Vi önskar alla att vi kan bli mer produktiva. Men hur är det möjligt när uppdrag fortsätter att staplas, den senaste säsongen av Orange är det nya svarta har precis dykt upp på Netflix, och du har en uppsjö av e-postmeddelanden, texter och meddelanden från sociala medier som distraherar dig?
Under den senaste månaden har jag haft ALT för mycket på gång. Jag har tappat bollen åt vänster och höger. Detta är oacceptabelt om du är företagare. Jag har folk som litar på mig och jag borde inte låta det hända. Det fick mig att utvärdera saker som dödar min produktivitet.
Det första steget jag var tvungen att göra var att identifiera tidsförlorarna och knäppa dem i knoppen så att jag kunde hålla mig produktiv. Här är åtta tidslösare som jag märkte att min produktivitet dödade och de flesta människor jag jobbar med.
1. Ständigt kontrollera dina e-postmeddelanden.
Det borde inte komma som en överraskning att e-post är en av, om den största, tidsödande. Trots allt skickas mer än 200 miljarder e-postmeddelanden varje dag och det har visat sig att den genomsnittliga medarbetaren kontrollerar sin e-post 36 gånger i timmen. Och vi är alla skyldiga till det. Jag kan inte berätta hur många gånger jag bara har skrivit en artikel för att bli distraherad av ett e-postmeddelande, varken på min bärbara dator eller smartphone.
Jag förstår helt att du inte kan låta en klient eller din chef hänga genom att inte svara på ett e-postmeddelande, men många gånger får vi nyhetsbrev eller kuponger som vi slutligen klickar på, vilket leder oss till att surfa på en webbplats. För att du ska vara produktiv måste du begränsa den tid du spenderar på att kontrollera dina e-postmeddelanden.
Vissa organisationer har faktiskt installerat filter på e-postprogram. Den här arkiverar alla inkommande meddelanden så att de kan läsas senare. Även om förbud mot e-post är ett sätt att lösa detta problem kan det vara lika effektivt att begränsa e-postkontroller till vissa tider. Du kan till exempel avsätta tjugo minuter tre gånger om dagen för att kontrollera och svara på dina e-postmeddelanden.
Om du är orolig för att dessa meddelanden toppar din nyfikenhet för mycket kan du stänga av dina meddelanden på både din bärbara dator och din smartphone.
2. Automatiserar inte dina sociala mediekonton.
Medan sociala medier är ett av de bästa verktygen för att sprida varumärkesmedvetenhet, nätverk, hålla dig uppdaterad om de senaste branschnyheterna och komma ikapp med vänner eller familj, är det en annan enorm tidsödande. I själva verket spenderar vi i genomsnitt 118 minuter per dag på sociala medier. Om du inte är chef för sociala medier behöver jag inte spendera så mycket tid på sociala medier.
brent smith och teresa collier
Som med dina e-postmeddelanden, planera vissa tider under dagen för att titta på och uppdatera dina sociala kanaler, till exempel under din pendling till och från jobbet. Du kan också använda blockerare som Cold Turkey och hålla bort dina aviseringar. Jag föreslår också att du använder sociala mediehanteringsverktyg som Hootsuite så att du kan schemalägga alla dina sociala medieuppdateringar i förväg från en instrumentpanel.
3. skrymmande att-göra-listor.
Oavsett om du skriver ner dina att-göra-listor i en anteckningsbok eller använder ett verktyg som Evernote, kan att-göra-listor vara en verklig livräddare eftersom det minskar stressen att försöka komma ihåg saker som ett möte eller vad du måste hämta i mataffären. Att göra-listor kan också hjälpa dig att hålla dig på rätt spår genom att markera de viktigaste uppgifterna du behöver utföra.
För att att göra-listor ska vara effektiva och för att förhindra att du blir överväldigad måste du hålla dina listor korta, vanligtvis cirka tre av dina viktigaste saker per dag. Du bör också skriva ner dina listor kvällen innan så att du vaknar på morgonen och kan börja ta itu med din lista.
4. Multitasking.
Multitasking fungerar inte. 'När det gäller uppmärksamhet och produktivitet har våra hjärnor en begränsad mängd', säger Guy Winch, doktor, författare till Känslomässig första hjälpen: Praktiska strategier för att behandla misslyckande, avslag, skuld och andra vardagliga psykologiska skador .
'Det är som ett cirkeldiagram, och vad vi än arbetar med kommer att ta upp majoriteten av den cirkeln. Det finns inte mycket kvar för andra saker, med undantag för automatiska beteenden som att gå eller tuggummi. '
hur lång är baby bash
Multitasking slösar bort produktiviteten, för när du växlar fram och tillbaka mellan uppgifterna läggs din uppmärksamhet på att växla.
Gör en sak i taget. När du har slutfört en uppgift kan du gå vidare till nästa.
5. Att vara perfektionist.
När du har orealistiskt höga standarder kommer du att ägna mer tid än du borde på en uppgift. Även efter att det är klart gör du fortfarande ändringar för att göra det 'perfekt'. I andra fall kan du vara en perfektionist eftersom det inte gick för dig. Det betyder att du kan ge upp ett projekt som du redan började arbeta med.
Så här är det. Perfektion är ett omöjligt mål som inte bara dödar din produktivitet utan också skadar din hälsa.
Att övervinna denna mentalitet är ingen lätt uppgift. Men du kan börja med att fokusera på att få ditt arbete. Till exempel får du bara projektens första ben. Du kan alltid gå tillbaka och göra det 'perfekt' senare.
Du kanske faktiskt märker att det inte är så illa som du trodde. Du måste också acceptera misslyckande. Det händer oss alla. Istället för att låta det konsumera dig, lär dig av dina misstag så att du inte upprepar dem.
6. Onödiga möten.
Visste du att det är 25 miljoner möten dagligen bara i USA? Problemet med det är chefer har medgett att dessa möten är misslyckanden, vilket innebär att organisationer slösar bort tid och pengar med onödiga möten.
Om du vill att möten ska vara produktiva, håll dem under 30 minuter, ställ tydliga förväntningar, skicka material i förväg, börja och sluta i tid och håll fokus. Jag skulle också rekommendera att du frågar om ett möte verkligen är nödvändigt. I de flesta fall räcker ett snabbt e-post- eller telefonsamtal.
7. Säg 'Ja.'
Det är förståeligt att du inte vill göra andra besvikna, men det är inte möjligt för dig att hålla alla nöjda. Du gör dig själv en stor tjänst genom att säga 'ja' till alla eftersom du slutligen sprider dig för tunn.
Var ärlig mot andra och informera att du helt enkelt inte har tid att leda ett möte, skriva ett blogginlägg eller vad det än är som de begär. Du kan sedan erbjuda att komma tillbaka till deras begäran när du har tillgång.
8. Uppskjuta svårare uppgifter.
Vi har alla de uppgifter som vi antingen inte vill göra eller tycker är för utmanande. I slutändan driver vi bort dessa uppgifter till en annan tid och jobbar med de enklare uppgifterna istället. Det förändrar inte det faktum att uppgiften försvinner. Istället för att låta det hänga över huvudet måste du bara bita i kulan och få det gjort.
Att undvika denna typ av förhalning säkerställer att du förblir produktiv dag in och dag ut.
