Uttrycket '' system för förslag till anställda '' avser en rad olika ansträngningar som företag gör för att få och använda input från sina anställda i hopp om att uppnå kostnadsbesparingar eller förbättra produktkvalitet, effektivitet på arbetsplatsen, kundservice eller arbetsförhållanden. Dessa ansträngningar sträcker sig från att helt enkelt placera förslagslådor i gemensamma utrymmen till att genomföra formella program med kommittéer för att granska idéer och belöningar för dem som antas. De idéer som genereras kan sträcka sig från enkel förbättring av arbetslivskvaliteten, som att sätta ett kylskåp i kafferummet, till större effektiviseringsfrågor som kan spara företaget tusentals dollar per år, som att byta alla säljares mobiltelefoner från enskilda kontrakt till ett gruppavtal. med en rabattleverantör. 'Förslagsprogram skapar en vinn-vinn-situation', skrev Kate Walter HR-tidningen . 'Mer engagemang och insatser för anställda och förbättrad effektivitet och kostnadsbesparingar för arbetsgivare.'
'Företag som skapar effektiva förslagssystem finner att anställda har bra idéer som kan sänka kostnaderna, öka intäkterna, förbättra effektiviteten eller producera högre kvalitet', säger Charles Martin, författare till Förslagssystem för anställda: Öka produktiviteten och vinsten . 'Anställda arbetar bättre tillsammans som ett team och skickar ofta idéer som ett team. Och de börjar tänka mer som chefer och ser bortom ramen för sina egna jobb. '
Vissa företag antar att eftersom de odlar ett öppet förhållande mellan anställda och företagsledning kommer idéer till förbättringar att dyka upp informellt utan uttrycklig uppmaning. Men experter noterar att formella förslagssystem uppmuntrar anställda att verkligen tänka på sina jobb och vill delta i driften av företaget. Formella förslagssystem låter anställda veta att deras idéer värderas. Sådana system kan till och med öka motivationen och främja lojalitet och lagarbete bland anställda. Och dessa fördelar kommer utöver den positiva inverkan som anställdas förslagssystem kan ha på företagets resultat. 'Det kan inte förnekas att den verkliga experten är den person som gör jobbet; därför är det bästa stället att gå när förbättringar eftersträvas, säger konsult Tomas Jensen, vd för Center for Suggestion System Development, till Susan Wells, som publicerades i HR-tidningen . 'Miljoner dollar sparas genom att lyssna på företagets största tillgång - dess mänskliga resurs.' Wells fortsatte med att diskutera en studie av Employee Involvement Association (EIA) som avslöjade besparingar på mer än 624 miljoner dollar 2003 i 47 företag där 450 000 personer deltog i program.
ELEMENT I ETT FRAMGÅNGT FÖRSLAGSSYSTEM
'Målet med ett framgångsrikt förslagssystem är att utnyttja alla anställdas tankar och kreativa tankar för att förbättra arbetsprocessen och produkterna', skrev Robert F. Bell i IIE-lösningar . 'För att göra det krävs korrekt förståelse för alla av processen, ledningssupport för systemet, uppmuntran och meningsfulla belöningar och en struktur för att se till att ingenting faller igenom sprickorna.' Elementen i ett framgångsrikt förslagssystem kan delas in i fyra huvudområden: ledningsstöd, programstruktur, programsynlighet och marknadsföring samt erkännande och belöningar.
Ledningsstöd
Det första inslaget i ett framgångsrikt förslagssystem för medarbetare är att visa inköp från toppledningen. Chefer måste visa entusiasm och engagemang gentemot programmet om det ska generera önskat resultat. En mindre företagare kan börja med att dela sin vision för företaget med anställda. Anställda som förstår företagets övergripande uppdrag är mer benägna att skicka värdefulla idéer som hjälper företaget att uppnå sina mål. Nästa steg kan vara att se till att linjechefer stöder förslagssystemet och inte känner sig hotade av det. Det är också viktigt för chefer att ta upp ämnet ofta vid möten och införliva de positiva resultaten av anställdens förslag i periodiska framstegsrapporter. Chefer bör också uppmuntras att skicka in förslag själva, även om de i allmänhet inte bör belönas för idéer som faller under deras normala strategiska planeringsansvar.
Programstruktur
Nästa element i ett framgångsrikt system för anställds förslag är struktur. Experter rekommenderar att du placerar ansvaret för programutveckling och implementering hos en enda administratör. Denna person bör börja med att välja en anställdskommitté - från alla delar av organisationen och representera olika demografiska grupper - för att hjälpa till att administrera olika faser. Administratören och anställdskommittén bör sedan utveckla tydliga regler som styr anställdas ansträngningar när det gäller att ge förslag. Förslagsprogram tenderar att bli mer framgångsrika när anställda uppmuntras att lämna rimliga förslag inom parametrarna för sin egen arbetserfarenhet. 'Det verkliga målet är att generera så många idéer som möjligt, och med tiden förbättra kvaliteten på förslagen genom feedback och uppmuntran,' noterade Bell. Det är viktigt att utveckla ett tydligt policyuttalande som täcker alla aspekter av förslagsprogrammet och se till att både chefer och anställda förstår det. Om anställda ser på processen som öppen och ombord kommer det att hjälpa till att eliminera misstankar om hur idéer granskas och belönas.
hur lång är james sele
Programmets synlighet
En annan viktig del av framgångsrika förslagsprogram för anställda är synlighet. När allt kommer omkring kan inte anställda förväntas delta i ett program om de inte blir medvetna om det. Experter rekommenderar att lansera förslagsprogram på ett mycket offentligt sätt, med tillkännagivanden, nyhetsbrev, fester etc. Anställda bör komma med idén att ledningen avser att ta full hänsyn till alla förslag och planer att agera på de bästa i rätt tid. Själva förslagssystemet bör också publiceras allmänt och marknadsföras. Exempel på möjliga system inkluderar den välbekanta förslagslådan med skriftliga formulär; den gammaldags anslagstavlan för att lägga upp idéer och resultat; en speciell avgiftsfri telefonlinje som gör det möjligt för anställda att ringa in förslag; eller mer sofistikerade system baserade på e-post eller inlägg till en dedikerad webbplats. När systemet väl har introducerats är det viktigt att följa upp löpande marknadsföringsaktiviteter för att upprätthålla anställdas intresse.
Erkännande och belöningar
En annan viktig del av framgångsrika förslagssystem är att känna igen deltagarna och ge belöningar för bra idéer. Anställda är mycket mer benägna att delta i ett förslagsprogram om idéerna de skickar in får snabba och tankeväckande svar från ledningen. Experter rekommenderar att man ställer in en tidtabell där mottagandet av en idé kommer att erkännas (allt från 24 timmar med elektroniska system till en vecka med mer traditionella system). Då bör anställda meddelas inom 30 dagar om deras idéer kommer att antas eller inte. Även i de fall en idé inte används bör den anställde som skickade den tackas för hans eller hennes deltagande i programmet. Det kan vara bra att ge en liten, konkret belöning till anställda som för första gången skickar en idé till förslagssystemet, till exempel en T-shirt, penna eller paraply.
För att säkerställa att ett förslagssystem blir framgångsrikt är det också viktigt att publicera de förslag som används och deras positiva inverkan på företaget. Ett sätt att göra detta kan vara att hålla en årlig middag som hedrar de människor som kom med förslag under året. Många företag etablerar också belöningssystem för anställdes idéer som leder till kostnadsbesparingar eller processförbättringar. Till exempel distribuerar vissa företag en bråkdel av alla besparingar som erbjuds av anställds förslagssystem som en del av deras årliga vinstdelningsprogram. Experter erkänner att det kan vara komplicerat att utveckla ett lämpligt belöningssystem som erkänner värdefulla medarbetares bidrag utan att skapa svartsjuka och förbittring bland medarbetare. Vissa föreslår att denna uppgift bäst kan delegeras till en rådgivande kommitté för medarbetare. Nyckeln är att utvärdera idéer baserat på faktorer som innovation och uppfinningsrikedom samt penningvärde när man skapar belöningar.
GEMENSAMMA ORSAKER FÖRSLAGSSYSTEM FELAR
'I vissa företag skickar anställda en översvämning av användbara idéer till den högre ledningen. I andra är botten av förslagslådor belagda med damm ', skrev en bidragsgivare till Executive kvinna . 'Vad är skillnaden? Det är inte kvaliteten på de anställda utan kvaliteten på ledarskapet de får. ' Det finns ett antal anledningar till att förslagssystem inte kan generera ett positivt svar bland anställda. I sin artikel för IIE-lösningar , Bell beskrev flera vanliga problem som företag upplever när de implementerar och administrerar förslagssystem.
Till exempel kan anställda känna sig ovilliga att ge förslag om de tror att ledningen inte verkligen är intresserad av deras idéer. Om företaget bara ger en lunken inbjudan för förslag eller skapar en atmosfär som kan uppfattas som skrämmande, är det troligt att anställdsförslag inte kommer. Företaget skulle förmodligen uppleva liknande problem med att få fram förslag om ledningen var oklar om vem som var inbjuden att delta i programmet eller placerade för många strikta regler för deltagande.
Andra vanliga problem med anställds förslagssystem involverar ledningens svar på förslag. Det är osannolikt att anställda kommer att delta i programmet om de upplever ett långsamt svar eller inget svar på deras förslag. Ett förslagssystem kommer också att misslyckas om det inte finns någon tydlig förklaring om godkännande eller avslag på förslag, eller om anställda uppfattar att ledningen gör partiska bedömningar om vilka förslag som ska godkännas. Slutligen tenderar förslagssystem att skapa problem för en organisation när belöningarna för goda idéer är inkonsekventa eller oförutsägbara.
BIBLIOGRAFI
Bell, Robert F. 'Konstruera ett effektivt förslagssystem.' IIE-lösningar . Februari 1997.
Chanesky, Wayne S. 'The Suggestion Box Syndrome.' Modern maskinbutik . Februari 2006.
Dempsey, Mary. 'Förslagens kraft.' Crain's Detroit Business . 6 mars 1995.
Martin, Charles. Förslagssystem för anställda: Öka produktiviteten och vinsten . Crisp Publications, 1997.
'Återlämnande av förslagslådan.' Branschvecka . 19 januari 1998.
hur gammal är jim cantore
'Sex sätt att få bra idéer från anställda.' Executive kvinna . Mars-april 1996.
Ulfelder, Steve. 'Beyond the Suggestion Box: How managers at the Best Places-företagen uppmuntrar det fria flödet av idéer, förslag och innovationer.' Computerworld . 27 juni 2005.
Walter, Kate. 'Medarbetaridéer tjänar pengar.' HR-tidningen . April 1996.
Wells, Susan J. 'Från idéer till resultat.' HR-tidningen . Februari 2005.
