FLÖDESSCHEMAN

Ett flödesschema eller flödesschema är en grafisk representation av en process eller ett system som beskriver sekvenseringen av de steg som krävs för att skapa utdata. Ett typiskt flödesschema använder en uppsättning grundsymboler för att representera olika funktioner och visar sekvensen och sammankopplingen av funktioner med linjer och pilar. Flödesscheman kan användas för att dokumentera praktiskt taget alla typer av affärssystem, från materialrörelse genom maskiner i en tillverkningsoperation till flödet av information om sökande genom anställningsprocessen i en personalavdelning.

Varje flödesschema handlar om en viss process eller ett system. Det börjar med inmatning av data eller material i systemet och spårar alla procedurer som behövs för att konvertera ingången till dess slutliga utmatningsform. Specialiserade flödesscheman visar de processer som äger rum, de åtgärder som utförs i varje steg och förhållandet mellan olika steg. Flödesscheman kan innehålla olika detaljeringsnivåer efter behov, från en högnivåöversikt över ett helt system till ett detaljerat diagram över en komponentprocess i ett större system. I vilket fall som helst visar flödesschemat den övergripande strukturen för processen eller systemet, spårar informationsflödet och arbetar igenom det och lyfter fram viktiga bearbetnings- och beslutspunkter.

Flödesscheman är ett viktigt verktyg för att förbättra processer. Genom att tillhandahålla en grafisk representation hjälper de projektgrupper att identifiera de olika elementen i en process och förstå samverkan mellan de olika stegen. Flödesscheman kan också användas för att samla information och data om en process som ett hjälpmedel för beslutsfattande eller prestationsbedömning. Till exempel kan ägaren till en liten reklambyrå som hoppas kunna minska tiden för att skapa en tryckt annons kunna använda ett flödesschema över processen för att identifiera och eliminera onödiga steg. Även om flödesscheman är relativt gamla designverktyg är de fortfarande populära bland datorprogrammerare som arbetar med systemanalys och design. Under de senaste åren har många program utvecklats för att hjälpa affärsmän att skapa flödesscheman.

KONSTRUKTION AV FLÖDSCHEMA

Flödesscheman använder vanligtvis specialiserade symboler. Några av de huvudsymboler som används för att konstruera flödesscheman inkluderar:

En rundkantad rektangel som representerar start- och slutaktiviteter, som ibland kallas terminalaktiviteter.
En rektangel som representerar en aktivitet eller ett steg. Varje steg eller aktivitet i en process indikeras av en enda rektangel, som är känd som en aktivitets- eller processymbol.
En diamant för att beteckna en beslutpunkt. Frågan som ska besvaras eller beslutet ska skrivas inuti diamanten, som är känd som en beslutssymbol. Svaret avgör vilken väg som ska tas som nästa steg.
Flödeslinjer visar progressionen eller övergången från ett steg till ett annat.

Att konstruera ett flödesschema innefattar följande huvudsteg: 1) Definiera processen och identifiera flödesdiagrammets omfattning; 2) Identifiera projektmedlemmar som ska vara involverade i konstruktionen av processflödesdiagrammet; 3) Definiera de olika stegen som är inblandade i processen och sambandet mellan de olika stegen (alla teammedlemmar bör hjälpa till att utveckla och komma överens om de olika stegen för processen); 4) Slutföra diagrammet, involvera andra berörda personer efter behov och gör eventuella ändringar nödvändiga; och 5) Använd flödesdiagrammet och uppdatera det kontinuerligt efter behov.