Efter att ha arbetat med både nystartade företag och stora företag i mer än 25 år har jag sett chefer bli så förtjusta över sina 'störande' framtidsvisioner, de försummar de kortsiktiga planerna som får saker att gå. Jag har också sett ledare så fokuserade på implementering att de förlorar sitt syfte och strategi ur sikte.
Verklig framgång uppstår när du kombinerar helheten med konkret handling. Ett medelstort tillverkningsföretag som jag nyligen arbetat med, till exempel, ville skapa en affärsstrategi. Utmaningen var att deras ledare hade så många projekt igång, att folk knappt hade tid att träffas för att formulera sin plan. Ledningsgruppen träffades så småningom och listade sina högsta prioriterade möjligheter för året. Vi tittade sedan på dem med en ny strategisk lins - istället för att beskriva 'planer' definierade de projekt 'charter' för var och en. Genom att göra det kunde de gå tillbaka och se sin portfölj av möjligheter med en ny lins som hjälpte dem att omprioritera sitt fokus och ge finansiering till projekten med störst uppåtriktning.
En projektstadga är mycket kort dokument, helst en sida, som visar dina övergripande mål och framgångsfaktorer för att uppnå dem. Det är i grunden ett fuskark som håller dig och ditt team fokuserat på det som betyder mest över tiden.
När du skapar din projektcharter, överväg dessa kategorier och frågor:
- Vad är ditt övergripande mål? (Vad är det största problemet eller tillfället du kommer att ta itu med?)
- Vad är omfattningen? (Vad kommer du att göra kontra uttryckligen inte som en del av projektet?)
- Vem är inblandad? (Vilka personer eller grupper måste vara involverade och vilken roll spelar de?)
- Vad är affärsfallet? (Vilka är de ekonomiska eller andra fördelar som projektet kommer att ge organisationen, kunderna eller andra intressenter?)
- Vilka är framgångsmåtten? (Vilka mätbara mätvärden kommer du att använda för att bedöma framgång?)
- Vilka resurser krävs? (Vilken finansiering, tid, material eller andra resurser behövs?)
- Vad är tidslinjen? (Vilka är de viktigaste faserna eller milstolparna?)
- Vilka är riskerna? (Vilka hinder kan förhindra framgång?)
- Vilka är framgångsfaktorerna? (Vad måste göras eller införas för att säkerställa framgång?)
Du kan enkelt ändra frågorna så att de passar dina behov genom att lägga till eller ersätta några av de frågor som anges ovan.
En projektstadga är ett strategiskt verktyg för att kommunicera vad du gör och hur, utan att gå vilse i ogräset. De bästa ledarna engagerar sina team för att bygga stadgan från grunden eftersom de vet att människor stöder det de hjälper till att skapa.
