I en värld som går lika mycket över digitala medier som i verkligheten måste vi alla lära oss att tänka mer som författare.
Även om du går in på ett kontor varje dag spenderar du förmodligen större delen av din tid på att prata med kollegor, kunder eller kunder via e-post . Eller, alltmer, genom texter eller meddelandeprogram. Om du arbetar hemifrån eller driver ditt eget företag kan du gå hela dagar utan att tala högt till en annan människa. Ingen dom; Jag har varit där också.
hur gammal är tameka foster
Det betyder att du är författare, oavsett hur mycket du avskyr engelska på gymnasiet eller komposition på college. Förvänta dig inte att komma efter mitt jobb när som helst snart - jag ska kämpa för dig - men du bör ta färdigheten på allvar och förstå lite om hur du förmedlar ett meddelande genom det skrivna ordet.
Nyckeln till skriftlig kommunikation glömmer de flesta
De flesta av oss skriver affärskommunikation med vårt mål i åtanke: informationen vi behöver dela eller vad vi vill att mottagaren ska göra för oss. Budskapet går ofta förlorat, eftersom vi glömmer bort ett grundläggande inslag i varje skrivning: publiken.
Att förstå din publik är viktigt för att skriva något som är vettigt för dem - och som därför flyttar dem till vilken handling eller förståelse du vill uppnå. Det stämmer oavsett om du skriver en bok för massorna eller ett chattmeddelande till en enda kollega.
Du kommer att slösa mycket tid med missförstånd om du inte först tar en stund att förstå personen på andra sidan ditt meddelande. Lånar från hur mjukvaruutvecklare planerar projekt genom att först arbeta för att förstå deras slutanvändare, definierar jag en publik med det jag kallar ' läsarberättelse . '
Det är ett enkelt sätt att snabbt beskriva vem de är, vad de vet, hur de tänker, vad de vill och varför de vill ha det. Du måste veta dessa saker om du vill att ditt meddelande ska landa bra, oavsett om du delar nyheter om en ny policy med din personal eller bara ger dem vägbeskrivning till semestern.
För att skapa en läsarberättelse, fyll i tomrummen i detta uttalande: Som en [typ av person] vill de ha [något mål] så att [av någon anledning].
Hur man skapar ett budskap för att uppnå allas mål
Här är ett exempel jag möter varje dag på The Penny Hoarder. Jag leder en redaktion som har kontakt med vårt säljteam. Av naturen talar vi olika språk och har till synes konkurrerande mål. En läsarberättelse om vårt säljteam kan se ut så här:
doris a. "toukie" smed
Som erfarna säljare, de vill att landa högt betalda kunder och ge dem vad de behöver så att de kan tjäna intäkter för företaget och hålla kunderna nöjda.
När jag chattar med en säljare om huruvida en annonsör passar oss kunde jag bara tala om mitt lags mål att skriva engagerande innehåll:
Hej, den produkten är tråkig, och språket de bad om är vilseledande, och jag kan inte skriva något som rekommenderar det till våra läsare.
Eller jag kan överväga säljarens mål och motiv och skriva med dem i åtanke:
Älskar att du tittar på företag med budgetar som är lika stora; det kan verkligen öppna upp möjligheter för oss! Historiskt har våra läsare inte svarat bra på denna typ av produkt, så jag är orolig att vi inte skulle kunna leverera publiken som kunden letar efter. Vad tycker du är våra bästa nästa steg?
Spoiler: Jag har lärt mig att göra det senare, och det är mer effektivt för att uppnå målen för båda lagen. Omvänt förstår vårt säljteam våra redaktionella motiv och de talar till oss med tanke på dem.
sandra diaz-twine nettovärde
Detta gäller också jargong. Överbelasta inte en mottagare med ett meddelande fullt av buzzwords, akronymer eller branschspecifikt språk om du vet att det inte är troligt att de är i slingan. Det får dem bara att känna sig dumma eller leda till förvirring, du måste spendera tid på att lösa upp.
Ta istället en sekund för att definiera dem med en läsarberättelse innan du skjuter bort din e-post eller text för att ta reda på vad de gör och inte vet.
