Kommunikationssystem

Kommunikationssystem är de olika processerna, både formella och informella, genom vilka information skickas mellan chefer och anställda inom ett företag eller mellan verksamheten själv och utomstående. Kommunikation - vare sig det är skriftligt, verbalt, icke-verbalt, visuellt eller elektroniskt - har en betydande inverkan på hur affärer bedrivs. Den grundläggande kommunikationsprocessen börjar när ett faktum eller en idé observeras av en person. Den personen (avsändaren) kan besluta att översätta observationen till ett meddelande och sedan överföra meddelandet via något kommunikationsmedium till en annan person (mottagaren). Mottagaren måste sedan tolka meddelandet och ge feedback till avsändaren som indikerar att meddelandet har förstått och att lämpliga åtgärder har vidtagits.

Målet med alla former av kommunikation är att främja fullständig förståelse för ett meddelande. Men haverier i kommunikationen kan inträffa när som helst i processen. Företagsledare måste förstå och eliminera de vanliga hinder som förhindrar effektiv kommunikation. Några av orsakerna till kommunikationsproblem i affärsinställningar inkluderar:

• Brist på grundläggande språkkunskaper
• Olika förväntningar och uppfattningar hos avsändare och mottagare
• Selektivitet eller tendensen för individer att välja och välja vad de behåller när de får ett meddelande från en annan person
• Distraktioner som ringande telefoner, schemalagda möten och oavslutade rapporter

Enligt Herta A. Murphy och Herbert W. Hildebrandt i sin bok Effektiv affärskommunikation , bra kommunikation bör vara fullständig, kortfattad, tydlig, konkret, korrekt, omtänksam och artig. Mer specifikt innebär detta att kommunikation ska: svara på grundläggande frågor som vem, vad, när, var; vara relevant och inte alltför ordlig; fokusera på mottagaren och hans eller hennes intressen; använda specifika fakta och siffror och aktiva verb; använda en konversationston för läsbarhet; inkludera exempel och visuella hjälpmedel vid behov; vara taktfull och godmodig; och vara korrekt och icke-diskriminerande.

Oklar, felaktig eller obetydlig affärskommunikation kan slösa värdefull tid, främja anställda eller kunder och förstöra goodwill gentemot ledningen eller den övergripande verksamheten. I själva verket, enligt en studie från 2004 av National Commission on Writing, med titeln Writing: A Ticket to Work '¦ Eller en Ticket Out , 'det verkar som att skriftliga brister kan kosta amerikanska företag så mycket som 3,1 miljarder dollar per år.' När vi går in i informationsåldern växer vikten av att kommunicera tydligt och betoningen på skriftlig kommunikation ökar. Brent Staples förklarar hur förändringen till en informationsåldersekonomi ökar behovet av bra skrivförmåga i hans New York Times artikel, 'Den fina konsten att få ner det på papper, snabbt.' 'Företag täckte en gång för fattiga författare genom att omge dem med människor som kunde översätta sina tankar på papper. Men den här strategin har visat sig vara mindre praktisk i den informationsåldern, som kräver mer skrivning av hög kvalitet från fler kategorier av anställda än någonsin tidigare. Istället för att täcka för icke-författare letar företag alltmer efter sätt att skärma ut dem vid dörren. '

FÖRETAGSKOMMUNIKATIONSHISTORIK

Under de första åren av företagsamerika arbetade företagsledare på en strikt grund av top-down kommunikation. Oavsett vad chefen eller ägaren av företaget sa var lagen. I de flesta fall skulle strategier för att göra allt från att sälja produkter till att hantera anställda diskuteras bakom stängda dörrar. När besluten hade fattats av chefer förväntades anställda på lägre nivå sätta dem i kraft. Anställda hade lite input; de gjorde som de fick veta eller hittade arbete någon annanstans. Sådana ledningsattityder, särskilt när de gällde arbetarsäkerhetsfrågor på platser som kol- och stålgruvor, ledde till att fackföreningarna ökade. Om inget annat hade fackföreningarna i många fall makten att sakta ner eller stänga av produktionen tills ledningen lyssnade på arbetarnas krav.

Som reaktion på fackliga krav skapade företag så småningom kommunikationssystem där ledamöter kunde tala sina tankar genom fackliga representanter. Även om fackföreningarna gav drivkrafter för företagsledare att implementera sådana system insåg chefer så småningom att anställda kunde ha meningsfulla insatser för att lösa företagsproblem. När de fick möjlighet att bidra hoppade många anställda på chansen. Denna typ av feedback kallades bottom-up-kommunikation.

I dagens affärsmiljö uppmuntrar de flesta företag anställda att ta en aktiv roll i företaget. Anställda som märker sätt att förbättra produktionen uppmuntras och belönas vanligtvis för att förmedla dessa idéer till chefer. Anställda som lämnar idéer som tål intensiva studier kan belönas med en procentandel av besparingarna till företaget. Anställda som trakasseras på jobbet uppmuntras starkt att rapportera sådana trakasserier så långt upp i ledningskedjan som behövs för att stoppa det. Regelbundna medarbetarmöten hålls där den lägsta medarbetaren kan stå upp och ställa chefen på högsta nivån en direkt fråga med full förväntan att ett direkt svar kommer att erbjudas i gengäld.

Affärschefer har också utvecklat en metod för att övervaka hur företaget driver medan de träffar anställda halvvägs. Ibland kallas 'ledning genom att gå runt', den här kommunikationsmetoden kräver att toppchefer ska komma ut från sina kontor och se vad som händer på den nivå där arbetet utförs. Istället för att helt enkelt läsa rapporter från underordnade besöker företagare fabriker eller servicecenter, observerar anställda på jobbet och frågar deras åsikter. Även om praxis både hyllas och förnekas regelbundet av företagsledningsexperter, tjänar denna form av kommunikation till att hålla chefen i kontakt.

FÖRBEREDELSE AV EFFEKTIVA MEDDELANDEN

Den kanske viktigaste delen av affärskommunikationen är att ta sig tid att förbereda ett effektivt och förståeligt budskap. Enligt Murphy och Hildebrandt är det första steget att veta budskapets huvudsyfte. Till exempel kan ett meddelande till en leverantör ha till syfte att få en ersättning för en defekt del. Nästa steg är att analysera publiken så att budskapet kan anpassas för att passa deras åsikter och behov. Det kan vara bra att föreställa sig mottagaren och tänka på vilka delar av meddelandet de kan hitta positiva eller negativa, intressanta eller tråkiga, tilltalande eller missnöjda. Därefter måste avsändaren välja idéerna för att inkludera och samla in alla nödvändiga fakta. Nästa steg handlar om att organisera meddelandet, eftersom ett dåligt organiserat meddelande inte kommer att framkalla det erforderliga svaret. Det kan vara till hjälp att förbereda en översikt i förväg, med särskild uppmärksamhet åt början och slutet av delarna. Slutligen är det viktigt att redigera och korrekturläsa innan du skickar meddelandet.

KOMMUNIKATIONSMEDIER

Det finns två huvudsakliga medier som används för kommunikation: skriftliga och muntliga. Icke-verbal kommunikation är också en del av kommunikationssystem. Var och en av dessa typer av kommunikation beskrivs nedan.

Skriftlig kommunikation

Skriftlig kommunikation är den vanligaste formen av affärskommunikation och alltmer i informationsåldern och spridningen av elektroniska kommunikationsverktyg. Det är viktigt för småföretagare och chefer att utveckla effektiva skriftliga kommunikationsförmågor och att uppmuntra detsamma hos alla sina anställda. Informationsåldern har förändrat sättet vi kommunicerar på och lagt en allt större tonvikt på skriftlig kontra muntlig kommunikation.

Den ständigt ökande användningen av datorer och datanätverk för att organisera och överföra information innebär att behovet av kompetenta skrivfärdigheter ökar. Dr Craig Hogan, en tidigare universitetsprofessor som nu leder en online-skola för affärsskrivning, får hundratals förfrågningar varje månad från chefer och chefer som begär hjälp med att förbättra sina egna och deras anställdas skrivförmåga. Dr. Hogan förklarar i en artikel med titeln 'What Corporate America Can't Build: A Sentence' att miljoner människor som tidigare inte behövde skriva mycket om jobbet nu förväntas skriva ofta och snabbt. Enligt Dr. Hogan är många av dem inte upp till uppgiften. 'E-post är en fest som engelska lärare inte har bjudits in till. Det har företag som sliter ut håret. ' Undersökningsresultat från National Commission on Writing studerar denna bedömning. De fann att en tredjedel av de anställda i landets 'blue chip' -företag skriver dåligt och har behov av korrigerande skrivinstruktion.

De mest grundläggande principerna för skriftlig kommunikation liknar dem för övergripande kommunikation. Experter inom den växande branschen för korrigerande skrivningar är överens om att det finns fem minimikrav för bra skrivning. Dom är:

1. Känn din publik
2. Håll meningarna korta och enkla
3. Undvik jargong och klichéer
4. Skillnad mellan fakta och åsikter
5. Kontrollera alltid stavning, grammatik och skiljetecken

Nyckeln är naturligtvis att förmedla mening på ett så exakt och koncist sätt som möjligt. Människor läser inte affärsmemorandan för att läsa nöjet. De gör det för att få instruktioner eller information att basera beslut på eller vidta åtgärder. Därför är höglitterär prosa inte önskvärt i affärsskrivning. Alltför formell prosa kan också vara kontraproduktiv genom att se ut som en motstående eller helt enkelt ordlig. En för informell skrivstil kan också förmedla ett oavsiktligt budskap, nämligen att ämnet inte är seriöst eller inte tas på allvar av avsändaren. En enkel, artig ton är vanligtvis det bästa valet men en som kanske inte kommer naturligt utan övning.

Företagskorrespondens bör börja med ett direkt uttalande om syftet med meddelandet och bör följas med enkla och tydliga detaljer som stöd för syftet. Mottagarna av korrespondens behöver information för att kunna agera på lämpligt sätt. De behöver också skäl som övertygar dem att agera eller tänka på det sätt avsändaren tänker. Om meddelandet förmedlar sin mening med tydliga argument som identifierar skäl och ger bevis bör det uppnå det målet.

Särskild hänsyn bör tas till all extern korrespondens eftersom den speglar verksamheten som helhet. Till exempel har brev som är avsedda att övertala någon att antingen investera i ett projekt eller köpa från ett företag en speciell organisation. Enligt Murphy och Hildebrandt borde de: 1) väcka gynnsam uppmärksamhet från läsaren; 2) väcka intresse; 3) övertyga läsaren och skapa lust; och 4) beskriv den åtgärd som läsaren ska vidta. När syftet med brevet är att göra en försäljning är det också viktigt att ta med fakta om produkten och ett tydligt centralt försäljningsställe. Framför allt är det viktigt att alla typer av skriftlig kommunikation som härrör från ett företag skapar eller förstärker goodwill.

Muntlig kommunikation

Småföretagare och chefer uppmanas ofta att hålla presentationer, genomföra intervjuer eller leda möten, så muntliga kommunikationsförmåga är ett annat viktigt utvecklingsområde. Presentationer kan göras för anställda för utbildningssyfte eller för potentiella kunder för försäljningsändamål. I båda fallen kan bra presentationstekniker skapa intresse och skapa förtroende. Intervjuförmåga kan behövas för att anställa nya anställda, genomföra prestationsbedömningar eller göra marknadsundersökningar. Möten eller konferenser kan vara viktiga verktyg för att relatera till anställda eller till intresserade parter utanför organisationen för att lösa problem eller sätta mål.

andrew mccollum nettovärde 2017

Samma principer som gäller för andra former av muntlig kommunikation gäller också för telefonsamtal. Det är viktigt att planera affärssamtal genom att bestämma syftet, ta hänsyn till publiken (inklusive den bästa tiden att ringa) och bestämma idéerna som ska inkluderas och de frågor som ska ställas. När du svarar på telefonen i en affärsmiljö är det viktigt att svara snabbt och ange ditt namn och din avdelning med en tydlig och trevlig röst. Kommunikation via telefon kan skapa intryck som är viktiga för framgångar för småföretag.

Ett ofta förbises element i muntlig kommunikation är att lyssna. Bra lyssningsförmåga kan vara avgörande för att hitta en lösning på klagomål eller till och med för att ringa säljsamtal. Att lyssna innebär att visa intresse för talaren, koncentrera sig på budskapet och ställa frågor för att säkerställa förståelse. Det hjälper till att vara förberedd för diskussionen, för att undvika att argumentera eller avbryta, att göra anteckningar efter behov och att sammanfatta talarens uttalanden.

Icke-verbal kommunikation

Icke-verbal kommunikation - såsom ansiktsuttryck, gester, hållning och röstton - kan hjälpa till med en framgångsrik tolkning av ett meddelande. 'Ibland motsäger icke-verbala meddelanden det verbala; ofta uttrycker de sanna känslor mer exakt än det talade eller skrivna språket, konstaterade Murphy och Hildebrandt. Faktum är att studier har visat att mellan 60 och 90 procent av meddelandets effekt kan komma från icke-verbala ledtrådar. Därför bör småföretagare och chefer också vara medvetna om de icke-verbala ledtrådarna i sitt eget beteende och utveckla färdigheten att läsa icke-verbala kommunikationsformer i andras beteende.

Det finns tre huvudelement för icke-verbal kommunikation: utseende, kroppsspråk och ljud. Både talarens och omgivningens utseende är avgörande för muntlig kommunikation, medan utseendet på skriftlig kommunikation antingen kan förmedla vikt eller orsaka att ett brev kastas ut som skräppost. Kroppsspråk och särskilt ansiktsuttryck kan ge viktig information som kanske inte finns i den verbala delen av kommunikationen. Slutligen kan tonen, frekvensen och volymen i en talares röst förmedla olika betydelser, liksom ljud som skratt, rensning av halsen eller surrande.

KOMMUNIKATIONSTEKNIK

Framstegen inom teknik under de senaste 20 åren har dramatiskt förändrat det sätt på vilket affärskommunikation sker. I själva verket har kommunikationsteknik på många sätt förändrat sättet att göra affärer på. Den utökade användningen av elektronisk post och av Internet har i allmänhet gjort det möjligt för företag att lättare flytta arbete från en plats till en annan, etablera fjärrkontor och / eller mobila kontor, även skapa virtuella kontor. Ny kommunikationsteknik har också påskyndat omvandlingstiden för beslutsfattande och suddat ut gränsen mellan arbetstid och personliga timmar. All denna utveckling utmanar företag att anpassa sig till en snabbare affärsmiljö. Detta är både en möjlighet för företag att bli mer produktiva och effektiva och ett test av deras anpassningsförmåga.

Även om förändringar i elektronisk kommunikationsteknik sker i en fenomenal takt är de inte radikala förändringar i de grundläggande kommunikationsformerna. De är snarare förbättringar av traditionell kommunikationsteknik. Dessa tekniker har gjort två grundläggande förbättringar av hur vi kan kommunicera.

Rörlighet och räckvidd

Trådlös och cellulär teknik har kraftigt utökat de platser vi kan kommunicera från och avståndet som vi enkelt kommunicerar över. En chef på väg till jobbet var som helst i USA kan enkelt ringa och chatta med en kollega eller leverantör i Singapore när hon tar sig hem på kvällen där.

Hastighet och kraft

Höghastighetsfiberoptiska telefonlinjer och prisvärda höghastighetssatellitsändningar har skapat en situation där det är lika enkelt att överföra stora datafiler från en avdelning till en annan i en enda byggnad som att överföra dessa filer till en plats var som helst i världen.

Båda dessa förbättringar av kommunikationen har påverkat hur affärer bedrivs. De har båda upp- och nackdelar. Den lätthet med vilken kollegor kan hålla kontakten med varandra hjälper till att samordna företagets aktiviteter. Att vara i nära kontakt med leverantörer är också fördelaktigt. För en viss anställd kan det dock vara en börda att vara tillgänglig när som helst.

Mobiltelefoner, bärbara datorer och handhållna meddelandeanordningar av olika slag är alla värdefulla verktyg för affärskommunikation. De förbättrar vår förmåga att kommunicera och hålla kontakten men för att dra nytta av deras potential måste ett företag använda dem klokt och effektivt och fastställa regler som förhindrar att enheterna blir betungande för användaren. Med lätthet kan också komma självbelåtenhet. Till exempel, bara för att en försäljningsrepresentant kan ringa Joan i produktion - enkelt, snabbt och nästan var som helst - för att klargöra och svara på frågor om en slarvigt placerad order betyder inte att det är effektivt att ringa och svara på många samtal om beställningen. En betoning på tydlig och exakt kommunikation behövs för effektivitet, oavsett hur lätt och snabb kommunikationsenheterna fungerar.

Intern kommunikation

Intranät, eller interna organisatoriska datanätverk, har blivit det valbara mediet för de flesta företag när det gäller att hålla anställda informerade. Företagets intranät kan användas som en elektronisk anslagstavla och när den paras ihop med e-post kan den sprida information snabbt och effektivt.

Eftersom ett intranät kan användas för att enkelt koppla ihop människor som arbetar på olika platser kan det hjälpa till att skapa eller upprätthålla en känsla av gemenskap i en organisation som är geografiskt spridd. Faktum är att intranät gör det möjligt för grupper av människor att arbeta nära i det som vanligtvis kallas ett virtuellt kontor. Många små serviceföretag startas som virtuella kontor där varje person inom gruppen arbetar hemma eller på sitt eget hem. Det som förenar gruppen är två saker: ett gemensamt mål och ett datanätverk av något slag genom vilket informations- och programverktyg delas.

Extern kommunikation

Tillväxten på Internet har gjort det nästan nödvändigt för ett företag att ha en online-närvaro, även om det kan vara. På en enkel webbplats kan ett företag ge potentiella kunder, kunder, anställda och / eller investerare kontaktinformation och en bild av företaget. För dem som vill använda Internet som ett försäljnings- och marknadsföringsmedel kan en mer sofistikerad (och dyr) webbplats utvecklas. Ofta kallas e-handelswebbplatser, dessa webbplatser används för reklam, visa varor, ta och behandla beställningar, spåra order och / eller utföra många kundtjänstuppgifter.

Små företag kan ha en unik möjlighet att dra nytta av en webbnärvaro. Uppsökningen som är möjlig via en väl marknadsförd webbplats är mycket större än vad som skulle vara möjligt via andra medier till en liknande kostnad. Enligt vissa analytiker är för företag en av de mest kraftfulla aspekterna av ett interaktivt medium som Internet förmågan att utveckla en riktig tvåvägskonversation med kunder och kunder. Internet är ett kraftfullt kommunikationsverktyg och ett som företag i alla storlekar nu använder regelbundet.

INFORMELL KOMMUNIKATION

Informella kommunikationsmetoder, såsom rykten och ”företaget vinrankor”, kan vara utanför ledningens kontroll. Vinrankan är en nedifrån och upp kommunikationsform där de anställda försöker förstå vad som händer runt dem när det inte finns något officiellt ord från ledningen. När ledningen är tyst fyller anställda tomrummet med gissningar om vad som händer. Även om vinrankan inte kan stoppas kan den påverkas. När man hanterar frågor som inte kan eller inte bör besvaras bör chefer ta initiativ innan negativa rykten börjar. Om det är uppenbart för anställda att företaget snart kommer att genomgå stora förändringar, bör till exempel ledningen bekräfta att det kommer att göra det. Anställda bör informeras om att ledningen erkänner att de har legitima problem, som kommer att tas upp när det är möjligt. Om officiellt samtal skulle skada företaget, bör det göras klart för de anställda.

VIKTIGHETEN MED GOD KOMMUNIKATION

Alla former av kommunikation, även bristen på den, kan ha en betydande inverkan på affärsverksamheten. Ett styvt formulerat, officiellt klingande memo till anställda som säger att de inte ska prata med pressen om överhängande tvister kan tolkas som att de erkänner att företaget gjorde något fel. Ledningens upprepade 'inga kommentarer' till anställda och pressen om en ryktad sammanslagning kan starta dussintals informella diskussioner om företagets friare, hur mycket företaget kommer att sälja för och hur många anställda kommer att sägas upp.

För att undvika de negativa effekterna av sådana scenarier bör småföretagare göra det till en praxis att kommunicera så mycket och så öppet som möjligt. De bör tänka två gånger innan de eliminerar företagets nyhetsbrev som en kostnadsbesparande åtgärd, hålla elektroniska anslagstavlor uppdaterade och hålla möten där de anställda kan ställa frågor om ledningen. Dessutom bör de utveckla sina färdigheter så att all affärskommunikation är lätt att förstå. Ledningsvillkor och jargong, styvt eller blommigt språk kan bidra till intrycket bland de anställda att ledningen pratar ner till dem. Det är också bra att få och analysera feedback. Att fråga anställda om de känner sig informerade eller inte och vad som får dem att känna sig mer informerade om företaget kan öppna värdefulla kommunikationskanaler.

BIBLIOGRAFI

Bonner, William H. och Lillian H. Chaney. Kommunicera effektivt i en informationsålder . Andra upplagan, Dame Publishing, 2003.

Holz, Shel. 'Upprätta anslutningar: Dagens kommunikationsteknik har förändrat dynamiken.' Kommunikationsvärlden . Maj-juni 2005.

Irwin, David. Effektiv affärskommunikation . Thorogood Publishing, 2001.

Murphy, Herta A. och Herbert W. Hildebrandt. Effektiv affärskommunikation . Sjunde upplagan. McGraw-Hill, 1997.

Olkkonen, Rami, Henrikkie Tikkanen och Kimmo Alajoutsijarvi. 'Kommunikationsrollen i affärsrelationer och nätverk.' Ledningsbeslut . Maj-juni 2000.

Ross-Larson, Bruce. Skriva för informationsåldern . W.W. Norton & Company, 2002.

hur gammal är rob dyrdek fru

Häftklamrar, Brent. 'Den fina konsten att få ner det på papper, snabbt.' New York Times . 15 maj 2005.

Skriva: En biljett till jobbet '¦ Eller en biljett Ut. Nationella kommittén för skrivande, College Board Board. September 2004.