Att bara skjuta upp din e-postapp gör att dina axlar griper upp. Och spänningen för den kommande semestern försvåras av tanken att välkomnas hem av tusentals obesvarade e-postmeddelanden.
Om du läser och svarar på e-postmeddelanden lämnar du dig utmattad och förtryckt är det dags att få din inkorg under kontroll .
Detta fungerar inte
Om du är som de flesta klickar du på specifika meddelanden för att se vad som händer. Ibland svarar du. Ibland markerar du något som läst. Andra meddelanden som du läser stänger sedan, eventuellt 'stjärna' dem med avsikt att komma tillbaka till dem senare.
Detta fungerar inte eftersom du nästan aldrig får gå tillbaka till dem. Under tiden kommer nya e-postmeddelanden som skjuter de äldre längre ner i listan ... och längre bort från ditt medvetande.
När din inkorg blir rörig och fastnar, gör ditt sinne det också. Och alla dessa obesvarade e-postmeddelanden gnäller i bakhuvudet som Damocles svärd.
Inte konstigt att du inte kan fokusera. Inte konstigt att meddelanden faller igenom sprickorna. Inte konstigt att du är stressad.
Ändra hur du tänker på din inkorg
Två enkla paradigmskift kan ha en tektonisk inverkan på din inkorg:
Paradigm Shift # 1: E-post ska inte finnas i din inkorg.
Tänk på din inkorg som din köksbänk och en inkorg full av nya meddelanden som en stor påse matvaror. Du skulle inte lämna matvarorna på disken, eller hur?
Nej, du skulle sätta färskvarorna i kylen, konserver i skåpet, socker och mjöl i skafferiet. Du får idén.
Så varför lämnar du alla dessa e-postmeddelanden i din inkorg? Lägg bort dom!
Paradigm Shift # 2. Det är bättre att söka än att sortera.
En gång i tiden var du tvungen att sortera varje e-post i någon form av detaljerad mappstruktur. Men de dagarna är för länge borta.
Det bästa sättet att 'lägga undan' e-post i dessa dagar är, så snart du har behandlat det, arkivera det.
varför lämnade laura thomas abc15?
Oroa dig inte, meddelandet är inte borta. Du hittar den när du vill genom att använda e-postappens sökfunktion.
Sätt dessa paradigmskift på jobbet
Hur tillämpar du dessa grundläggande paradigmer? Jag vill låna en ram som min vän Ari Meisel beskriver i sin bok, Mindre att göra, mer att leva .
När du sitter för att kontrollera dina e-postmeddelanden måste du göra något åt varje e-postmeddelande.
Stäng av dina e-postaviseringar som en sidoanteckning och leta inte efter nya e-postmeddelanden var femte minut. Blockera, säg 30 minuter åt gången och kontrollera e-post bara 2-3 gånger om dagen.
Nu när du tittar på ett nytt e-postmeddelande, gör omedelbart något av följande:
Hantera det
Om det bara tar 1-3 minuter, fortsätt och svara på e-postmeddelandet. Arkivera det sedan.
Radera det
Om det inte finns någon åtgärd för dig att ta emot e-postmeddelandet, bli av med det genom att arkivera det. I själva verket raderar du e-postmeddelandet från din inkorg men du kan fortfarande hitta det senare om du behöver.
Skjuta upp det
Nu om du behöver svara på ett e-postmeddelande men inte kan göra det just nu kan du skjuta upp det på ett av flera sätt:
- Flytta den till en att göra-mapp
- Lägg till e-postmeddelandet i Gmail-uppgifter (eller en liknande funktion i din e-postapp)
- Skicka det till ditt Asana-konto för att göra det till en uppgift
- Använd Boomerang, ett gratis plugin, för att skicka e-postmeddelandet tillbaka till dig på ett framtida datum
Genom att följa stegen ovan slutar dina e-postmeddelanden att ackumuleras i din inkorg.
Vart ska man gå härifrån?
Från och med nu, agera på varje del av e-postmeddelandet för att ta bort det från din inkorg: Ta itu med det, ta bort (arkivera) det eller skjut upp det. Oavsett vad du gör med dina nya e-postmeddelanden, låt dem inte sitta i din inkorg!
Och vad sägs om eftersläpningen av e-postmeddelanden i din inkorg?
Välj en tröskel eller period då e-postmeddelanden i en viss ålder inte längre är viktiga. Ta till exempel alla e-postmeddelanden som är äldre än sex veckor (eller vilken tröskel du väljer), markera dem som lästa och arkivera dem.
För de återstående e-postmeddelandena, lägg dem bort en gång för alla.
Det kan ta några timmar, men innan du vet ordet av det har du uppnått Inbox Zero.
Din inkorg - såväl som ditt sinne - har blivit överflödig. Du kan andas lätt nu och njuta av e-post igen.
