Oavsett om du har sammanställt en affärsplan eller ett investeringsförslag, behöver du en sammanfattning för att inleda din rapport. Sammanfattningen bör innehålla de viktigaste detaljerna i din rapport, men det är viktigt att inte tråka läsaren med detaljer. Spara analys, diagram, siffror och glödande recensioner för själva rapporten. Det är dags att fånga din läsares uppmärksamhet och låta personen veta vad det är du gör och varför han eller hon ska läsa resten av din affärsplan eller ditt förslag.
Sammanfattningen är också ett viktigt sätt för dig som företagare att avgöra vilka aspekter av ditt företag som har de tydligaste försäljningsargumenten och vilka aspekter som kan kräva lite mer förklaring. Akira Hirai, grundare och VD för Phoenix-baserade Cayenne Consulting, ett företag som hjälper entreprenörer att utveckla affärsplaner och ekonomiska prognoser, säger att processen med att destillera kärnan i ditt företag ner till en sida tvingar dig att tänka hårt, bestämma vad som är viktigt och kassera saker som inte är väsentliga för historien. 'Genom att göra detta', säger han, 'utvecklar du en bättre vision om vad ditt företag handlar om och du blir bättre på att berätta din historia.'
Hur man skriver en sammanfattning: Varför skriva den?
Investerare, långivare, chefer, chefer och VD är upptagna. Alltid. Det betyder att sammanfattningen är en viktig port för att din affärsplan ska läsas. Tänk på det här sättet: Om du hade en oändlig lista med saker att göra, och någon gav dig ett 80-sidigt dokument och sa, 'Läs det här!' skulle du förmodligen först vilja veta varför.
'Den viktigaste anledningen till att inkludera en sammanfattning är att det i många fall är det enda som läsaren kommer att läsa', säger Pablo Bonjour, grundare och VD för Katy, Texas-baserade SMG Business Plans, ett företag som erbjuder företagare hjälp skriftliga affärsplaner. Enligt Bonjour kommer investerare att läsa sammanfattningen för att avgöra om de ens kommer att bry sig om att läsa resten av affärsplanen. Det är sällsynt att en investerare eller långivare läser en hel affärsplan, åtminstone i de inledande faserna av analys och övervägande för finansiering, så att ha en stark sammanfattning är nyckeln.
När du skriver din affärsplan är ditt mål att få din fot i dörren och möta tiden med investeraren. 'Förutsatt att ditt företag passar bra för investeraren kommer en stark sammanfattning att få dig inbjuden till ett möte', säger Hirai. 'En dålig sammanfattning gör att du står i kylan.'
Dig Deeper: Hur man skriver en bra affärsplan
Hur man skriver en sammanfattning: Första stycket
Precis som en film kan börja med en slagscen eller en tidningsartikel med en rolig anekdot, behöver du en stark krok för din sammanfattning.
'Den viktigaste delen av en sammanfattning är det första stycket som tydligt förklarar vad företaget gör', enligt Dave Lavinsky, president för Growthink, ett företag i Los Angeles som hjälper företagare att utveckla affärsplaner och skaffa kapital. 'De flesta affärsplaner börjar med en berättelse som försöker skapa spänning, och det fungerar inte alltid.'
Ett sätt att tänka på det, säger Hirai, är att din sammanfattning behöver en sammanfattning. Det första stycket måste tvinga läsaren att läsa resten av sammanfattningen. Kanske har du en övertygande aha! ögonblick, så du kan börja med det. Om du har identifierat ett problem på marknaden som inte får tillräcklig service kan du börja med det.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter affärslån till ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
Dig Deeper: Sammanfattningsmall för företag
Hur man skriver en sammanfattning: Nuts and Bolts
Det finns ingen fast struktur för en sammanfattning, men det finns riktlinjer som du måste följa för att säkerställa att din affärsplan eller ditt investeringsförslag får den uppmärksamhet det förtjänar. Tänk först på dina kärnstyrkor. Använd punktpunkter för att presentera dina idéer och se till att du alltid använder kortfattat språk.
'Du måste matcha din berättelse till din publik, ditt företag och dina önskade resultat', säger Hirai. 'Om du har en exceptionell ledningsgrupp kan du börja med det.'
Fråga dig själv vad som är unikt och spännande med ditt företag. När du har förklarat vad ditt företag gör är det dags att sälja varför du tror att du är unik för att lyckas.
Lavinsky rekommenderar att man tar upp dessa frågor när man sammanställer sin sammanfattning:
• Har du ett unikt partnerskap?
• Har du redan kunder och dragkraft?
• Har du patent eller teknik?
• Är din marknadsplan speciell på något sätt?
Beroende på din publik kan du också prova en mer rigid inställning till sammanfattningen. Efter första stycket säger Bonjour att en effektiv struktur är att sammanfatta varje avsnitt i samma ordning som artiklarna presenteras i hela affärsplanen. För att göra strukturen så relevant som möjligt för läsaren, vanligtvis en investerare eller en långivare, föreslår han att man överväger dessa kategorier:
• En sammanfattning av företagsbeskrivningen
• Problemet
• Din lösning
• Varför nu
Varför nu-kategorin är en av de viktigaste frågorna att svara på, eftersom den gör din sammanfattning snabb. Det sista du vill är att låta läsaren känna att det finns gott om tid att agera. Chansen är stor, om det inte är brådskande med din sammanfattning blir din affärsplan inte läst.
Efter att ha beskrivit ovanstående bör sammanfattningen också ha en kort finansiell sammanfattning. För din ekonomi föreslår Bonjour att värderingen av affären inkluderas, så att läsaren genast vet vad riskerna är och vad avkastningen kan vara.
Dig Deeper: Sammanfattning som ett vägledande ljus
Hur man skriver en sammanfattning: Strikt professionell eller humoristisk? Vad är tonen?
jonathan davis nettovärde 2016
Detta beror på vem dina läsare är. Gör din forskning. Om du presenterar din plan för investerare, se till att språket i sammanfattningen passar deras bakgrund. Om du till exempel vet att din investerare har en examen i kemiteknik kan ditt språk skilja sig från det i sammanfattningen som presenterades för en investerare som studerade filosofi.
Med andra ord, 'använd språk som kommer att resonera med din målgrupp', säger Hirai. Var inte rädd för att ändra din sammanfattning när du presenterar den för olika investerare. Överväg att skapa olika versioner för varje publik, säger han, men se till att den alltid hålls professionell, skarp och fri från pinsamma fel. Ett annat bra tips han ger är att använda personliga pronomen (t.ex. 'vi' och 'vår') över allmänna substantiv (t.ex. 'företaget'). Din läsare kommer att känna en starkare personlig koppling till dig, ditt varumärke och din idé om du kan relatera till läsaren i första personen.
Glöm inte heller att vara säker. Om författaren inte tydligt tror på det här företaget, säger Bonjour, varför ska läsaren tro på det? Sätt dig själv i läsarens skor och fråga dig själv varför du vill investera i ett företag. 'Tänk på det som en anställningsintervju eller fråga en tjej på ett datum', säger han. 'Om du inte är säker och inte agerar som du vill ha det, är chansen att du inte kommer någonstans.'
Dig Deeper: ToneCheck: En e-postapp som redigerar din ton
Hur man skriver en sammanfattning: längden
Kom ihåg att varje sammanfattning är - och bör vara - unik. Beroende på storleken på affärsplanen eller investeringsförslaget du skickar, kommer sammanfattningens längd att variera. Det allmänna samförståndet är dock att en sammanfattning bör vara mellan en och fyra sidor.
Tänk logiskt. En sammanfattning på två sidor kan skrivas ut på framsidan och baksidan av en sida, vilket kan kännas som en professionell broschyr. Och om du inte kan berätta kärnan i din berättelse på en sida eller två, säger Hirai, har du nog inte tänkt igenom saker nog tillräckligt.
Echoing denna tanke, Bonjour hävdar att 'du kan fuska lite genom att använda mindre teckensnitt, vidga dina marginaler, krympa bilder och tabeller, men i slutändan måste du sammanfatta allt som ingår i sammanfattningen. När allt kommer omkring kallas det en 'sammanfattning' av en anledning. '
Dig Deeper: Hur förfina din affärsidé
Hur man skriver en sammanfattning: Vad man ska undvika
”Anledningen till att de flesta affärsentreprenörer får sammanfattningar av ledningen är att de tror att målet med sammanfattningen är att få investerarna att ge dem en check”, säger Lavinsky. 'Målet med sammanfattningen är att få investeraren att läsa affärsplanen eller träffa dig.'
Med detta i åtanke, rensa ditt ordförråd för superlativ, klichéer eller påståenden som inte kan säkerhetskopieras, tillägger han. Undvik att använda termer som 'det bästa', 'banbrytande', 'banbrytande' och 'världsklass.' 'Investerare ser dessa ord dag in och dag ut', säger han, 'och så småningom tappar de mening.'
Dig Deeper: Hur man dödar en bra idé!
Hur man skriver en sammanfattning: Är det bra?
Det viktigaste inslaget i en sammanfattning är en tydlig, kortfattad och relevant förklaring av vad ditt företag gör. Uppenbarligen bör du ägna en stor del av din tid åt att läsa och läsa sammanfattningen. Men det finns några knep. Lavinsky delar sitt lakmustest: Låt en femte klassare eller någon annan investerare läsa din sammanfattning, till och med bara första stycket. Be sedan personen att förklara för dig vad ditt företag gör. Om han eller hon enkelt kan förklara det är du bra. Om du hör syrsor måste du bearbeta det igen.
Dig Deeper: Hur man skriver en sammanfattande affärsplan
Redaktörens anmärkning: Letar du efter affärslån till ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord, ingen säger till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll är helt och hållet enligt reportern och redaktören. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till dessa produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Denna reklammodell, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.
