Undersökning, efter undersökning, efter undersökning överens - möten är ett fruktansvärt slöseri med tid och alla hatar dem.
Men om varje levande själ på ditt kontor stönar när en ny mötesinbjudan kommer in, varför tillbringar du fortfarande en betydande del av din vecka i konferensrum?
nettoförmögenhet styrka blomma
En del av svaret är förmodligen ineffektiva mötesmetoder. En del av problemet kan lindras genom att lära sig att köra ett snabbt och produktivt möte. Men några av dessa sammankomster är utom reparation och borde helt enkelt inte hända - åtminstone för dig.
Denna sista typ av möte kan inte fixas med bättre logistik. De behöver helt enkelt tas bort från ditt schema. Det är där du stöter på en annan stor anledning till uthålligheten att möta uppblåsthet - det är svårt att säga nej till dem. Om inbjudan kommer från din chef, vill du inte förolämpa nyttan med samlingen. Detsamma gäller för en kollega och klienter kan vara svårast att avvisa av alla.
Men förtvivla inte, det är möjligt att gå artigt ut från mötena utan att förolämpa någon eller se lat ut. På HBR nyligen erbjöd Liane Davey, medgrundare av 3COze specifika förslag baserade på vanliga mötesfrågor .
1. När du inte är redo för mötet
Inte för att du är en slacker, förstås, utan för att teamet inte har haft tillräckligt med tid att undersöka, tänka, förbereda etc. om de ämnen som ska diskuteras. I det här fallet föreslår Davey att man försöker skjuta upp samlingen med hjälp av språk som: 'Det här är ett intressant ämne. Baserat på våra nuvarande prioriteringar är jag inte säker på att vi är redo för en produktiv konversation ännu. Skulle det vara möjligt att driva tillbaka mötet och låta arbetsgruppen göra lite mer framsteg innan vi träffas? '
2. Vid behov saknas människor
Ibland kan du upptäcka ett tidskrävande möte en mil bort. Till exempel när alla relevanta parter som behövs för att fatta ett beslut inte kommer att vara närvarande, vet du att du definitivt inte kommer att lämna med handlingsföremål i handen.
Markera frågan till inbjudaren genom att säga något så här: 'Jag ser fram emot att fatta några beslut i den här frågan. Från mötesinbjudan ser det inte ut som produktion [eller vem som helst] är inblandad. Jag skulle vilja vänta tills någon från Production är villig att gå med. Annars kommer vi inte att kunna fatta några beslut. '
3. När du är fel person att bidra
Ibland är problemet inte något som ligger i det planerade mötet - det är du. Du vet helt enkelt inte tillräckligt eller är inte inblandad i frågan på rätt sätt för att med fördel bidra. Davey erbjuder detta exempelmanus för dessa situationer: 'Jag är smickrad över att du är intresserad av mina inlägg. Jag tror inte att jag är bäst kvalificerad i detta ämne. Jag grävde lite och det ser ut som att Pat skulle ha det nödvändiga sammanhanget. Skulle du vara bekväm att bjuda in Pat snarare än mig? ' (Förlåt, Pat.)
Alternativt kan du sparka ansvaret att ta hand om en underordnad eller upp till din chef. I hela inlägget , Davey erbjuder föreslagna språk för dessa fall också.
4. När tidpunkten är enormt obekväm
I ytterligare andra fall är mötet välorganiserat och du kan bidra, men tidpunkten för mötet är bara hemskt för din produktivitet. Är du fast? Nej, säger Davey, som föreslår att du väljer bort men 'ta några minuter att hämta några anteckningar och att informera stolen eller en lämplig deltagare.'
Som svar på inbjudan erbjuder hon det här föreslagna språket: 'Detta kommer att bli en viktig diskussion. Jag kan inte delta, men jag kommer att hitta lite tid att dela med mig av mina tankar så att du kan inkludera dem i diskussionen. '
bridget moynahan födelsedatum
5. När det mesta av mötet är irrelevant för dig
Vad sägs om när bara en av fem eller tio punkter på agendan vid ett kommande möte är relevant för dig? Sitt inte bara där och vrid tummen genom 80 procent av diskussionen, råder Davey. Istället gör det klart att du kommer att dricka ut tidigt genom att svara på inbjudan något så här: 'Skulle det vara möjligt att täcka diskussionen om det nya märket som den första punkten på agendan? Jag kan inte stanna under hela mötet men jag skulle verkligen vilja bidra med det. '
Att säga nej är naturligtvis inte bara svårt när det gäller möten. Du kommer troligen att stöta på samma problem med missuppfattade eller felriktade förfrågningar även i andra delar av ditt arbetsliv. Tack och lov finns det lika bra råd där ute på det exakta sättet att snyggt säga nej till andra vanliga kontor frågar också.
