Detta berättelse först dök upp den Musan , en webbdestination med spännande jobbmöjligheter och expertrådgivning.
Kalla mig galen, men jag har alltid föredragit sömn framför koffein. Men med oregelbundna scheman och snäva deadlines, får sex eller fler timmars sömn per natt är ingen lätt uppgift för en konsult - fråga bara någon av mina kolhydrater och kolhydrater. Mellan ett krävande jobb och ett ännu mer krävande hemliv har jag spenderat mycket tid på att prova olika produktivitetshackar för att pressa så mycket jag kan ut ur varje dag.
Mitt favoritverktyg för att få saker gjorda? Tio minuters timer på min telefon.
Min '10-minutregel 'är ganska enkel: Varje uppgift på din att göra-lista bör inte ta mer än 10 minuter att slutföra. Om det tar längre tid än 10 minuter borde du ha delat upp det i mindre uppgifter eller delegerat det till någon annan. Nyckeln till denna regel är att upprätthålla den, vilket innebär att du ställer in timern på din telefon så att den släcks vid tio minuters markering. Hastighetsnivån och fokus som detta ger din dag är inget annat än häpnadsväckande.
När jag först utmanar mina team att genomföra 10-minutersregeln, möts jag vanligtvis med skepsis. Frågor som 'Det är galet - kan jag verkligen bygga den här stora Excel-modellen i steg om 10 minuter?' och 'Säg du mig att du gör det också i ditt hemliv, tar 10-minuters duschar och tränar 10 minuter?' finnas i överflöd. (Svaret på båda dessa frågor är förresten 'ja!')
Vill du prova? Här är tre tips för att få 10-minutersregeln att fungera för dig.
1. Delegera
Överlägset är det mest effektiva sättet att hitta ytterligare tid på dagen att lägga ut saker på din att göra-lista som någon annan lätt kan göra på 10 minuter eller mindre. Till exempel har jag en mycket framgångsrik och vördad kollega som hävdar att en framgång för hans framgång är att han 'säger' ja 'till allt, men bara faktiskt utför de uppgifter som endast han kan göra bäst. ' Allt annat delegerar han .
Att delegera är inte så enkelt som det låter. Det kan vara svårt att släppa en uppgift när du fruktar att en annans arbete inte kommer att bli lika bra som ditt eget. Det är bra att komma ihåg att 'gjort är bättre än perfekt', och det enda sättet du kommer att gå vidare i din karriär är om du släpper de saker du har bemästrat och tar på dig nya utmaningar. Ett annat tankesätt som hjälpte mig var att inse att delegering skapar möjligheter för andra. Nu tänker jag aktivt på vilka uppgifter och projekt jag kan skapa för mitt team som hjälper dem att lära sig, växa och utveckla sin karriär (vilket också hjälper till att rensa min platta).
En av de utmaningar som jag ser mest med människor som har svårt att delegera - särskilt de som är i nybörjarpositioner - är att de glömmer att de kan och bör delegera. Om du känner dig obekväm att be en chef eller överordnad att göra något, försök detta: Börja med att peka på vad du gör och placera din 'fråga' som en begäran om hjälp. Till exempel, istället för 'Jag behöver att du ringer teamledarna', kan du säga 'Jag jobbar med att hämta data för denna analys - skulle det vara möjligt för dig att hjälpa mig genom att ringa de andra gruppledningarna? ''
Som chef kan jag säga att jag alltför ofta tigger mina team att delegera något till mig, och jag älskar det när de skapar möjligheter för mig att hjälpa till.
2. Hitta den enkla uppgiften på 10 minuter
Du kan vara skeptisk i början, men genom att helt enkelt ändra hur du ramar in dina uppgifter kommer du att se att nästan allt kan delas upp i 10-minuters uppgifter. Behöver du undersöka ett nytt ämne? Börja med 10 minuter på Google som skannar nyhetsartiklar, följt av 10 minuter med att skriva ner allt du vet och de bästa frågorna du fortfarande behöver svara på, och sedan ringer 10 minuter vardera för att få råd om att svara på dina öppna frågor du var skicklig nog att märka att telefonsamtalet är en form av delegation!).
hur lång är todrick hall
Voilà! Du har precis klämt in en uppgift som annars kan ha kvar på timmar till 30 minuter.
Detta tillvägagångssätt fungerar också efter timmar. Jag har en kollega som var så fascinerad av 10-minutersregeln och hur det hjälpte henne under arbetstiden att hon bestämde sig för att prova hemma. Hon tog ut timern för några morgnar för att tidsbeställa sin rutin före arbetet, och med en 10-minuters dusch, 10-minuters frukost etc. fann hon att hon kunde klippa hennes vanliga 'redo' -tid , handlar in den för eftertraktad sömn istället. Hon hade aldrig trott att det var möjligt att duscha på tio minuter - tills hon försökte det och insåg att det faktiskt var ganska enkelt!
3. Använd den timern
Att använda din timer är en viktig del av regeln, så glöm den inte. Som alla i näringslivet vet, 'gör vi vad vi mäter.'
Detta gäller också 10-minutersregeln - du måste använda en timer eller klocka för att hålla reda på hur länge du spenderar på saker. Smartphones gör det lättare med sina inbyggda timerappar, men vilken klocka som helst med en minutvisare gör det. Vad du än gör, gissa inte - för om din ungefär 10 minuter blir alltid 20, du maximerar inte din produktivitet.
Ibland kommer du att spendera mindre än 10 minuter på en uppgift (mer tid tillbaka - ja!), Och ibland kommer det alarmet att ringa och du kommer fortfarande att ringa i telefonen (nej, jag föreslår inte att du bara hänger när alarmet går). Känn dig inte illa om att köra över - anteckna det bara nästa gång.
Till exempel, om en kollega tenderar att vandra, förord ditt nästa samtal genom att säga till henne att du har tio minuter på att brainstorma. Vad händer om du verkligen behöver mer tid? Det är också bra: Att spåra din spenderade tid ger insikt i hur du arbetar, så att du kan planera din dag bättre nästa gång.
10-minutersregeln i aktion
Ett av mina favoritexempel på denna regel i aktion inträffade för några år sedan när ett team som jag arbetade med fick det fruktade telefonsamtalet 16:00 från en klient som omdirigerade arbetet som vi skulle presentera nästa morgon. Ugh, så mycket för en avkopplande kväll!
greg kelly fox news gift
Det var två stora arbeten inblandade, så vi delade vårt team på fyra i hälften. Var och en av våra två undergrupper hade ungefär samma antal PowerPoint-bilder att uppdatera, med liknande mängder analys, så det borde ha tagit oss ungefär samma tid att slutföra.
Jag sa till min lagkamrat att jag verkligen ville avsluta klockan 18.00 så att vi kunde gå och äta middag, och han gick med på men tvivlade på vår förmåga att få det gjort. Så vi sammanräknade sidorna, dividerat med de två timmarna kvar på dagen, och fann att om vi kunde uppnå en hastighet på 10 minuter per sida, skulle vi ha tillräckligt med tid för att slutföra den - plus en buffert för allt som visade sig att vara särskilt knepig. Omergiverades delade vi upp sidorna, ställde in timern och började svänga. För att göra ett spel av det höll vi en tavla på whiteboardtavlan om hur många sidor som var och en av oss slutförde under eller över tio minuters markering.
Klockan 18 var vi klara - och kände oss riktigt bra med det. Det andra laget som inte använde 10-minutersregeln? De slutade runt 9.
Utmaningen är på. För din nästa uppgift idag, ta ut din timer och prova själv. Klockan tickar!
