställ upp med din vikt ungefär lika fördelad på varje fot. '' Viss rörelse kan vara till hjälp för att hålla lyssnarnas uppmärksamhet eller för att öka betoning, men konstant förskjutning eller stimulering bör undvikas. På samma sätt kan hand- och armgester användas för att peka, beskriva eller betona, men de bör varieras, noggrant anpassas och anpassas till publiken. Slutligen bör goda talare få ofta ögonkontakt med publiken, låta deras ansiktsuttryck visa sitt intresse för de idéer de presenterar och klä sig på ett sätt som är lämpligt för tillfället.

Småföretagare återspeglar den allmänna befolkningen genom att deras entusiasm för att tala offentligt varierar avsevärt för individ till individ. Vissa företagare tycker om rampljuset och trivs i miljöer som kräver offentliga presentationer (formella eller informella). Andra är mindre skickliga för att tala offentligt och undviker att placeras i sådana situationer. Men företagskonsulter uppmanar entreprenörer att behandla offentliga presentationer och muntlig kommunikationsförmåga som ett potentiellt ovärderligt verktyg för företagstillväxt. 'Du kan överväga att anställa en presentatör eller gå på en workshop om företagspresentationer', rådde Kaye. 'Dessa tjänster kan visa dig hur du maximerar din påverkan när du pratar. Att lära sig sådana färdigheter tjänar faktiskt som en långsiktig investering i din framtid som en effektiv ledare. '