En kontorsarbetare fick sparken efter henne arbetsgivaren upptäckte sin sexblogg . En servitris avskedades för att ha ventat om en kund på Facebook. En kvinna tappade ett jobb erbjudande på Cisco på grund av något hon sa på Twitter. Dessa incidenter illustrerar varför det kan vara klokt att skapa en policy för sociala medier för dina anställda.
'Jag skulle säga att det är helt avgörande för alla företag med storlek att ha en sociala mediepolicy', säger Vivienne Storey, chef för BlandsLaw , ett butiksjuristbyrå utanför Sydney, Australien, som är specialiserat på arbetsrätt. Story skriver också för företagets blogg på sociala mediepolitiska frågor. 'Om du inte gör det, hur hanterar och övervakar du vad som sägs om företaget och hur sociala medier används?'
En social mediepolicy beskriver anställda företagets riktlinjer eller principer för att kommunicera i onlinevärlden. Behöver du en tydlig policy för sociala medier? Vi kommer att beskriva steg för att fatta beslutet, liksom vad som ska inkluderas och hur man implementerar den nya policyn.
Skriva en policy för sociala medier: Beslut när man ska skapa en policy för sociala medier
En social mediepolicy kan vara ett företags första försvar för att minska risken för både arbetsgivare och arbetstagare. Du kanske redan har ett sekretessavtal men det kanske inte räcker. Att lägga till några rader i medarbetarhandboken för att klargöra att sekretessavtalet omfattar anställdas interaktion på sociala mediasidor kan räcka. Men det rekommenderas att skapa en separat policy för sociala medier för att ha något specifikt arkiverat och tillgängligt för anställda och att de är medvetna om policys existens.
Jason Falls, en socialmediestrateg på Social Media Explorer LLC i Louisville, Kentucky, tycker att företag bör ha flera policyer för sociala medier. ”En del av problemet är att sociala medier är en felaktig benämning, säger Falls. 'Det är mer än bara att berätta för anställda vad de kan och inte kan göra på företagets datorer.'
Här är en lista över några sociala medier som Falls föreslår att företag bör överväga att skapa:
• Anställdas uppförandekod för onlinekommunikation
• Anställdas uppförandekod för företagsrepresentation i onlinekommunikation
• Upplysningspolicy för anställda
• Användningspolicy för Facebook-användning
• Personalens bloggpolicy
• Personalens sociala nätverkspolicy
• Personalens personliga Twitter-policy
• Policy för anställda på LinkedIn
• Företags bloggpolicy
• Användningspolicy för företagsbloggar
• Process för godkännande av blogginlägg
• Kommentarpolicy för företagets blogg
• Användningspolicy för Facebooks varumärkessida
• Företags Facebook-kommentar / meddelandepolicy
• Företags Twitter-kontopolicy
• Företags YouTube-policy
• Företags YouTube-policy för allmän kommentar
• Policy för företagslösenord
'Även om det kan verka oseriöst att stava ut policyer för alla sociala nätverk, är det inte riktigt poängen', säger Falls. 'Olika nätverk har olika konsekvenser för olika företag.'
Det finns två sätt att skapa en politik för sociala medier. Du kan skriva en komplett policy för sociala medier som adresserar alla tillgängliga sociala medier. Eller så kan du skriva policyer efter behov. Om ditt företag till exempel inte har en social media-närvaro på YouTube kanske du inte behöver ta itu med YouTube och videoanvändning. Men när ditt företag expanderar lägger du till en YouTube-policy senare.
'Jag skulle säga att det finns två breda skäl för att ha en uppsättning riktlinjer för sociala medier för varje företag: krishantering eller varumärkesmöjlighet', säger Mario Sundar, samhällsevangelist på LinkedIn. 'Sociala medier kan vara en stor möjlighet för dina anställda att hjälpa till att bygga ditt företags varumärke, men låt oss inte glömma att det också finns en enorm risk för enskilda anställda att oavsiktligt skada företagets varumärke och genom att definiera en uppsättning riktlinjer hjälper du till att minska risken . '
Dig Deeper: Behöver du en policy för sociala medier?
Skriva en policy för sociala medier: Vad du bör inkludera
Sociala medier handlar om delning och samarbete. Av den anledningen tycker Sundar att det bästa sättet att skapa en policy är att hitta det han kallar 'sociala mediaevangelister' inifrån ditt företag. 'Få in dina mest aktiva medarbetare på sociala medier för att samarbeta och hjälpa till att skapa dina riktlinjer för sociala medier.' Att inkludera anställda i processen skapar interna förespråkare för policyn. Policyen bör handla mer om vilka anställda burk göra och bästa metoder för användning av sociala medier kontra alla saker anställda kan inte eller borde inte göra på sociala medier.
hur gammal är shelby blackstock
När du utformar en policy, var noga med att:
1. Påminn de anställda att bekanta sig med anställningsavtalet och de policyer som ingår i medarbetarhandboken.
2. Ange att policyn gäller multimedia, webbplatser för sociala nätverk, bloggar och wikier för både professionellt och personligt bruk.
3. Inlägg på internet bör inte avslöja någon information som är konfidentiell eller äganderätt till företaget eller någon tredje part som har lämnat information till företaget.
4. Om en anställd kommenterar någon aspekt av företagets verksamhet måste han tydligt identifiera sig som anställd och inkludera en ansvarsfriskrivning.
5. Ansvarsfriskrivningen bör vara ungefär som 'de åsikter som uttrycks är mina ensamma och speglar inte nödvändigtvis åsikterna (ditt företags namn).'
6. Internetinlägg bör inte innehålla företagslogotyper eller varumärken såvida inte tillstånd begärs och beviljas.
7. Inlägg på Internet måste respektera upphovsrätt, integritet, rättvis användning, ekonomisk information och andra tillämpliga lagar.
8. Anställda ska varken göra anspråk på eller antyda att de talar för företagets räkning.
9. Företagsbloggar, Facebook-sidor, Twitter-konton etc. kan kräva godkännande när den anställde publicerar om företaget och branschen.
10. Att företaget förbehåller sig rätten att begära att vissa ämnen undviks, dra tillbaka vissa inlägg och ta bort olämpliga kommentarer.
När du skapar en policy för sociala medier behöver du inte uppfinna hjulet på nytt. Flera företag inklusive Cisco , IBM , Intel , Microsoft och Razorfish har utvecklat tydliga men heltäckande sociala medier. Om du letar efter några bra exempel på riktlinjer för sociala medier från olika företag Social Media Governance-webbplats har en online-databas med över 100 sociala medier.
Falls rekommenderar Social Media Policies Toolkit erbjuds av Toolkit Café för $ 149. Verktygssatsen innehåller mallar för olika typer av policyer för sociala medier. Storey säger: 'Det finns många webbplatser som du kan kopiera sociala mediepolicyer från, men jag skulle också säga att få en advokat involverad och se till att din policy är anpassad till ditt företag.
(Obs! Även om den här guiden består av saker som experter vi har intervjuat säger att det är säkert att inkludera, bör det inte tolkas som juridisk rådgivning.)
Dig Deeper: Företagets ägarverktygssats för sociala medier
Skriva en policy för sociala medier: Professionell användning och uppmuntrande av personlig användning av sociala medier
En företagspolicy för sociala medier låter anställda veta vad de behöver veta för att kommunicera företagsmeddelandet effektivt och vad de ska och inte bör göra.
'Din personal, kunder och företag finns redan på sociala medier och kommer mer än troligt att prata om ditt företag', säger Katrina Collier, grundare och chef för Winning Impression LTD , ett London-baserat företag som hjälper företag med social rekrytering. 'Tydliga riktlinjer kommer att säkerställa att ditt företags varumärke förstärks och att ditt rykte inte sullas av en felaktig anmärkning.'
Det är fördelaktigt för anställda att få sina insatser i företagens sociala medier. De kan ha stor insikt och åsikter att dela med kunder och kunder. Anställda är en fantastisk resurs och kan hjälpa dig att marknadsföra ditt företag på sociala nätverk.
Dig Deeper: 12 tips för att öka din närvaro på sociala medier
Skriva en policy för sociala medier: Hur man implementerar policyn
Läran att lära av exemplen på anställdes uppsägningar och hur vissa företag har valt att ta itu med sociala medier är att göra policyn så tydlig som möjligt.
De bästa formaten för denna policy är att först ange policyn och följa med en punktuppdelning av nyckelpunkterna. Microsofts policy innehåller ett avsnitt med vanliga frågor som ytterligare klargör policyn för anställda. Catherine Allen, vice president på SKIFT-kommunikation en PR-byrå med kontor i Boston, San Francisco och New York, föreslog att erbjuda riktlinjer eller bästa praxis. Allens företag skapade ett utkast till rekommendationer från sociala medier att företag kan justera för att passa deras behov. 'Vårt företag skapade detta baserat på timmar av forskning om andra företags riktlinjer för att effektivisera processen för våra kunder.'
När politiken för sociala medier har slutförts är det viktigt att meddela dina anställda att det har skett en förändring av anställdsavtalet som varje anställd undertecknade när de anställdes. Ett e-postmeddelande eller ett memo ska skickas till alla anställda inklusive en kopia av den nya policyn eller en länk till var de kan hänvisa till policyn. Att utbilda dina anställda i sociala mediepolitiken hjälper till att begränsa olyckor.
Dig Deeper: Mer om personalresurser
Skriva en policy för sociala medier: ytterligare resurser
