Så du är en kvinna och du driver ett företag. I poolen av privatägda småföretag i detta land har det faktiskt många fördelar att vara kvinnlig företagsägare. De flesta offentliga företag samt lokala, statliga och federala inköpsorgan har program för att tilldela en viss procentandel av affärer till kvinnoägda företag. Att bli certifierat som ett kvinnligt företag (WBE) kan göra skillnad mellan att landa det företaget eller inte. Certifieringsprocessen är dock inte utan sina utmaningar, och ofta blir ägarna avskräckta under processen eftersom de saknar rätt vägledning eller missförstår hur processen fungerar. Följande är vad du behöver veta om du bestämmer dig för att certifiering är till din fördel.
Så här blir du ett certifierat företag som ägs av kvinnor: Se till att du uppfyller kriterierna
Innan du börjar certifieringsprocessen är det viktigt för företagare att förstå att det är en stor tidsinvestering. Kraven för att skicka in en ansökan är mycket strikta och måste uppfyllas helt. 'Många vill skrika när de går igenom det, men de hamnar alltid glada över att de blev certifierade', säger Janet Harris-Lange, president för National Women Business Owners Corporation (NWBOC), som var den första privata nationella certifieraren av kvinnliga företag när den bildades 1995.
Det viktigaste kravet för att uppnå certifiering som ett kvinnligt ägd företag är majoritetskontroll. Det betyder att en kvinna måste äga 51 procent av verksamheten för att kvalificera sig för certifiering. Men ägande är bara en liten del av ekvationen. I det här fallet går begreppet ägande utöver siffror. En kvinna måste också ha den högsta positionen i företaget och vara aktiv i den dagliga ledningen och företagets strategiska ledning. 'Ägarskap är en väldigt lätt sak att göra på papper, men om kvinnan inte är visionär och till exempel innehar kontorschefstjänsten, är det den typen av saker som kommer att stoppa en certifiering', säger Harris-Lange. Så innan du går vidare, se till att du har flera sätt att bevisa att du leder företaget, från att anställa och skjuta till planeringsdokument.
Förutom att vara majoritetsägare måste en kvinna också vara amerikansk medborgare, och det rekommenderas att hon är verksam i minst sex månader. Om du uppfyller dessa tre huvudkrav som företagsägare kan du börja processen med att sätta ihop din ansökan.
Dig Deeper: Grrrrl Power - Topp 10 kvinnodrivna företag
Hur man blir ett certifierat kvinnoägt företag: Bli organiserad
Det finns en lång lista med dokument som du måste samla för din ansökan. Det här är förmodligen den svåraste delen av certifieringsprocessen, och om du inte är organiserad eller inte har koll på viktiga affärsdokument kan det vara ännu mer tidskrävande och utmanande att få ihop allt. 'Många skämtar med att vi ber om allt utom deras förstfödda', säger Harris-Lange.
Du behöver inte gå igenom ansökningsprocessen innan du organiseras. Om du tror att bli certifierad är något du så småningom vill göra, är det klokt att börja lägga ner nödvändiga dokument och pappersarbete så tidigt som möjligt. 'Den bästa tiden att börja organisera dina material är att du gör saker för första gången', säger Harris-Lange. När du är ett ungt företag är det mer sannolikt att du har dokument som dina inkorporationspapper och kopior av alla hyresavtal som är lättillgängliga.
Nancy Mobley, VD för Insikt Prestanda , ett personaldirektörskonsultföretag i Dedham, Massachusetts och certifierat kvinnoägt företag, säger att det är en bra idé att starta certifieringsprocessen tidigt. Mobley genomgick certifieringsprocessen efter fem år i affärer och hon minns att det tog ett tag, inte bara för att hitta alla nödvändiga dokument utan också bara för att göra kopior av allt. 'Jag var ganska tvungen att kopiera min registeransvariges arkivskåp', säger Mobley.
Nationella rådet för kvinnors företagsföretag (WBENC), en nationell ideell nationell ideell verksamhet i Washington, D.C. som också ger en väg för kvinnoägda företag att bli certifierad, har en lista över nödvändig dokumentation på deras webbplats. Ofta vet kvinnor inte något om certifieringsprocessen förrän de har bestämt sig för att ansöka, och det kan kännas väldigt överväldigande att titta på listan för första gången. Att bara vara bekant med vad som krävs kan göra processen mycket mindre stressande.
Du kanske också vill anlita någon som hjälper dig när du börjar ordna dig. 'De flesta kvinnor är för upptagen med att leda sitt företag och har inte tid att göra mycket av det administrativa arbetet i samband med ansökningsprocessen', säger Harris-Lange. I så fall kan det vara det bästa sättet för dig att arbeta med en betrodd anställd eller till och med en affärspartner eller annan företagsledare. Men om du är ett litet företag och inte har tillgänglig personal finns det andra resurser som hjälper dig genom processen.
National Women Business Owner's Council sammanställde en certifieringssats , avsedd att fungera som en guidad rundtur i alla aspekter av ansökningsprocessen och tillhandahålla en inbyggd organisationsmetod för applikationsmaterialet som den säljer på sin webbplats för 39,95 dollar. Harris-Lange fann att organisationen fick flera samtal från kvinnor som var oklara om vad man efterfrågade. NWBOC är alltid tillgänglig för att ställa frågorna, men Harris-Lange säger att de som har köpt satsen slutligen får de flesta av sina frågor besvarade med informationen.
Dig Deeper: 2009 Inc. 500: De 10 bästa kvinnodrivna företagen
Hur man blir ett certifierat företag som ägs av kvinnor: Var ska man bli certifierad
Förutom privata certifierare från tredje part som WBENC och NWBOC - som båda tillhandahåller nationell certifiering - erbjuder flera statliga och lokala myndigheter program för certifiering. Att bestämma vilken nivå av certifiering du ska få beror verkligen på vilken typ av verksamhet och kunder du riktar dig till, säger Harris-Lange. Du kanske till exempel vill göra affärer med det lokala sjukhuset i din stad, så omfattningen av dina tjänster kräver inte att du har en nationell certifiering. I så fall skulle det vara bäst att gå igenom din lokala byrå för att ansöka om certifiering. För företag som är intresserade av att göra kontraktsarbete för en myndighet är det viktigt att kontakta enskilda myndigheter för att få sina certifieringskrav. Medan reglerna varierar mellan olika stater, kräver många statliga myndigheter att kvinnoägda företag får certifiering genom sitt program eftersom de upprätthåller sina egna regler.
Vissa företag tycker dock att de bara behöver en nationell certifiering. Nationell certifiering är mest fördelaktig för företag som vill utföra arbete inom den privata sektorn och inte planerar att landa statliga kontrakt. Harris-Lange säger att en typ av certifiering inte är mer fördelaktig när det gäller att få affärer än en annan, och i många fall väljer företagsägaren att bli certifierad på flera nivåer om de inte vill begränsa sig till vilken typ av arbete de kan bjuda på. 'Titta på vad din vision är för ditt företag', säger Harris-Lange, 'och gör sedan beslutet baserat på vem din kundbas är och omfattningen av dina tjänster.'
Amanda Steinberg, grundare av Soapbxx , ett Philadelphia-baserat webbkonsultföretag, håller på att bli ett certifierat kvinnoägt företag genom staden Philadelphia. Steinberg fastställde att ansökan på stadsnivå passade bäst för hennes företag. Hon inledde ansökningsprocessen efter att ha hört om en RFP som lades fram av borgmästarens kontor för hållbarhet i Philadelphia som hon ville tävla om. 'Vem som helst kan ansöka om att göra arbete för staden Philadelphia, men det finns kvoter för hur mycket arbete staden har att ge till minoritets- och kvinnoägda företag', säger Steinberg. '' Jag insåg att om vi kunde presentera oss som ett certifierat kvinnoägt företag, skulle vi vara väl positionerade för att vinna denna typ av projekt i framtiden. '' När Steinberg har fått sin certifiering planerar hon att arbeta mer omfattande med projekt inom den sociala sektorn på lokal nivå, och hon tror att certifieringen kommer att vara ett strategiskt smart steg när det gäller dessa sysslor.
Dig Deeper: Women Entrepreneurs
Hur man blir ett certifierat kvinnoägt företag: ansökningsprocessen
När du har samlat all nödvändig information och pappersarbete måste du skicka allt till lämplig myndighet för granskning. Harris-Lange säger att så länge alla nödvändiga element finns där spelar det ingen roll hur det skickas, men det kommer att påskynda processen om du har skapat någon organisationsmetod för att samla informationen. Ett bindemedel med avdelare är ett bra sätt att hålla allt ordnat, säger hon. Det är viktigt att följa instruktionerna från den byrå eller organisation genom vilken du ansöker. Se också till att du behåller kopior av allt du har skickat. I de flesta fall kommer du att kunna skicka en kopia av ett dokument och behålla originalet för dina egna filer.
När du har lämnat in din ansökan kommer den till en granskningskommitté. På NWBOC består granskningskommittén av minst en advokat och en CPA, tillsammans med andra affärspersoner. Harris-Lange säger att sekretess tas på allvar. På NWBOC kommer en potentiell sökande att kontaktas om något saknas eller är ofullständigt i deras ansökan. Förvänta dig att granskningsprocessen tar i genomsnitt fyra till sex veckor. Om allt i applikationen är klar första gången kan processen gå så snabbt som tre veckor.
Förutom pappersdelen av ansökan, var beredd på en personlig intervju när en kommitté från certifieringsbyrån eller organisationen kommer att genomföra ett platsbesök på din plats. Syftet med platsbesöket är att kommittén ska observera hur verksamheten drivs och kontrollera att det faktiskt finns en kvinna vid rodret. 'Vi har ett styvt granskningssystem och vi vill inte skrämma kvinnor, men vi måste känna oss bekväma med att vi kan godkänna dem som ett kvinnligt ägd företag så vi kommer och ser för oss själva', säger Harris-Lange.
Du behöver inte förbereda något för det här webbplatsbesöket. kommittén vill se affärer som vanligt. För Mobley var intervjudelen lite skrämmande, men efter att ha gått igenom det är hennes råd att ha förtroende för dig själv. ”Vi hade inget att dölja för att Insight är 100 procent kvinnorägt”, säger Mobley. ”Intervjuprocessen är nödvändig eftersom de verkligen vet ut de företag som inte uppfyller ägarförhållandena. Vid den tidpunkten vill du inte försöka dra ullen över någons ögon, för du kommer inte att göra den. '
Efter att webbplatsbesöksteamet har träffat alla ägarna läggs rapporten från besöket till i ansökningsmaterialet. På NWBOC möter granskningskommittén en sista gång för att göra sitt beslut, och om verksamheten får certifiering, kommer de att få ett certifikat som anger deras nya status som ett kvinnligt ägt företag.
Om det av någon anledning finns en avvikelse med din ansökan och du nekas certifiering, tillåter NWBOC dig 30 dagar efter tidpunkten för anmälan att överklaga beslutet. NWBOC kommer alltid att ange skälen till förnekelse. Du måste sedan vänta ett år innan du kan ansöka igen. Men Harris-Lange säger att det bara har varit en gång i NWBOC: s historia att en företagsägare genomgick hela processen och nekades.
Dig Deeper: Women in Business
Hur man blir ett certifierat kvinnorägt företag: När du är certifierad
Grattis! Du klarade dig genom certifieringsprocessen. Nu är det dags att använda skillnaden till din fördel. Enligt företagare som har sin certifiering finns det mycket potential att växa ditt företag genom den här vägen, men du kan inte bara luta dig tillbaka och förvänta dig att företaget kommer till dig. Mobley säger att det bästa sättet att få veta att du är certifierad är att kontakta lokala, statliga och nationella certifieringsbyråer och be om att få sättas på deras e-postlista. Ofta kommer stora företag och myndigheter att skicka ut RFP genom organisationer som NWBOC och WBENC och ditt företag får ett e-postmeddelande om eventuella kommande projektmöjligheter. När du blir certifierad genom NWBOC blir du automatiskt en del av organisationens databas, där ett stort antal köpare har tillgång. Dessutom säger Mobley att Insight nämner att de är ett certifierat kvinnoägt företag på sina marknadsförings- och reklammaterial, vilket är ett enkelt sätt att låta potentiella kunder få veta om din skillnad.
Slutligen, när du är certifierad måste du behålla certifieringen genom att ansöka om förnyelse varje år. Om du inte förnyar din certifiering varje år kommer den att upphöra att gälla efter det första året. Tack och lov är förnyelseprocessen mycket enklare och strömlinjeformad jämfört med den ursprungliga ansökan. Processen kan göras online för NWBOC. Fråga din certifieringsbyrå om deras förnyelseprocedurer. Ingen ytterligare information krävs för omcertifiering, om inte strukturen, ägarskapet eller namnet på ditt företag har ändrats under det året. Ansökan och förklaringen måste sedan lämnas in till den senaste skattedeklarationen för verksamheten. Se till att du har tillräckligt med tid innan utgångsdatumet för att skicka in certifieringsmaterialet. Harris-Langes mest avgörande råd till företagare är att inte vara lat om förnyelseprocessen, för om din certifiering upphör måste du starta ansökningsprocessen igen. 'Om du har din certifiering, värdera den nog för att hålla den uppdaterad', säger hon.
Dig Deeper: National Association of Women Business Owners
Hur man blir ett certifierat företag som ägs av kvinnor: resurser
National Association of Women Business Owners (NAWBO)
NAWBO är en nationell medlemsbaserad organisation som representerar intressen för de mer än 10 miljoner kvinnoägda företagen i USA.
Small Business Association's Office of Government Contracting
SBA: s Office of Government Contracting arbetar för att uppmuntra maximalt deltagande av små, missgynnade och kvinnoägda företag i federala regeringskontrakt.
National Women Business Owners Corporation Database
NWBOC har en online-upphandlingsmarknad där köpare kan söka i poolen av certifierade WBE: er, och där WBE: er kan skapa anslutningar och säkra inköpsledningar.
WomenBiz.gov
En lista med viktiga resurser och länkar till webbplatser för organisationer vars intressen är anpassade till kvinnoägda företags behov.
