Redaktörens anmärkning: Inc.com-kolumnisten Alison Green svarar på frågor om arbetsplats- och ledningsfrågor - allt från hur man hanterar en mikromanaging-chef till hur man pratar med någon i ditt team om kroppslukt.
En läsare skriver:
Jag har en anställd som är extremt detaljerad på alla sätt. Detta kan vara bra i vissa fall, men när hon pratar (i ett möte eller bara en mot en) är hon extremt långvarig. Hon kommer i allmänhet att säga samma sak på tre olika sätt och sedan sammanfatta. Hennes e-postmeddelanden och skriftliga projekt är romaner.
Jag tycker att hon är helt omedveten om problemet; ofta före ett möte när vi alla är överens om att vara korta, kommer jag att göra min del (i hopp om att vara ett exempel) men hon tar inte upp det.
shannon bex make ron basada
Min största oro är att folk verkligen stämmer ut henne när hon fortsätter att prata. Jag vill att hon ska lyckas och vill verkligen ge henne den feedback och de verktyg hon behöver. Jag inser att det är så hon är och jag är inte säker på att det kan ändras. Har du några råd?
Gröna svar:
Du har helt rätt att denna vana kommer att hålla henne tillbaka professionellt; ju högre upp på stegen hon går och ju mer hon är framför högre chefer, desto viktigare blir det för henne att destillera ett meddelande till dess väsentligheter och förmedla det snabbt och koncist.
Om jag antar att resten av hennes arbete är bra - och det är därför värt en kortsiktig investering av din tid för att hjälpa henne att förbättra sig inom detta område - här är vad jag föreslår:
1. Sitt ner med henne och säg att du vill ha ett seriöst samtal med henne om en arbetsvanor. Förklara att överföring av information mer koncist inte bara är en stilpreferens; det är en affärsnödvändighet, och det är något du behöver att hon aktivt arbetar med. Berätta för henne att du är orolig för att det påverkar henne professionellt och kommer att fortsätta att göra det, och att hennes arbete är bra och förtjänar att folk uppmärksammar det, men det gör de inte om hon inte hittar ett sätt att kommunicera mer kortfattat.
2. Ge henne specifika riktlinjer. Det räcker inte bara att säga 'håll saker kortare', för hennes kalibreringsmätare är avstängd. Hon kan inte säga när något är för långt. Så du måste stava ut det. Du kan till exempel berätta för henne att inget memo ska vara längre än en sida och att de ska skrivas främst i punktpunkter, e-post bör inte vara mer än tre korta stycken och presentationer bör inte vara längre än X minuter; hon bör observera hur länge andra talar vid möten och inte tala längre än det själv.
3. Coach henne aktivt framåt. Till exempel, när du tilldelar henne ett skriftligt projekt, ge henne ett maximalt sidantal i början. Om hon är orolig för att hon inte kommer att kunna inkludera all information som hon tycker bör ingå, prata igenom det med henne. När du hör vad hon är orolig kommer inte att passa in, förklara varför X är viktigt att inkludera men Y inte. Förklara att beslutsfattare på högre nivå specifikt inte gör det vilja all information. De vill ha slutsatser och takeaways på hög nivå och att kunna lita på att det har backats upp av tanke och forskning innan det kom till dem så att de inte behöver spendera sin tid på den delen. Vissa människor inser verkligen inte detta och de känner att deras arbete inte kommer att vara trovärdigt eller verkar ofullständigt om de inte innehåller alla relevanta detaljer om ämnet.
4. Förlita dig inte på att hon hämtar tips , som att du frågade i början av mötet att alla ska vara korta eller vara korta som ett exempel. Det fungerar inte, så du kommer att behöva vara mer tydlig. Istället kan du säga vid ett möte, 'Jane, kan du ge oss en minutsöversikt över X?' Eller när det bara är ni två: 'Det här är mer än jag behöver; Jag litar på att du får detaljerna täckta utan att jag behöver vara med. Vilka är de delar som du behöver min information om? '
5. Och slutligen, se till att ge henne feedback på vägen , oavsett om det är 'Starten på din presentation av samtalet var bra, men jag tror att du började förlora människor när du pratade om detaljerna i hur den nya programvaran kommer att fungera' eller 'Detta memo är ett bra exempel på att du praktiserar vad vi pratade om, och jag älskar hur du förmedlade all information på hög nivå på ett lättläst sätt. '
Om du är villig att investera lite tid för att göra detta, bör du antingen se en verklig förändring de närmaste månaderna eller inte. Om du inte gör det kan brist på förbättring innebära att hon får färre eller inga möjligheter att presentera inför ledningen, eller att hon aldrig blir ditt första val för projekt med högre profil, eller att det påverkar hennes förmåga att utvecklas i organisation. Eller det kan bara betyda att du måste fortsätta skicka projekt tillbaka till henne med instruktioner för att förkorta dem.
Oavsett de troliga konsekvenserna, prata med henne om dem uttryckligen så att hon är klar över vad avvägningen är som hon gör. Men med ett par månaders fokuserad coachning på detta tror jag att du har en bra chans att hjälpa henne att förbättras avsevärt.
Vill du skicka en egen fråga? Skicka det till alison@askamanager.org .
hur lång är roselyn sanchez
