Medan vi inte är ännu att styra humanoida robotar från bekvämligheten i våra hem som karaktärerna i 2009-filmen Surrogater , alltmer våra dagliga interaktioner-, både professionella och personliga-, sker på virtuella sätt.
Eftersom företagare ägnar sig åt virtuella händelser som en kostnadseffektiv metod för att uppnå en myriad av mål, inklusive webbseminarier, utbildning och konferenser, är det viktigt att se till att effektiv kommunikation inte handlas för besparingar. Även om det är osannolikt att möten virtuellt helt kommer att ersätta behovet för entreprenörer att mötas personligen, kan det vara lätt att anta och göra det lättare att förbättra ditt företags produktivitet. Virtuella möten är dock inte idealiska för alla situationer, så det är viktigt att veta när och hur man använder denna teknik.
Donna Dennis, ordförande för Leadership Solutions Consulting, och skapare och facilitator av American Management Association s tre dagars seminarium den Ledande virtuella och fjärrlag , säger att teknik blev huvudfokus; någonstans mellan människors BlackBerries och e-post, tappade många ledare relationerna ur sikte. 'Nu är fokus på att hantera uppgift, relationer och teknik', säger Dennis, som utarbetar ytterligare i sin kommande bok Kunskapshantering och e-lärande.
Lee E. Miller, påverkande tränare och författare till UPP: Påverkan, makt och U-perspektiv: Konsten att få vad du vill , tillägger, ”Det största misstaget folk gör är att anta att påverkan när du möts ansikte mot ansikte är detsamma som att påverka när du interagerar virtuellt. Det är inte. Reglerna är olika eftersom människor svarar annorlunda när de interagerar virtuellt. '
Här är några tips som hjälper dig att genomföra ett framgångsrikt virtuellt möte.
5 tips för att genomföra ett virtuellt möte: hur man förbereder sig
'Det första vi gör innan vi bestämmer oss för vilken teknik och vilken mjukvara som behövs är att bestämma vem den deltagande publiken är och vilken information som delas', säger Drew Bowers, en forskningspsykolog vid University of Dayton Research Institute's Human Factors Group. 'Vi har funnit att det är bäst för presentatörer att antingen utforma sin data eller presentation enligt den miljö de kommer att presentera i, eller att välja den bästa miljön för att representera de data de har.' Bowers säger, 'Du kan inte bara ta en presentation du gav framför en levande publik på en konferens och kasta upp den på en videomonitor för en virtuell publik och förvänta dig samma resultat, för du är begränsad till en viss grad , hur du kan interagera med din virtuella publik.
inlinebuyerzonewidget
Dennis påpekar att när du planerar ett möte på en fysisk plats kan du vara mer avslappnad när det gäller mötets agenda och tillhandahålla material. Du har också fördelen att få deltagarna snabba i korridoren, vid kaffemaskinen etc. Ett framgångsrikt virtuellt möte kräver dock mycket mer förberedelser på förhand. Colaric rekommenderar att virtuella möten planeras i god tid i förväg. ”Skicka agendan i förväg, skapa bilder för att förstärka ditt budskap och vidarebefordra dem till alla före mötet, bjud in medlemmarna i varje team som behöver vara med, säger hon.
Se också till att skicka inloggningsinformation (åtkomstkoder, URL-adresser och uppringningsnummer) minst en dag i förväg så att deltagarna kan testa eventuella nedladdningar av programvara. Du kanske också vill be deltagarna att logga in minst 15 minuter före start för att testa anslutning, föreslår Laura Stack, författare och president för The Productivity Pro, ett utbildningsföretag för tidsstyrning. 'Genomför personalsamtal och verifiera att allt fungerar. Granska tidslinjen. Ge ut en metod för att nå dig offline om en paneldeltagare stöter på problem, säger Stack.
Notera: Om du är värd för en enda presentatör med en stor publik som stämmer in, är det en bra idé att ha en facilitator utsedd att hjälpa huvudpresentatören. Handledaren kan stödja deltagare med tekniska problem samt övervaka alla chattfrågor som kommer in. Att låta presentatören försöka läsa chattfrågor saktar ner flödet av presentationen.
Dig Deeper: iMeets nya videokonferensverktyg
5 tips för att genomföra ett virtuellt möte: tekniska verktyg och krav
Skönheten i online-möte-tekniken är att även den mest nyblivna, bara benoperationen kan använda den. Allt som krävs är en internetanslutning, ljud (från datorhögtalare, mikrofon eller via telefon) och en webbkamera (fristående eller integrerad med din skärm / bärbar dator). Större grupper kan också behöva en projektionsskärm eller en stor TV-skärm.
När du väljer en tjänst, tänk 'liten', säger Susan Colaric, biträdande vice president för instruktionsteknik vid Saint Leo University i Saint Leo, Florida. 'De mest effektiva webbkonferenser är de som bara använder den teknologi som behövs. KIS-; håll det enkelt- är det bästa sättet att få människor att fokusera på ditt budskap och inte på tekniken. ' Vissa online-webbprodukter inkluderar Adobe Acrobat Connect , Gå till möte , Microsoft Office Live Meeting och WebEx .
Företagare måste också vara uppmärksamma på att inte alla videokonferenssystem kommer att fungera tillsammans. Undvik generet av förseningar och tekniska problem genom att testa anslutningen på alla webbplatser före mötet. 'Att försöka använda ett analogt videosystem i ena änden och ett digitalt system i den andra kan orsaka en mängd problem, och även digital-till-digital konferens kan vara problematisk om ett äldre program behöver uppgraderas innan det kan' prata med 'ett nyare program', säger Bowers.
Dig Deeper: No Fly Zone: Virtuella möten
van Jones höjd och vikt
5 tips för att genomföra ett virtuellt möte: håll fokus
Rick Maurer, författare till Bortom motståndets mur och Varför vill du inte det jag vill ha? råder användare att ta bort distraktioner. Fördelen med virtuella möten är förmågan att hålla dem nästan var som helst; nackdelen med virtuella möten är också möjligheten att hålla dem nästan var som helst. Deltagare i online-möten kan ringa eller logga in från det lokala kaféet, loungerna på hemmet, hemmakontor etc. För att minimera bakgrunds- eller 'vägbuller' (du vill inte att ditt barn, husdjur eller ringtelefoner ska bli fokus) kan du väljer att stänga av alla deltagare och bara ta frågor via chattrutan, säger Stack.
Maurer avråder också från att försöka pressa in flera saker i ett enda möte. Håll fokus på ett eller två ämnen. Om du måste täcka över fler saker, ge människor tid att sträcka, ta en paus i badrummet eller fyll på kaffe. Håll varje segment av mötet kort - inte längre än 30 minuter. '
Notera: Randiga skjortor överför inte bra på kameran och inte heller stora, glänsande smycken. Båda kan vara distraherande visuellt. Försök att hålla dina kroppsrörelser till ett minimum eftersom överdriven rörelse faktiskt kan försämra videokvaliteten.
Dig Deeper: Möte på webben: Vilka verktyg ska du använda?
5 tips för att genomföra ett virtuellt möte: etikett
är mike tomlin en kristen
'Nyckeln till ett lyckat videokonferens- eller telefonkonferensmöte är att komma ihåg att du är i ett möte', betonar Colaric. 'Var uppmärksam på deltagarna precis som om du var i samma rum. Låt dig inte distraheras av e-post, webbsurfning eller sms. Försök att inte äta eller dricka så att du kan vara beredd om frågor riktas till dig. '
En bra tumregel? Colaric säger: 'Antag alltid när du går in i rummet att mikrofonerna redan är live till andra platser! Detta hjälper till att förhindra att externa konversationer före mötet sänds när du kanske inte tänker det. '
Hon påpekar också att videokonferensmöten faktiskt borde gå i något långsammare takt än ett typiskt möte på grund av två till tre sekunders fördröjning för de flesta system att kommunicera. Om du leder mötet, se till att det finns tillräckligt med pauser efter att du har ställt en fråga. Om du är en deltagare, uppmärksamma dig själv innan du vänder dig till gruppen genom att signalera med din hand eller säga 'fråga' eller 'kommentar' och vänta sedan några sekunder innan du fortsätter. '
Deltagarna bör också få ögonkontakt genom att titta in i kameran. Det kommer att göra samtal mellan deltagarna mer naturligt. Följande är ett snabbt fuskark på etikett:
De 8 Do's av videokonferensetikett
Var vänlig mot andra deltagare
Tala tydligt
Håll kroppsrörelserna minimala
Rör dig och gester långsamt och naturligt
Håll ögonkontakt genom att titta in i kameran
Klä dig på lämpligt sätt
Gör sessionen animerad
Var dig själv och ha kul!
De 7 donts från videokonferensetikett
Gör inte distraherande ljud
Skrik inte
Gör inte distraherande rörelser
Avbryt inte andra högtalare
Fortsätt inte på sidokonversationer
Bär inte 'bullriga' smycken
Täck inte över mikrofonen
Källa: St. Leo University Office of Information Technology
Notera: Om din dong-verksamhet globalt, kolla in webbplatser som executiveplanet.com och kissbowshakehands.com för resurser på internationell affärsetikett.
Dig Deeper: Fallet och planen för det virtuella företaget
5 tips för att genomföra ett virtuellt möte: engagera deltagare
Dennis säger att det finns en tendens i virtuella möten att starta direkt in i uppgiften, vilket kan påverka relationsförhållandet negativt. Hon rekommenderar att bryta isen genom att gå runt i det 'virtuella' rummet och be alla presentera sig och dela med sig av något om sin helg, eller prata om något de ser fram emot, för att lägga till ett socialt inslag i förfarandet. 'Allt du kan simulera från ansikte till ansikte är bra.'
Stack säger att uppmuntra deltagarna att skicka in sina frågor om ämnet innan programmet börjar. Hon rekommenderar också andra metoder för att hålla publiken engagerad under webbseminariet, som att ta en omröstning eller ställa en fråga och be om svar via chatt.
Colaric föreslår att man ställer frågor ofta både för att engagera avlägsna deltagare och för att hålla en personlig anslutning igång. Men, betonar hon, var tydlig i dina frågor. ”Ställ en specifik person en specifik fråga. Att ställa öppna frågor till en stor avlägsen publik resulterar ofta i 'död luft' och sedan pratar flera personer samtidigt. '
Dig Deeper: Hur ett virtuellt företag kommunicerar
Dr Damon Kimes nettovärde
Redaktörens anmärkning: Letar du efter videokonferenser för ditt företag? Om du vill ha information som hjälper dig att välja den som passar dig, använd frågeformuläret nedan för att få vår partner, BuyerZone, att ge dig information gratis:
Redaktionellt avslöjande: Inc. skriver om produkter och tjänster i denna och andra artiklar. Dessa artiklar är redaktionellt oberoende - det betyder att redaktörer och reportrar undersöker och skriver om dessa produkter utan påverkan från marknadsförings- eller försäljningsavdelningar. Med andra ord, ingen säger till våra reportrar eller redaktörer vad de ska skriva eller att inkludera någon speciell positiv eller negativ information om dessa produkter eller tjänster i artikeln. Artikelns innehåll är helt och hållet enligt reportern och redaktören. Du kommer dock att märka att vi ibland inkluderar länkar till dessa produkter och tjänster i artiklarna. När läsare klickar på dessa länkar och köper dessa produkter eller tjänster kan Inc få ersättning. Denna e-handelsbaserade reklammodell - som alla andra annonser på våra artikelsidor - har ingen inverkan på vår redaktionella täckning. Reportrar och redaktörer lägger inte till dessa länkar, de kommer inte heller att hantera dem. Denna reklammodell, som andra du ser på Inc, stöder den oberoende journalistik du hittar på den här webbplatsen.
