E-post är valutan för affärskommunikation i dagens värld. Och även om det finns skärmar och ledningar mellan avsändare och mottagare är det fortfarande viktigt att upprätthålla behörighet och etikett. Att springa på och skriva på eller skriva irrelevanta fraser är lika illa som att muntligt spruta ut skräp framför kunder eller chefer. Att förbättra dina kommunikationsförmågor på detta sätt är viktigt om du vill lyckas i affärer.
Över 100 miljarder e-postmeddelanden skickas varje dag och den genomsnittliga tiden för att läsa var och en är 15-20 sekunder. Håll det kort, särskilt eftersom 65 procent av all e-post öppnas först på en mindre mobilskärm. Ett sätt att säkerställa att ditt meddelande tas emot - och att ditt rykte inte äventyras i processen - är att omedelbart eliminera dessa 10 meningslösa fraser från dina e-postmeddelanden.
1. 'Vänligen meddelas ...'
Denna fras används ofta för att den låter professionell, men den är alltid onödig. Var istället direkt och koncis. Om du tar dig tid att skriva ett e-postmeddelande vet mottagaren redan att din avsikt är att informera dem om något. Att berätta för dem att du ska göra det är att omedvetet förolämpa deras intelligens.
2. 'Tveka inte att kontakta mig ...'
När du använder den här frasen säger du återigen det uppenbara. Folk kommer att kontakta dig om de är intresserade av vad du skickade, eller om de har en fråga angående ditt meddelande. Eftersom de kan utöva sin digitala yttrandefrihet på egen hand behöver de inte att du bjuder in dem eller ger dem åtkomst att svara.
3. 'Jag bara ...'
Nyligen ruffade Ellen Leanse, grundare av Karmahacks, några fjädrar när hon kallade kvinnors överanvändning av ordet 'bara' i professionell kommunikation. I ett inlägg på LinkedIn argumenterar Leanse mot ordet - som hon hävdar att kvinnor använder tre till fyra gånger oftare än män - och säger:
Jag började märka att 'bara' inte handlade om att vara artig: det var ett subtilt meddelande om underordning, av respekt. Ibland var det självutsläppande. Ibland till och med dubbel. När jag började lyssna riktigt insåg jag att det att stryka det från en fras nästan alltid klargjorde och stärkte budskapet.
Oavsett om du håller med om hennes slutsatser eller inte (och flera andra framstående röster håller inte med), förtjänar hennes diskussion om 'bara' som ett 'barn', enligt Transactional Analysis-modellen som publicerades av Eric Berne, lite utforskning. Håll dig borta från den här frasen och välj mer definitivt språk istället.
4. 'Jag tror ...'
Avsändare inkluderar ofta 'Jag tror ...' för att minimera det potentiella slaget för framtida avslag, men när du använder den här frasen säger du till mottagaren att du inte är säker på dig själv. När du kommunicerar - i e-post eller i verkliga livet - måste du vara säker på ditt meddelande. Om du inte gör det riskerar du att mottagaren bortser från din åsikt och går vidare med en annan idé. Att visa förtroende på arbetsplatsen är en nyckel till framgång.
5. 'Bifogat, vänligen hitta ...' eller 'Bifogat, hitta ...'
Det kan verka mindre, men ingenting kan faktiskt bifogas i ett e-postmeddelande. Filer kan bifogas, men ingenting kan faktiskt placeras i ett e-postmeddelande. När man använder någon av dessa fraser undviker författaren att använda pronomen 'jag', men det gör att meningen låter arkaisk. Informera bara läsaren, 'Jag har bifogat ...'
6. 'Jag hoppas att du mår bra ...'
Denna fras skrivs vanligtvis vid två tillfällen. I ett fall visas det precis innan du träffar mottagaren med något som inte är önskvärt. Den andra är när du vill skapa en nära relation med eller äkta intresse för någon när det inte finns någon. Om du verkligen är intresserad av någons välbefinnande, prata om det direkt snarare än att använda denna fyllnadsfras.
7. 'Jag trodde att jag skulle nå ut ...'
Jag vet inte om dig, men den här frasen får mig att se ett barn som tar tag i något utom räckhåll från bilbarnstolens begränsningar. Det verkar också mycket blygsamt och visar osäkerhet. Istället skriver du helt enkelt ut ditt meddelande eller fråga och är direkt. Istället för att säga 'Jag trodde att jag skulle nå ut', säg 'Jag skulle vilja bjuda på dig lunch för att diskutera min affärsidé.' Att slå runt busken gör ingen tjänst. Gör istället din avsikt tydlig för mottagaren att se.
8. 'Kan jag välja din hjärna?'
Detta berättar i princip vem du än skickar ett meddelande till att du vill ta sin tid utan att erbjuda något av värde i gengäld. Gör istället en punkt för att dela en intressant eller hjälpsam inblick med mottagaren och låt den personen veta att du önskar en tvåvägs gata för samarbete mellan er två i framtiden.
hur mycket väger susan lucci
När jag ställde in talförlopp, fann jag att den här trubbiga metoden fungerade bäst - vilket resulterade i en framgångsgrad på 52 procent när jag fick ett uppföljningsmeddelande, jämfört med 20-27 procents svarsfrekvens med de andra metoderna jag försökte.
9. 'Till vem det kan oroa sig ...'
Det finns några scenarier där frasen är lämplig, men de är få och långt ifrån. Om du vet vem ditt meddelande rör, adressera personen direkt istället för att gömma dig bakom denna introduktion. Att använda ovanstående fras istället för att namnge individen gör att du verkar otillförlitlig och onödigt formell. Tryck på Delete-knappen innan du skickar ett e-postmeddelande som innehåller dessa ord.
10. 'Med vänliga hälsningar ...'
Tidigare var denna fras en populär förkortning av mer berörda stängningar, men i dagens e-postkommunikation låter det väldigt formellt och uppriktigt. Generellt kan du stänga ett e-postmeddelande med ett enkelt 'tack' eller bara ditt namn. 'Skål' är ett annat roligt alternativ som förmedlar välbehag utan att komma över som täppt eller fastnat. Dessa dagar förstår vi alla när ett meddelande har avslutats. Det finns ingen anledning att gå långt med en formell avslutning.
Steg upp till tallriken och skriv bättre e-post. Dina kollegor kommer att uppskatta kortfattningen av dina meddelanden och du får ett bättre svar när dina förfrågningar är tydligare. Det finns inget behov av fluff och fyllmedel i e-post. Säg bara vad du menar. Resultaten kommer att tala för sig själva.
Vilka fraser irriterar dig mest i e-post? Dela dina största sällskapsdjur med e-post i kommentarerna nedan.
