I internetåldern , kanske du klickar på 'svara', skriver in ett snabbt svar och trycker på 'skicka' utan att tänka så mycket som en tanke på vad du just har skrivit. Men experter är överens om att ditt e-postbeteende kan sabotera ditt rykte både personligen och professionellt. Inc.com kom i kontakt med några av branschens mest erfarna e-postexperter och fick dem att väga in hur man perfekta din e-postetikett.
1. Diskutera bara allmänna frågor. Vi har alla hört berättelserna om ett 'privat' e-postmeddelande som slutligen skickades till hela företaget och i vissa fall över hela Internet. En av de viktigaste sakerna att tänka på när det gäller e-postetikett är om frågan du diskuterar är en offentlig sak eller något som bör pratas om bakom stängda dörrar. Fråga dig själv om ämnet som diskuteras är något du skulle skriva på företagets brevpapper eller lägga på ett anslagstavla för alla att se innan du klickar på 'skicka'. - Judith Kallos ,
författare till E-postetikett görs enkelt, e-post: manualen och e-post: en skrivguide
2. Presentera dig själv kort. Antag inte att personen som får ditt e-postmeddelande vet vem du är, eller kommer ihåg att du träffade dig. Om du är osäker på om mottagaren känner igen din e-postadress eller ditt namn, inkludera en enkel påminnelse om vem du är i förhållande till personen du vänder dig till; en formell och omfattande biografi om dig själv är inte nödvändig. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsexpert och författare till Erövra överbelastning av e-post med bättre vanor, etikett och Outlook 2007
Redaktörens anmärkning: Letar du efter e-postmarknadsföringstjänster för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
3. E-posta inte arg. E-post med dåliga nyheter, sparka en klient eller säljare, uttrycka ilska, tillrättavisa någon, förakta andra människor i e-post (särskilt om du säger något mindre än snällt om din chef) är alla viktiga nej-nej. Eftersom e-post kan verka så informellt, faller många i denna fälla. Kom alltid ihåg att e-postkorrespondens varar för alltid. - Lindsey Pollak , karriär- och arbetsplatsexpert, e-postetikettkonsult och författare till Att komma från college till karriär
4. Använd utropstecken sparsamt. Det maximala antalet utropstecken i ett företags e-postmeddelande? Ett. Annars riskerar du att se barnslig och oprofessionell ut. - Pollak
5. Var försiktig med konfidentiell information. Avstå från att diskutera konfidentiell information i e-postmeddelanden som någons skatteinformation eller uppgifter om en mycket känslig affärsaffär. Om e-postmeddelandet hamnar i fel person kan du få allvarliga - till och med lagliga - konsekvenser. - Peter Post , chef för Burlington, Vermont-baserade Emily Post Institute, som erbjuder etikettråd och svar på uppförandefrågor som bröllopsetikett, föräldrafrågor och bordssätt.
6. Svara i rätt tid. Såvida du inte arbetar i någon form av nödkapacitet är det inte nödvändigt att vara tillgänglig omedelbart ett e-postmeddelande kommer. Beroende på e-postens natur och avsändaren är det acceptabelt att svara inom 24 till 48 timmar. - Duncan
7. Avstå från att skicka en-liners. 'Tack' och 'Åh, OK' får inte förflytta samtalet på något sätt. Lägg gärna 'No Reply Necessary' högst upp i e-postmeddelandet när du inte förväntar dig ett svar. - Duncan
8. Undvik att använda genvägar till riktiga ord, uttryckssymboler, jargong eller slang. Ord från vuxna affärsmän som använder genvägar som '4 u' (istället för 'för dig'), 'Gr8' (för bra) i företagsrelaterat e-postmeddelande är inte acceptabelt. Om du inte skulle lägga ett smiley eller uttryckssymbol på din affärskorrespondens, borde du inte lägga det i ett e-postmeddelande. Något av ovanstående har potential att få dig att se mindre professionell ut. - Duncan
9. Håll det rent. Ingenting irriterar mottagarna mer än när människor svarar och lämnar meddelandena röriga, till exempel en e-postkedja som innehåller överdrivna vagnar (>>>) eller sidor och sidor med e-postadresser som inte skyddades med Bcc. Du kan bli av med vagnar genom att välja texten, Ctrl + F för att använda kommandot Sök och ersätt för att hitta en vakt och ersätta dem alla med ingenting. Du kan bli av med alla e-postadresser bara genom att radera. Rensa upp det och skicka det sedan. - Duncan
10. Var tydlig i ämnesraden. Med inkorgar som är igensatta av hundratals e-postmeddelanden om dagen, är det viktigt att din ämnesrad kommer till saken. Det ska vara ganska enkelt och beskrivande för vad du har skrivit om. Förvänta dig att alla e-postmeddelanden med ett sött, vagt eller dunkelt ämne kommer att kasseras. Bevisa också din ämnesrad lika noggrant som du skulle bevisa resten av e-postmeddelandet. - Posta
11. Förväxla dig inte som skräppost. Undvik ämnesrader som är i stora bokstäver, små bokstäver och sådana som innehåller webbadresser och utropstecken - som tenderar att se ut som skräppost för mottagaren. - Judith Kallos ,
författare till E-postetikett görs enkelt, e-post: manualen och e-post: en skrivguide
12. Din ämnesrad måste matcha meddelandet. Öppna aldrig ett gammalt e-postmeddelande, tryck på Svara och skicka ett meddelande som inte har något att göra med det tidigare. Tveka inte att ändra ämne så snart tråden eller innehållet i e-postkedjan ändras. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsexpert och författare till Erövra överbelastning av e-post med bättre vanor, etikett och Outlook 2007
13. Ge en varning när du skickar stora bilagor. Att skicka oanmälda stora bilagor kan täppa till mottagarens inkorg och få andra viktiga e-postmeddelanden att studsa. Om du skickar något som är över 500 kB bör avsändarna fråga: 'Har du något emot om jag skickar en bilaga till dig? När skulle det vara den bästa tiden för dig? ' - Kallos
14. Högst två bilagor och ange ett logiskt namn. Såvida det inte har begärts särskilt, avstå från att skicka ett meddelande med mer än två bilagor. Ge också den bifogade filen / filerna ett logiskt namn så att mottagaren snabbt vet ämnet och avsändaren. - Duncan
15. Skicka eller kopiera andra endast på grundval av behov. Innan du klickar på Svara alla eller sätter namn på Cc- eller Bcc-raderna, fråga dig själv om alla mottagare behöver informationen i ditt meddelande. Om de inte gör det, varför skicka det? Ta dig tid att skicka dina meddelanden till rätt personer. - Duncan
16. Akta dig för 'svara alla'. Slå inte på 'svara alla' om inte alla medlemmar i e-postkedjan behöver veta. Du vill försäkra dig om att du inte skickar alla på en lista ditt svar - oavsett om de behövde veta eller inte. - Duncan
17. Ta upp telefonen. När ett ämne har många parametrar som behöver förklaras eller förhandlas och kommer att generera för många frågor och förvirring, hantera det inte via e-post. E-post bör inte heller användas för avbokningar av möten, luncher, intervjuer och aldrig för förödande nyheter i sista minuten. Om du har en anställd eller en vän som du måste skicka dåliga nyheter till, är ett telefonsamtal att föredra. Om det är nyheter du måste leverera till en stor grupp är e-post mer praktiskt. - Duncan
18. Utvärdera vikten av ditt e-postmeddelande. Överanvänd inte alternativet med hög prioritet. Om du använder den här funktionen kommer få människor att ta den på allvar. En bättre lösning är att använda beskrivande ämnesrader som förklarar exakt vad ett meddelande handlar om. - Duncan
19. Behåll integritet. Om du skickar ett meddelande till en grupp människor och du behöver skydda din listas integritet bör du alltid använda 'Bcc'. Undvik dessutom att ge ut e-postadresser till en tredje part (t.ex. Evite, nyhetsbrev osv.). Se till att adresser som du villigt överlämna till tredje part bor hos dem, särskilt när tjänsten de erbjuder är gratis. - Duncan
20. Håll det kort och kom till saken. Det långa e-postmeddelandet hör till det förflutna. Skriv kortfattat, med mycket vitt utrymme för att inte överväldiga mottagaren. Se till att när du tittar på vad du skickar ser det inte ut som en börda att läsa - använd gärna punktpunkter. Den som läser ditt e-postmeddelande ska inte behöva gräva igenom flera stycken för att ta reda på vad du frågar. Du bör ange syftet med e-postmeddelandet inom de två första meningarna. Var tydlig och var uppe. - Lindsey Pollak , karriär- och arbetsplatsexpert, e-postetikettkonsult och författare till Att komma från college till karriär
21. Känn din publik. Din e-posthälsning och avloggning ska överensstämma med nivån på respekt och formalitet hos den person du kommunicerar med. Skriv också för personen som kommer att läsa det - om de tenderar att vara mycket artiga och formella, skriv på det språket. Detsamma gäller för en mottagare som tenderar att vara mer informell och avslappnad. - Lindsey Pollak , karriär- och arbetsplatsexpert, e-postetikettkonsult och författare till Att komma från college till karriär
22. Inkludera alltid en signatur. Du vill aldrig att någon ska behöva slå upp hur man kommer i kontakt med dig. Om du är smart i sociala medier ska du också inkludera all din sociala medieinformation i din signatur. Din e-post signatur är ett utmärkt sätt att låta folk veta mer om dig, särskilt när din e-postadress inte innehåller ditt fullständiga namn eller företag. - Pollak
23. Använd endast en autosvarare vid behov. Ett automatiskt svar som säger 'Tack för ditt e-postmeddelande. Jag kommer att svara dig så snart jag kan 'är värdelös. En sak som dessa meddelanden gör är dock bra att varna spammare om att din e-post är riktig och att de kan lägga till dig i sin skräppostlista. - Peggy Duncan , personlig produktivitetsexpert och författare till Erövra överbelastning av e-post med bättre vanor, etikett och Outlook 2007
24. Träna din personal. Företagare bör se till att deras personal är utbildad i e-postkommunikation - antar inte att de vet vad de gör och vad som anses vara professionellt. Ställ in e-poststandarder som alla på företaget ska följa. - Pollak
25. Ditt e-postmeddelande speglar dig. Varje e-postmeddelande du skickar lägger till eller skadar ditt rykte. Om ditt e-postmeddelande är utspritt, oorganiserat och fyllt med misstag, kommer mottagaren att vara benägen att tänka på dig som en spridd, slarvig och oorganiserad affärsperson. Andras åsikter är viktiga och i den professionella världen kommer deras uppfattning om dig att vara avgörande för din framgång. - Peter Post , chef för Burlington, Vermont-baserade Emily Post Institute, som erbjuder etikettråd och svar på uppförandefrågor som bröllopsetikett, föräldrafrågor och bordssätt.
Redaktörens anmärkning: Letar du efter e-postmarknadsföringstjänster för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord säger ingen till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll bestäms helt av reporter och redaktör. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till dessa produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Denna reklammodell, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.
