Redaktörens anmärkning: Inc.com-kolumnisten Alison Green svarar på frågor om arbetsplats- och ledningsfrågor - allt från hur man hanterar en micromanaging-chef till hur man pratar med någon i ditt team om kroppslukt.
En läsare skriver:
Jag arbetar som konsult för några små ideella organisationer. Nyligen pensionär chef för en av de organisationer jag arbetar för. Hon och jag arbetade tillsammans i flera år, och våra kommunikationsstilar matchade genom att vi båda i allmänhet föredrog att använda e-post via telefon för de flesta saker (förutom samtal som vi planerade i förväg eller i extrema nödsituationer).
Organisationens nya chef har ringt mig flera gånger om dagen för att 'checka in' på saker som jag redan har mailat honom om uppdateringar om, eller om saker som vi kom överens om att följa upp senare, i väntan på ytterligare information jag fortfarande väntar . Andra gånger kommer han slumpmässigt att ringa för att ha en stor gruppdiskussion om något utan föregående planering. Flera gånger har det hänt när jag var borta från skrivbordet, och sedan blir det en fråga om var jag är och när kommer jag att kunna ringa tillbaka, vilket innebär att jag måste komma till mitt skrivbord så snart jag kan.
Dessutom lämnar han helt värdelösa röstmeddelanden när jag inte svarar och säger saker som 'Hej, det är (namn). Ring tillbaka.' Jag menar ... om du ska lämna ett röstmeddelande, säg åtminstone NÅGOT i röstmeddelandet utöver det du just ringde, vilket jag redan kan se på grund av de tre missade samtalen jag har haft från dig tidigare 20 minuter.
Förutom att vara irriterande och distraherande, stressar denna dynamik av konstanta telefonsamtal mig verkligen. Jag är en konsult, inte en anställd, vilket innebär att jag inte är ansvarig gentemot organisationen för mina vistelser och aktiviteter under dagen så länge mitt arbete blir gjort (vilket det gör), och denna ständiga spärr av samtal gör jag känner mig kedjad till mitt skrivbord och telefon. Och tro mig, de betalar inte pengar 'kedjade till mitt skrivbord'. Utöver det får hans många 'incheckningar' på föremål som jag arbetar aktivt med att jag känner mig jagad, nagad och micromanaged.
vem dejtar rick fox
Min vän rådde mig att försöka 'utbilda' den nya chefen i hur man kommunicerar med mig genom att säga till honom 'Jag är inte tillgänglig via telefon, men jag kommer att vara tillgänglig via e-post' och genom att svara omedelbart på alla e-postmeddelanden men inte svara på min telefon. Jag har provat det här, men hittills har det inte fungerat. Om jag inte tar upp kan jag vanligtvis förvänta mig flera missade samtal tills jag äntligen biter i kulan och ringer tillbaka. Och de frågor han ber om är aldrig '' nödsituationer ''.
Detta gör mig galen, och ju längre jag låter det fortsätta, desto svårare blir det att få det att sluta. Det är så långt att han och jag chattar i telefon sex, sju gånger på en enda dag. Finns det mer direkta - men fortfarande professionellt acceptabla - sätt att säga till honom att han helt enkelt inte kan ringa mig så ofta?
Green svarar:
Först skulle jag inte ta din väns råd. Att berätta för en klient att du bara kan nås via e-post kommer att vara styvt och inte realistiskt för hur många kunder arbetar. (Naturligtvis, om du är mycket efterfrågad kan du göra alla möjliga regler - men annars måste du vara ganska flexibel.)
hur gammal är chris perez
Men du kan och borde sätta några gränser här. Du har helt rätt i att du som konsult med flera kunder inte förväntas vara tillgänglig hela tiden och när stämningen slår just denna klient.
Och medan vissa människor kommer att fånga upp de typer av ledtrådar du har skickat, är det inte den här killen. Det betyder att du måste ha en mer direkt konversation med honom om detta.
Jag skulle säga något så här: 'Jag vill prata om det bästa sättet för dig att nå mig när du behöver mig. Eftersom jag har flera klienter är jag vanligtvis inte tillgänglig för ad hoc-telefonsamtal under hela dagen - men jag är glad att jag får tid för dem när vi kan schemalägga dem i förväg. Men som entreprenör delar jag min tid mellan flera projekt och kan inte erbjuda heltidstillgänglighet. Mina priser skulle annars vara mycket högre! Men vad jag kan göra är att schemalägga ett stående telefonsamtal med dig varje vecka eller två gånger i veckan, och vi kan komma igenom alla dessa saker på dessa samtal. Skulle det fungera? '
Om han skjuter tillbaka kan du säga: 'Du vet, fördelen med att anställa en konsult som jag för att göra detta arbete är att du får expertis inom ___ utan att betala heltidslönen och förmånerna som du skulle betala för att ha någon på personal som gör det. Men baksidan av det är att jag inte är tillgänglig hela tiden som en heltidsanställd kan vara; Jag har andra kunder och andra åtaganden på mitt schema. Under den senaste månaden har jag börjat ta emot samtal från dig flera gånger om dagen eller förväntas gå med i gruppsamtal i sista minuten. Som extern konsult är det inte något jag kan göra. Men jag skulle gärna boka ett stående telefonsamtal varje vecka eller två gånger i veckan. '
Om han går med på det, då är det rimligt att förvänta sig att han slutar ringa så mycket utanför dina schemalagda telefonsamtal. Men om han fortsätter kan du låta de flesta av dessa samtal gå till röstbrevlådan och sedan skjuta honom ett snabbt e-postmeddelande senare samma dag och säga: 'Har du din röstbrevlåda. Kommer inte att vara fri större delen av idag - kan den vänta på vårt samtal på fredagen? ' (Som sagt, det är smart att vara villig att svara vissa av dessa sista minuten-samtal - vilket betyder en eller två i veckan, inte två om dagen. Konsulter som är åtminstone något flexibla är i allmänhet mer värdefulla.)
Ett annat alternativ, om det fortsätter, är att berätta för honom att med den mängd tillgänglighet han begär måste du höja dina priser för att täcka det (om det är något du är villig att göra till ett högre pris - men du kanske inte är villiga att göra detta till varje pris, vilket också är OK).
Men genom allt detta, kom ihåg att du behöver veta hur mycket du är villig att driva detta. Är du villig att förlora klienten på grund av detta? Det är möjligt att han bestämmer sig för att han hellre vill arbeta med någon som är tillgänglig oftare. Om det är ett resultat som du inte är villig att tolerera, skulle du vilja ändra din inställning därefter.
Vill du skicka en egen fråga? Skicka det till alison@askamanager.org .
vilken ras är pharrell williams
