'För många möten' och 'För mycket tid slösas bort i oproduktiva möten.' När ett företag kämpar med lågt medarbetarengagemang kommer du alltid att hitta ett av dessa klagomål högst upp på listan.
Dessa ser ut som klagomål om möten, men egentligen är detta uttalanden om att känna sig respektlös.
har pat sajak barn
När någon säger att de är i för många möten säger de att de som kallar dessa möten inte uppmärksammar allt annat viktigt arbete på deras tallrik. Den anställde går till fler möten än vad deras arbetsbelastning tillåter och tvingar dem att stjäla tid från pauser, semestrar och familjer så att de kan göra det arbete de måste slutföra för att få sin lönecheck.
När någon klagar över att slösa bort tid på * oproduktiva * möten säger de att mötesledaren inte respekterade teamet tillräckligt för att planera ett produktivt möte. En rusad ledare kan hävda att de bara inte har tid att ta fram en plan för mötet, vilket gör det värre för nu är det mycket tydligt att ledarens tid är dyrbar men det är acceptabelt att slösa bort alla andras.
Högpresterande organisationer driver rätt möten med rätt personer vid rätt tidpunkt. De respekterar den tid anställda investerar i möten och ser till att den används produktivt.
Att starta och sluta i tid är viktigt, liksom att dela tiden i mötet rättvist. Ännu viktigare är att hänsynsfulla ledare arbetar för att planera möten som minimerar störningar i annat arbete och undviker besvär för onödiga deltagare.
Här är fem sätt att bygga respekt i hur du planerar möten.
1. Planera möten vid naturliga övergångstider för att minimera uppgiftsbyten.
Effektiv schemaläggning förbättrar fokus under möten, minskar kostnader för växling av uppgifter och ökar produktiv fokustid för annat arbete. Uppgiftsbyte är den tid det tar att rikta din uppmärksamhet från en uppgift till en annan och bli omfokuserad. Tidsstraffet för uppgiftsbyte kan rinna var som helst från ytterligare 10 till 50 minuter från dagen.
Möten höll det första på morgonen, strax före en middagspaus, och i slutet av dagen anpassas till tider då arbetet redan naturligt störs. Detta skapar bara en, snarare än två, avbrottsuppgifter för varje möte.
2. Planera möten med tillräcklig tid att förbereda.
För att hålla tiden i mötet produktiv och fokuserad måste alla komma beredda. De behöver tid att granska dagordningen, läsa eventuella rapporter och överväga de frågor de kommer att ställa.
Möten som planeras minst två dagar i förväg ger människor tid att komma förberedda.
olivia munn födelsedatum
3. Lämna tid mellan mötena för övergångar.
Produktiva möten börjar i tid, vilket blir omöjligt när människor saknar den tid som behövs för att lämna ett möte och komma till nästa.
På dagar med flera möten, planerar möten så att de avslutas minst tio minuter innan nästa möte börjar, så att människor har tid att gå över till graciöst. Det här är tillräckligt med tid för att göra en snabb resa till toaletten och returnera några brådskande meddelanden, vilket gör en enorm skillnad i allas förmåga att fokusera.
4. Blockera hela eller halva dagar som 'Inga möten'.
Högpresterande individer blockerar regelbundet tid för det arbete de vill göra. Känd som tidsblockering kan du multiplicera denna fördel över hela gruppen med angiven mötesfri fokustid.
Detta låter alla veta att de kan räkna med att ha flera timmar i följd för att få individuellt arbete gjort varje vecka, vilket gör det lättare att planera, minskar ångest och ökar produktiviteten. Detta är särskilt viktigt för kunskapsarbetare som behöver stora block av oavbruten tid för att göra sitt bästa och 'komma in i flödet.'
Till exempel lämnar vårt team både tisdag och fredag utan möten.
5. Gör möten valfria.
Slutligen är det enklaste sättet att respektera allas tid att respektera deras omdöme om hur man bäst använder den tiden. Om ditt team tycker att det finns för många möten, låt dem veta att de kan välja bort alla möten som de tycker är onödiga för sitt arbete.
Och om de känner att ett möte inte är produktivt, omfamna 'lagen om två fötter'. Detta gör det okej att tyst lämna ett möte när du inser att det inte är en bra användning av din tid.
Om din organisation kämpar för att hålla oproduktiva möten utanför kalendern, kommer bara ett fåtal av dessa tips att implementeras som riktlinjer att ge ett kraftfullt meddelande om respekt. När du arbetar för att planera möten som respekterar allas tid kommer du att dra nytta av att du har mer engagerade och lojala medarbetare som lägger den tiden på jobbet för dig.
