Oavsett om du har till uppgift att ta itu med en anställds hygienproblem, eller om du tappar ord om hur du kan trösta någon som har att göra med en personlig tragedi, kan du bli frestad att undvika att säga något. Trots allt är besvärliga konversationer verkligen obekväma.
Men att undvika elefanten i rummet kommer bara att öka obehaget och spänningen. Ibland måste du möta dessa problem direkt, även när det är obekvämt att göra det. Här är åtta tips för att göra en besvärlig konversation mindre besvärlig:
1. Undvik tystnaden.
Forskning visar att det bara tar fyra sekunder av besvärlig tystnad att skjuta upp din ångest under en konversation. Ju mer orolig du känner, desto mindre artikulerad blir du.
Planera vad du vill säga i förväg när det är möjligt. Att veta vad du behöver för att kommunicera kan hjälpa dig att leverera ditt budskap på ett sätt som förhindrar så mycket obekväm tystnad som möjligt.
2. Tala i en privat miljö.
Håll inte en improviserad konversation i hallen när du råkar passera personen. Möt istället i ett privat rum där ingen annan kan höra. Och om någon annan tar upp ett besvärligt ämne först i en offentlig miljö, föreslå att du håller konversationen någon annanstans.
3. Sitt.
Att sitta kan ge komfort i en annars svår situation. Se till att du och den andra personen är på samma nivå. Om du förblir stående medan du pratar med en person som sitter, pratar du fysiskt ner till dem - vilket inte är den ton du vill ställa in. Om det bara finns en stol i rummet, stanna kvar med den andra personen.
4. Ge en varning.
Mjuka hårda ord eller direkta frågor med en enkel varning. Istället för att säga 'Billy, de andra anställda säger att du luktar illa', mjuka upp slaget med ett ord av försiktighet genom att säga 'Det jag ska berätta för dig kan vara lite svårt att höra.' Det ger den andra personen en minut för att emotionellt förbereda sig för vad du ska säga.
5. Bekräfta ditt obehag.
Att förneka ditt obehag kan få dig att komma över som otrevlig. Om du fidlar, flyttar din vikt och avvärjer ögonkontakt, erkänn din ångest. Erbjud en snabb mening som förklarar vad den andra personen redan känner, till exempel: 'Jag är lite obekväm att ta upp detta.'
6. Var artig, men ändå direkt.
Även om det är viktigt att vara artig, mildra inte dina ord så mycket att ditt meddelande går vilse. Om du sparkar någon för deras inkompetens, antyd inte att de släpps eftersom det inte finns tillräckligt med arbete. Indirekt kommunikation kommer bara att öka den andras förvirring om vad som verkligen händer. Håll dig till fakta och håll konversationen kort.
7. Var en aktiv lyssnare.
hur gammal är charlie cox
Ge den andra personen en chans att bearbeta det du har sagt. Var en aktiv lyssnare genom att reflektera tillbaka vad du hör och genom att förtydliga punkter som kan ha missförstått.
Var beredd på att den andra personen upplever intensiva känslor, allt från förlägenhet och sorg till rädsla och ilska. Om inte personen blir olämplig, var villig att hjälpa den andra personen att bearbeta dessa känslor lite.
8. Avsluta konversationen.
Obehagliga konversationer slutar ofta på ett lika besvärligt sätt. Osäkerhet om huruvida konversationen faktiskt är över, eller förvirring om vad som kommer att hända nästa, bidrar bara till klumpigheten.
Om du ska följa upp något, ange det. Om du förväntar dig att den andra personen vidtar ytterligare åtgärder, uttryck din förväntan. Avsluta sedan konversationen med att säga något som: 'Det är allt jag ville prata om idag. Tänk på det och kom tillbaka till mig med eventuella frågor. '
