Anvisningar för anställda , policy- och procedurhandböcker, anställdshandböcker - vad du än vill kalla dem - anses ofta vara ett nödvändigt ont av både anställda och arbetsgivare. De genererar vanligtvis oro från anställda, särskilt om de inte är tydliga, välskrivna och specifika för verksamheten och om de mest fokuserar på negativitet - med andra ord, bara vad man inte ska göra. Arbetsgivare tittar vanligtvis på dessa handböcker i termer av hur man täcker sina ... tillgångar ... i händelse av eventuella rättegångar.
Det finns dock ett bättre sätt.
Experter säger att små och medelstora företag kan skapa anställdemanualer som både skyddar dem från tvister och gör personalen lugn genom att i positiva ord stava företagets policy. För att ha en effektiv policymanual bör arbetsgivaren ta sig tid att identifiera vad som är viktigt för verksamheten, både för att hålla de anställda informerade och glada, liksom för att uppnå företagets affärsmål. 'Det kan fungera som en lekbok och stava spelreglerna för anställda om vad som förväntas av dem', säger Nancy Cooper, ordförande för arbets- och anställningsgruppen för Garvey Schubert Barer , ett advokatbyrå baserat i Portland, Oregon.
'Värdet är att anställda kan förstå vad som förväntas av dem och vad de kan förvänta sig av företaget', tillägger Paul Rowson, vd på Världen på jobbet , en global personalförening som fokuserar på ersättning, förmåner, arbetsliv och integrerade totala belöningar. 'Detta inkluderar hur lönebeslut kommer fram, hur de bedöms på deras resultat, hur företaget behandlar saker som sjukfrånvaro och andra förmåner, hur företaget ser på arbetslivsprogrammen och hur de kommer att behandlas i en tvist.' Att ha alla dessa frågor stavade i en handbok kan frigöra en anställd att göra sitt bästa arbete, tillägger han, utan oro för att en arbetsgivare kommer att behandla dem orättvist.
Men djävulen är i detaljerna, som de säger. Framgången för en anställds handbok är beroende av vad du inkluderar och hur du ordar policyer. Den första regeln för att skriva en vinnande spelbok är att den måste skrivas på ett tydligt, förståeligt sätt och återspegla företagets kultur. Vissa policyer måste finnas i handboken enligt lag. Det betyder att du bör ta dig tid att lära dig mer om lokala och statliga krav samt federala krav, säger Cooper. Andra policyer bör finnas i handboken för att skydda arbetsgivaren. 'Oavsett anledningen till politiken, bör alla tillämpas på ett konsekvent sätt', tillägger hon.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter HR-outsourcing för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
Följande guide beskriver vad du måste inkludera enligt lag, klausuler som juridiska experter säger att varje anställds handbok ska innehålla och sedan andra valfria bestämmelser som du kanske vill inkludera i en anställdshandbok för att få den att fungera för dig och dina anställda.
Vad ska man inkludera i en anställdshandbok: Handboksbestämmelser som krävs enligt lag
Innan man börjar skriva en anställdshandbok måste företagsledare förstå vad de behöver inkludera enligt lag. Det kan också avgöra hur du väljer att ställa in anställdens handbok.
Det första steget är att bekanta dig med federala, statliga och lokala anställningslagar som du måste följa - vissa måste till och med läggas upp i företagets anställdes handbok. US Department of Labor stavar information för arbetsgivare om federala lagar som påverkar arbetsplatsfrågor på sin webbplats på www.dol.gov . Om ditt företag verkar i mer än en stat kan du ha juridiska skäl för att skriva olika handböcker för anställda i varje stat. 'Varje stat har unika anställningslagar', säger Cooper. 'Många av lagarna på statsnivå säger att du måste ha det i handboken.'
hur gammal är nathan sykes
Andra frågor kan också påverka hur du närmar dig medarbetarhandboken. Om du till exempel har olika affärsenheter, till exempel en tillverkningsanläggning och en försäljnings- och forskningsanläggning, kanske du vill att kärnhandboken ska vara densamma för varje grupp anställda men du kanske vill inkludera specifika policyer för specifika affärsenheter , till exempel om en affärsenhet har ett fackförbund eller timlönade anställda, säger Cooper.
När du har bestämt hur du kommer att närma dig medarbetarhandboken måste du bestämma vilka policyer du måste inkludera enligt lag. Vissa företag erbjuder programvara eller mallar som kan vara en bra start för att hjälpa dig genom processen. Men politiken kan variera från stat till stat. Om du är osäker på vilka policyer som krävs enligt lag bör du kontakta personalorganisationer eller din anställningsadvokat. Många statliga arbetsavdelningar har också listor på sina webbplatser för arbetsgivare om lagar de måste följa när de gör affärer i staten och dessa kan vara till hjälp för att bestämma vad de ska inkludera i en anställdshandbok.
De policyer du behöver inkludera i en anställds handbok enligt lag kan innehålla följande:
- Familjepolicys för sjukvård . Den federala regeringens Family Medical Leave Act kräver att arbetsgivare av viss storlek måste ge anställda upp till 12 veckors obetald ledighet under en tolvmånadersperiod för födelse eller vård av ett barn, för att ta hand om en närmaste familjemedlem med ett allvarligt hälsotillstånd , eller om den anställde har ett allvarligt hälsotillstånd. Många stater har också sin egen policy när det gäller obetald familjelov.
- Politik för lika sysselsättning och icke-diskriminering . Det amerikanska arbetsdepartementet kräver att många företag lägger upp information om att verksamheten följer lagstiftning om icke-diskriminering och lika anställningsmöjligheter vid anställning och marknadsföring.
- Arbetarens ersättningspolicy . Många stater kräver att de anställda informeras skriftligen om arbetstagarens ersättningspolicy.
Bland andra lagar som kan kräva inkludering i anställdas handböcker är policyer för anpassning av funktionsnedsättningar, policyer för militärledighet, politik för ammande boende och brottsoffer lämnar politik.
Gräv djupare: Hur man monterar en anställdshandbok
Vad ska man inkludera i en anställdshandbok: Klausuler som varje anställds handbok bör innehålla
Det finns några allmänna ansvarsfriskrivningar som varje anställds handbok borde ha.
är paul jr fortfarande gift
- Inte ett kontrakt . Det är viktigt att påpeka att handboken bara är det - en handbok - och inte ger några löften om fortsatt anställning. Cooper rekommenderar följande formulering: 'Den här handboken är inte ett kontrakt, uttryckligen eller underförstått, och det garanterar inte heller anställning under en viss tid. Även om vi hoppas att vårt anställningsförhållande kommer att vara långsiktigt kan antingen företaget eller du avsluta förhållandet när som helst, med eller utan föregående meddelande, med eller utan anledning, i den utsträckning som lagen tillåter. '
- Handboken trumfar tidigare policydokument . Handboken bör klargöra att det är det ultimata ordet om företagets policy. Cooper föreslår att du använder följande språk: 'Denna anställdshandbok ersätter och ersätter alla tidigare policyer och procedurer inklusive, men inte begränsat till, alla memorandum eller skriftliga policyer som kan ha utfärdats om ämnena som omfattas av denna handbok.'
- Policyerna i handboken kan komma att ändras . Det är viktigt att lämna lite vinklande utrymme eftersom tiderna förändras, nya problem dyker upp och du kan behöva göra ändringar. Så här föreslår Cooper att du formulerar denna bestämmelse: 'De policyer som ingår i denna handbok är endast riktlinjer och kan komma att ändras eftersom företaget anser lämpligt och nödvändigt. Ibland kan du få meddelanden om nya eller modifierade policyer, förfaranden, fördelar eller program. '
- Sidan för medarbetarbekräftelse . För att skydda ditt företag och verifiera att dina anställda är medvetna om att ditt företag följer dessa lagar är det viktigt att inkludera en bekräftelsessida som den anställde undertecknar och returnerar. Bekräftelsen ska ange att den anställde förstår att det är deras ansvar att läsa och följa policyn. 'Du vill ha kvitteringssidan avtagbar från handboken', säger Cooper. 'När den väl har undertecknats måste den anges i personalens personalmapp.'
Gräv djupare: Verktyg: Bekräftelse av anställds handbokskvitto
Vad ska man inkludera i en anställdshandbok
Innan du skriver din medarbetarhandbok bör du också ta dig tid att avgöra vad som är viktigt för dig som företag. Bryr du dig om hur dina anställda ser ut när de är på jobbet? Vill du att de ska avstå från textmeddelanden när de är på jobbet? Bryr du dig om de bloggar om företaget? Om problemet är viktigt för dig och du har förväntningar på anställdas beteende bör du ta itu med det i en policy.
Viktiga frågor kan vara saker som anställdas förmåga att använda mobiltelefoner på jobbet eller under körning. hantera lämpligt sätt (eller olämpligt sätt) som anställda diskuterar arbetsgivaren i chattrum eller på bloggar efter timmar; eller till och med arbetsgivarens förmåga att ta itu med problem som skapas av sätten som de anställda använder sina datorer, e-post och röstbrevlåda, säger Cooper. 'En av de viktigaste sakerna att komma ihåg är att din handbok måste återspegla hur du gör affärer. Om du skriver en policy, var beredd att genomdriva policyn - oavsett om det är en policy som anger gränser eller en policy som stöder mål. Du måste ha din handbok till en riktig återspegling av ditt företag. '
Du måste också bestämma vilken ton du vill att din handbok ska ta. Många handböcker är skrivna ur det negativa 'ska inte' -perspektivet. Några av de mest effektiva manualerna är dock skrivna ur ett positivt perspektiv. 'Visst att anställda behöver veta vilken typ av beteende som kommer att orsaka problem, såsom överdriven frånvaro, men policyn behöver inte skrivas med fokus på straffet', säger Cooper.
Här är en riktlinje för vilka avsnitt du kanske vill inkludera i en anställds handbok:
1. Företagshistoria . Även om det inte krävs kan ett kort avsnitt som diskuterar företagets historia och dess uppdrag hjälpa till att ange tonen för en anställds handbok. Rowson säger att det här avsnittet kan innehålla diskussioner om ett företags uppdrag, vad är skälet till att vara, vem är dess kunder, vad är dess position på marknaden osv. ”Du kan prata om grundaren för att få en känsla av företagets historia. eller kultur, säger Rowson. 'Du kan lägga till en diskussion om ledarskapsteamet så att människor känner att de vet vem de äntligen arbetar för.' Cooper varnar för att inte göra några löften i det här avsnittet, som att lova att betala anställda den högsta dollarn inom ditt område, vilket kan vara svårt att upprätthålla om företaget hamnar i ekonomiska svåra tider.
2. Betald avstängningspolicy . I det här avsnittet anges företagets semesterpolicy, till exempel hur semestern tjänas och hur man planerar ledighet. Det bör också ställa ut vilka helgdagar företaget observerar, inklusive vilka helgdagar företaget stänger och, om företaget är en restaurang eller annat företag som håller öppet på helgdagar, hur anställda kompenseras för att arbeta semestern. Du kanske också vill ta itu med sjukfrånvaro, familjemedicinsk ledighet och andra typer av ledighet, till exempel militär makelov.
3. Anställds beteende . Under den här rubriken kan du diskutera närvaropolicyn, måltider och viloperioder och allmänna förväntningar på anställdas beteende. Detta kan innefatta att ange en policy mot diskriminering av anställdes trakasserier, rökförbud, en drogmissbrukspolicy, hur anställda kan använda Internet eller e-post och en klädkod - om du har den senare. Du kanske vill ta itu med hur anställda ska hantera konfliktlösning. Gör det här avsnittet mycket allmänt. 'Gå inte in för mycket i detalj', säger Cooper. 'Det är mänsklig natur att vilja ha en tvättlista över alla acceptabla saker men det är mänsklig natur att du också kommer att glömma något.'
4. Lön och kampanjer . Stava ut dina betalningsmetoder och låt anställda veta om de kommer att få betalt varje vecka eller varannan vecka eller vad som helst. Det är här du anger din övertidspolicy, definierar arbetstid och diskuterar din lönegradstruktur så att människor vet var de passar in i hierarkin, säger Rowson. 'Det sista du vill göra när du anställer någon är att överraska dem om när deras lönecheck kommer att komma', säger Rowson. 'Du vill låta folk veta hur ofta de får betalt och hur de får betalt, erbjuder du direktinsättning och hur många löneperioder det finns på ett år.' Du kan också prata om vilka typer av kompensationspaket du erbjuder, inklusive om anställda är berättigade till bonusar eller aktieoptioner och hur prestationsbedömningsprocessen fungerar. Cooper varnar för att om du stavar en företagspolicy för framsteg måste du komma ihåg att företaget och dess chefer alla behöver köpa in den policyn. 'Det är där de flesta företag gör misstag', säger hon. 'De lovar för mycket och de följer inte sin egen politik.'
5. Fördelar . I det här avsnittet, ge anställda en allmän översikt över de fördelar du erbjuder när det gäller vård, tandvård, syn, livförsäkring etc., men diskutera inte specifika försäkringar med specifika företag. 'Dina fördelar kan förändras ofta - förmodligen oftare än handboken gör', påpekar Cooper. Prata om vem som är berättigad, oavsett om det bara är heltidsanställda eller om deltidsanställda erbjuds ett förmånligt förmånspaket, adressera det också. Ange kriterierna för berättigande, när du kan anmäla dig till förmåner och vilka kritiska livshändelser är under vilka du kan ändra förmåner - såsom ett äktenskap eller ett barns födelse.
När all information har samlats i en anställdshandbok, se till att veterinären görs innan du distribuerar den till de anställda. Om det är möjligt bör en advokat involveras i förberedelsen av handboken. 'Om en arbetsgivare försöker spara pengar', säger Cooper, 'är det minsta som de borde göra att det granskas av en advokat när det är sammanställt.' Den granskningen, tillägger hon, kan bara hjälpa ditt företag att undvika framtida rättegångar som involverar anställdas beteende som är - eller inte - definieras i medarbetarhandboken.
Gräv djupare: Behöver du en policy för sociala medier?
hur lång är brennen taylor
Vad ska man inkludera i en anställdshandbok: rekommenderade länkar
Society for Human Resource Management
http://www.shrm.org
SHRM är världens största organisation som ägnar sig åt personalhantering och representerar mer än 250 000 medlemmar i mer än 140 länder.
US Department of Labor
http://www.dol.gov
Guider till federala arbetslagar på arbetsdepartementets webbplats kan hjälpa dig att se till att du täcker grunderna i din anställds handbok.
Handbok för småföretag
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Arbetsmiljöverkets handbok för småföretag kan hjälpa arbetsgivare att tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsplats för sina anställda.
Gratis modellhandbok
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com erbjuder en gratis modellhandbok. Alexander Hamilton Institutes fullständiga policyhandbok ($ 100) är en CD-ROM med redigerbara policyer med riktlinjer för stat. And Policies Now är ett lyxprogram (hrtools.com; $ 199) som använder en Q & A-guide för att hjälpa dig att anpassa en manual
Världen på jobbet
http://www.worldatwork.org
Denna globala personalförening fokuserar på kompensation, fördelar, arbetsliv och integrerade totala belöningar för att hjälpa organisationer att attrahera, motivera och behålla en begåvad arbetskraft.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter HR-outsourcing för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord säger ingen till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll bestäms helt av reporter och redaktör. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till dessa produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Denna reklammodell, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.
