KONTROLLENS SPÄNNVIDD

Begreppet 'kontrollpanel', även känt som ledningsförhållande, avser antalet underordnade som styrs direkt av en överordnad. Det är ett särskilt viktigt koncept för småföretagare att förstå eftersom småföretag ofta hamnar i trubbel när grundaren hamnar med en alltför stor kontroll. Omfattning av kontroll är ett ämne som lärs ut i ledarskolor och används i stor utsträckning i stora organisationer som militären, myndigheter och utbildningsinstitutioner. '' Men få företagare känner till begreppet eller är villiga att erkänna någon gräns för antalet personer de direkt övervakar '', förklarade Mark Hendricks i en artikel för Entreprenör tidskrift. När ett litet företags ägares kontrollområde blir för stort kan det begränsa tillväxten i hans eller hennes företag. Även de bästa cheferna tenderar att tappa sin effektivitet när de spenderar hela tiden på att hantera människor och deras frågor och inte kan fokusera på långsiktiga planer och konkurrensposition för hela verksamheten.

Begreppet kontrollpanel utvecklades i Storbritannien 1922 av Sir Ian Hamilton. Det uppstod från antagandet att chefer har begränsad tid, energi och uppmärksamhet att ägna åt sina jobb. I studier av brittiska militärledare fann Hamilton att de inte effektivt kunde kontrollera mer än tre till sex personer direkt. Dessa siffror har allmänt accepterats som 'tumregel' för kontrollspann sedan dess. Mer än ett decennium senare, A.V. Graicumas illustrerade begreppet kontrollpanel matematiskt. Hans forskning visade att antalet interaktioner mellan chefer och deras underordnade - och därmed hur mycket tid cheferna spenderade på tillsynen - ökade geometriskt när chefernas kontrollpanel blev större.

hur lång är brandi love

Det är viktigt att notera att alla chefer upplever en minskning av effektiviteten eftersom deras kontroll överstiger den optimala nivån. Med andra ord är de begränsningar som kontrollen omfattar inte brister hos vissa enskilda chefer utan snarare hos chefer i allmänhet. Dessutom är det viktigt att förstå att kontrollområdet endast hänvisar till direkta rapporter, snarare än till en hel företagshierarki. Även om en VD tekniskt kan kontrollera hundratals anställda, skulle hans eller hennes kontroll endast omfatta avdelningschefer eller funktionella chefer som rapporterade direkt till VD. 'När tillräckligt med hierarki ges, kan varje chef styra valfritt antal människor - om än indirekt', konstaterade Hendricks. 'Men när det gäller direktrapporter, föreslår teorin [om kontrollens omfattning] företagare måste respektera chefernas medfödda gränser.'

Entreprenörer och småföretagare är särskilt känsliga för att förlänga sin kontroll. När allt kommer omkring har många av dessa människor startat ett företag från grunden och är försiktiga med att förlora kontrollen över sin verksamhet. De väljer således att hantera massor av människor direkt, snarare än att delegera uppgifter till mellanledare, i ett försök att fortsätta att vara involverade i viktiga beslut när verksamheten växer. Men denna strategi kan slå tillbaka, som Hendricks förklarade: 'Att utvidga kontrollperioden utöver de rekommenderade gränserna ger dålig moral, hindrar effektivt beslutsfattande och kan orsaka förlust av smidighet och flexibilitet som ger många entreprenörsföretag sin kant.'

ORGANISERAR FÖR ATT OPTIMERA MANAGERS SPAN AV KONTROLL

Att skapa en optimal kontrollpanel för chefer är en av de viktigaste uppgifterna i att strukturera organisationer. Att hitta det optimala intervallet innebär att man balanserar de relativa fördelarna och nackdelarna med att behålla ansvaret för beslut och delegera dessa beslut. I allmänhet har studier visat att ju större organisationen desto färre personer ska rapportera till toppmannen. Chefer bör också ha färre direktrapporter om dessa underordnade interagerar ofta med varandra. I den här situationen slutar handledaren med att hantera både sitt eller hennes förhållande till underordnade och underordnade förhållanden med varandra.

Några andra faktorer som påverkar den optimala kontrollperioden inkluderar om arbetstagare utför rutinmässiga uppgifter (som kan möjliggöra en bredare kontroll) eller av stor variation och komplexitet (vilket kan kräva ett snävare kontrollområde) och om den totala verksamheten situationen är stabil (vilket skulle indikera ett bredare intervall) eller dynamisk (vilket skulle kräva ett smalare intervall). Andra situationer där en större kontroll kan vara möjlig inkluderar när chefen delegerar effektivt; när det finns personalassistenter för att screena interaktioner mellan chefen och underordnade; när underordnade är kompetenta, välutbildade och kan arbeta självständigt; och när underordnade mål överensstämmer med andra arbetares och organisationens mål.

Det finns fördelar och nackdelar med olika kontrollspann. Ett smalt kontrollområde tenderar att ge chefer nära kontroll över verksamheten och underlätta snabb kommunikation mellan chefer och anställda. Å andra sidan kan en smal kontrollperiod också skapa en situation där chefer är för involverade i sina underordnade arbete, vilket kan minska innovation och moral bland anställda. Ett stort antal kontroller tvingar chefer att utveckla tydliga mål och policyer, delegera uppgifter effektivt och välja och utbilda anställda noggrant. Eftersom anställda får mindre tillsyn, tenderar de att ta på sig mer ansvar och ha högre moral med ett brett spektrum av kontroll. Å andra sidan kan chefer med ett stort antal kontroller bli överbelastade med arbete, ha problem med att fatta beslut och förlora kontrollen över sina underordnade.

Med alla dessa faktorer att tänka på kan småföretagare bli överväldigade av uppgiften att hitta den optimala kontrollperioden. Men Hendricks hävdade att det inte borde vara för svårt att utvärdera situationen och fatta ett beslut. 'Tumregeln att en verkställande skulle övervaka tre till sex personer höll direkt ganska bra mot utmaningar från effektivitetsexperter, teambuilding-ivrare, teknologbuffs, empowerment boosters, megalomaniacs och andra beslutade att öka den accepterade kontrollperioden,' Hendricks skrev. 'Om beräkningarna är för mycket för dig, ta bara en titt på hur många timmar du arbetar. När arbetsdagarna för folket högst upp är dubbelt så mycket som de är för andra, är kontrollspelet överväldigat. '

För småföretagare som känner att de har för många direktrapporter och behöver minska kontrollpanelen kan lösningen innebära att anställa mellanledare för att ta på sig en del av ägarens ansvar eller omorganisera företagets rapporteringsstruktur. I båda fallen måste småföretagare balansera sin egen kapacitet och arbetsbelastning mot behovet av att kontrollera kostnaderna. När allt kommer omkring kan en minskning av entreprenörens kontrollpanel innebära kostnader för att betala extra löner för nyanställda eller utbilda befintliga anställda för att ta på sig tillsynsansvar. Trots de potentiella kostnaderna, hävdade Hendricks att en justering av kontrollspåret mot den optimala nivån kan leda till stora förbättringar för småföretag. 'Det finns den verkliga möjligheten att uppmärksamhet på kontrollpanelen kan leda ditt företag till en ny era av snabb, ihållande, lönsam tillväxt', sa han till entreprenörer. 'Det kan till och med vara enklare och roligare att driva ditt företag.'