Företag med 50 eller färre anställda har sällan en formell personalavdelning; istället är arbetsuppgifterna från rekrytering till förmånadministration spridda bland kollegor - en redovisningschef kan hantera en löneleverantör medan medelnivåanställda skriver jobbannonser och en chef gör nyckelanställningar.
Med tiden blir den bitvisa metoden ineffektiv. Om ditt företag växer, när är det dags att lägga till en personalchef? Enkelt säger experter: När de personalresurser som konsumeras av de uppgifter som kan hanteras av en personalresurs överstiger kostnaderna för att anställa en. För vissa företag är att skapa en HR-avdelning ett sätt att konsolidera outsourcade jobb som anställningskonsultation och löneunderhåll under en ram.
'För att göra det värt att ha någon som är dedikerad på heltid till HR måste du ha en kritisk massa på kontoret', säger Ellen Rudnick, verkställande direktör för Polsky Center for Entrepreneurship vid University of Chicago Booth School of Business.
Med olika kritiska HR-funktioner - medarbetarutbildning, fastställande av standarder, löner, anställningar och uppsägningar - samlade i en position är det viktigt att hitta rätt person för det jobb ditt företag behöver.
Några strategiska frågor att tänka på: Om du växer kan det vara meningsfullt att anställa en HR-chef som har drivit en avdelning för ett företag som är dubbelt så stort som ditt eget - även om kostnaden, i löptid för kandidaterna, önskade lön, kommer sannolikt att vara högre. Kom ihåg detta: Du vill ha en HR-chef som är kvalificerad att hjälpa dig när du växer.
För det andra, i vilken utsträckning kommer du att titta på din HR-chef för att etablera ditt företags kultur? Om du verkligen vill att en person ska bygga vidare på den kultur du har etablerat kan du gå in i anställningsprocessen med förväntan att du ska anställa två personer: en att arbeta med kultur och en att hjälpa till att hantera mer vardagliga uppgifter som pappersarbete involverad i sponsring av anställdes visum eller förmåner
För att bättre identifiera vilken position du kommer att anställa innebär, bör du börja med att ta den tid som krävs för att noggrant utforma en arbetsbeskrivning.
Dig Deeper: A Hiring Checklist
Anställa en HR-chef: Jobbbeskrivningen
Den första posten under jobbtiteln ska vara en sammanfattande översikt över vad tjänsten kommer att bli. En lista över arbetsuppgifter och ansvarsområden bör följa. Beroende på vad ditt företag behöver för en HR-chef kan listan innehålla design och administration av anställda politik och ersättningsprogram för anställda, hantering av incitamentslön och övertagande av tillsynen, administrering av personalförmåner, övervakning av bemanningsprocessen - inklusive anställning och uppsägning - och administrering av utbildningsprogram för arbetstagare. Punktpunkter fungerar bäst för att organisera dessa ansvarsområden.
Det är viktigt att inte glömma en fångstfras för att inkludera ytterligare 'uppgifter som tilldelats', bara om jobbet förändras över tid eller något utelämnas. 'I grund och botten är det så att en anställning inte kommer tillbaka och säger' det stod inte i min jobbbeskrivning ', säger Roberta Chinsky Matuson, president för Northampton, Massachusetts-baserade Human Resource Solutions .
När arbetsbeskrivningen tydligt anges och överenskommits av ledningen är det dags att skriva och lägga upp jobblistan, för vilken grunden redan ligger.
Dig Deeper: Visa en exempel på en jobbbeskrivningsmall
Anställa en HR-chef: Hur man bestämmer kompensation
För att hitta en lön som är rättvis att erbjuda, bör en liten företagsägare eller anställningschef kontakta en byrå eller två som gör HR-lönestudier. Den genomsnittliga försäljningschefens löneinformation, särskilt om den är branschspecifik, kan kosta dig en avgift. Du kan ta den informationen och kombinera den med kunskap från PayScale.com eller Salary.com och nuvarande jobbannonser online för att få en korrekt bild av vad kandidaterna förväntar sig.
Med det sagt är det perfekt att fråga sökande om deras löneförväntningar när det gäller bas plus provision plus förmåner. Det är också värt att fråga vilken typ av löneskala kandidaten förväntar sig för resten av sin personal.
För att hålla lönen rätt, för små företag som lägger till sin första HR-personal, föreslår Jamie Resker, vd och grundare av Employee Performance Solutions, att söka den perfekta anställningen som bara har tre till fem år kvar i sin karriär - en junior HR-representant som arbetat hårt för någon annan och, även om den är ivrig, har inte varit ute på egen hand än.
'Någon som har ett nätverk av resurser och mycket motivation att vara ute på egen hand är perfekt', säger Resker. 'Någon som kanske är inblandad i vissa professionella organisationer, så att de kan använda sig av, andra verktyg, säga deras distanspolicy och hjälpa dem att få in resurser.'
hur gammal är conda pierce
Dig Deeper: The Right Way to Pay
Anställa en HR-chef: Attrahera rätt sökande
Förutom den översikt och lista över ansvarsområden som finns i arbetsbeskrivningen, innehåller en bra jobblista de önskade beteendemässiga egenskaperna hos din perfekta anställning. Om du inte är säker på dessa tidsmässiga och erfarenhetsmässiga egenskaper föreslår Matuson att du bara tittar runt dig.
'Om du har anställda tittar du på dina stjärnor och ser på vad de har gemensamt', säger hon. 'I en start-up är den perfekta medarbetaren någon som kan multi-task, som har hög energi och kan växla sitt spel direkt. En person som kommer att arbeta bra på ett advokatbyrå är väldigt annorlunda. '
Säg att för en HR-chef kan beundransvärda beteendemässiga egenskaper innefatta självförtroende, självstyrning, motivation, ansvarighet och förmågan att lyssna och kommunicera effektivt. En rad i den resulterande listan kan läsa: 'Den perfekta kandidaten kommer att ha utmärkta muntliga kommunikationsförmåga och kommer att kunna anpassa sig för att hantera situationer som förändras snabbt. Positionen kräver också starka nätverkande, resonemang och tidshanteringsförmåga. En kandidat måste kunna upprätthålla förtroende för uppgifter som intervjua, prospektera och utvärdera anställda. '
Därefter inkludera minst ett stycke som beskriver minimikvalifikationer, inklusive föredragen utbildnings- och erfarenhetsbakgrund. Att vara detaljerad hjälper till att begränsa sökandepoolen.
Föredragen utbildnings- och erfarenhetsbakgrund kan också innehålla beteendemässiga egenskaper. I stället för en punkt som säger ' 10+ års erfarenhet krävs , 'överväga något i linje med' Lagspelare med starka ledaregenskaper och 10 eller fler års visad förmåga att hantera effektivt. '
Om en översvämning av sökande är din rädsla, kan en löneavgift begränsa poolen. Annars föreslår experter att det inte är nödvändigt - det begränsar också din förmåga att förhandla med en kandidat senare.
När listan är klar kan du skicka till din företagsjobbsajt, om du har en. Komplettera det med listor i riktade handelspublikationer och specialiserade media och inlägg på online-arbetssidor. Om webbplatser som Craigslist.org och Monster.com verkar för allmänt intresse, oroa dig inte. Under en tid med spindelsökningswebbplatser som Indeed.com och SimplyHired.com kommer din annons att genomsökas av sökmotorer och kvalificerade kandidater kommer att ha möjlighet att hitta ditt inlägg.
När ansökningar börjar komma in är det upp till dig att sortera igenom dem och ta reda på vem som passar dina kvalifikationer och med vem du vill prata. Även experterna säger att denna process alltid är subjektiv.
Dig Deeper: Tips om rekrytering och anställning
Anställa en HR-chef: Intervjuande sökande
Om intervjun verkar skrämmande, kom bara ihåg att dina huvudmål är att ta reda på: Kan den sökande verkligen göra jobbet och kommer de att passa in i mitt företags arbetskultur? Naturligtvis är detta bara grunderna. Lägg till detta och upptäck om sökanden har de önskade beteendemässiga egenskaper som du redan har lagt fram.
'I en intervju vill du gå över jobbansvar och färdigheter, och sedan är den andra komponenten beteende', säger Jamie Resker, vd och grundare av Employee Performance Solutions. ”Speciellt i början vill entreprenören vanligtvis ha någon som är som formbar lera, inte någon som har en stålstavs personlighet. Kommer de att gå med flödet? Eftersom ett litet företag fungerar mycket annorlunda än ett stort företag. '
Enkel? Att skapa frågor som framkallar svar som enkelt visar svaren på dessa frågor kanske inte är så lätt som det verkar. Att fråga en kandidat om de fungerar bra under tryck kommer sannolikt att framkalla ett ja. Att ställa henne en fråga som direkt tillämpar påtryckningar, till exempel ' Vad får dig att tro att du är bättre för det här jobbet än alla andra kandidater? 'eller' Vilken medarbetare vid ditt senaste jobb kom du inte bra överens med och hur hanterade du den situationen? är effektivare och kommer sannolikt att ge ett talande svar. Hypotetik om en kandidats framtida anställning hos ditt företag kan vara ännu mer avslöjande.
När du ställer dessa beteendemässiga, öppna frågor, lyssna inte bara på innehållet i en kandidats svar utan också på rösten och sättet bakom det.
Matuson säger: 'Är de ganska slöa? Är de ärliga mot dig? Gjorde de rätt? Frågade de om hjälp när de behövde det? Efter ett tag blir det verkligen uppenbart att den här personen är en go-getter, eller de jobbar hårt, eller de fattar bra beslut. '
Dig Deeper: Behavioral Interviewing: The New Science of Hiring
Anställa en HR-chef: Kontrollera referenser
Att kontrollera en kandidats referenser är den mest förbisedda delen av anställningsmetoden, men experter säger att det är absolut nödvändigt. Många arbetsgivare ber också att sökande godkänner kredithistoriska kontroller och läkemedelsundersökningar före anställning. de är valfria och beror ofta på kallelse.
Av tre referenser, ha ett telefonsamtal med minst två och var uppmärksam på tonen i en referens rekommendation, inte bara dess innehåll. De flesta människor tycker att det inte är klokt att hindra framtida anställning för en tidigare anställd, så kunniga referenser säger inte något negativt. Ett tips: Lämna ett röstmeddelande som säger 'Jag skulle bara uppskatta ett samtal om du tycker att den här kandidaten är exceptionell.' Om en referens verkligen tror på kandidaten kommer han eller hon att ringa tillbaka snabbt. Om du inte hör från dem kan du också läsa in det.
Personalexperter rekommenderar också att du försöker kontrollera en referens som är inte rekommenderas av kandidaten: Jaga på en person på den sökandes senaste arbetsplats (till exempel på LinkedIn) som borde ha känt honom eller henne väl och be om ett yttrande.
Och när du har en referenskontroll i telefonen, vad ska du fråga? Resker, vd för Employee Performance Solutions, säger: 'En fråga jag vill ställa är' om personen kunde ha varit mer effektiv, vad kunde hon ha gjort annorlunda. ' I stället för att fråga en svaghet, vilket kan göra dem obekväma. '
var kommer alex wassabi ifrån
Dig Deeper: A Pre-Hiring Reference Check
Anställa en HR-chef: Andra bästa metoder
• Stora kandidater bör naturligtvis följa upp en intervju med ett samtal eller e-post, vilket gör det enkelt för dig att bjuda in dem till ett andra möte. Gör det och låt andra chefer träffa potentiella kandidater i sin andra intervju innan de erbjuder en position. En andra eller tredje åsikt är värdefull.
som är cash warrens far
• Skapa ett program som belönar nuvarande anställda för att hänvisa lämpliga jobbkandidater. Människor inom organisationen kan känna igen andra som passar bra in och som sannolikt inte väljer någon som inte skulle dra vikt.
• Ställ endast lagliga skyldigheter i både jobblista och intervju och ställ bara juridiska frågor. Som arbetsgivare får du inte ställa frågor om en persons ålder, ras, tro, sexuell läggning eller civilstånd.
• Trots en bra tarmkänsla, anställ aldrig på plats. Ta dig tid att granska alla intervjuade kandidater, både så att du har en chans att reflektera och för att du vill vara i en stark förhandlingsposition när du diskuterar ersättning.
• När du har hittat en idealisk kandidat som du har intervjuat och referenskontrollerat, gör ett snabbt erbjudande och ta med den personen så snart som möjligt. Glöm inte att de aktivt har sökt en ideal position och kan få flera erbjudanden i snabb följd.
Gräva djupare: Undvik att anställa misstag
Anställa en HR-chef: Ombordstigning av den nya hyra
Nyckelordet just nu är 'ombordstigning' för att se till att en ny medarbetare är snabb och produktiv så snabbt som möjligt.
Innan den nya medarbetaren ens går in genom dörren finns det mycket att göra. Resker sammanfattar tankesättet för chefer att omfamna: 'Arbetsgivare glömmer att det är väldigt läskigt att börja ett nytt jobb. Att tänka på det ur en anställds perspektiv - de vet inte var sakerna finns, inte ens - hur ska de veta att de uppfyller förväntningarna. '
Det första målet bör vara att se till att deras arbetsstation är inställd och ren. Datorn ska vara färdig att användas, och det ska vara namnskylten på dörren och deras visitkort på skrivbordet - inte de vid en ny brand.
'När du arbetar i dessa små företag är du alltid underbemannad, du har aldrig tid', säger Rudnick. 'Men det är väldigt viktigt att ta den tid du inte behöver för att få en ny medarbetare på fart.'
En sak som hjälper är att ha företagspolicy, inklusive riktlinjer och rutiner för anställda. Även om du inte har en HR-avdelning är det viktigt att ha personalresurser på plats från första dagen, säger experter. Det kommer inte bara att underlätta övergången till det nya jobbet för anställda, som vet vad som förväntas (det är aldrig kul att behöva fråga en ny chef 'vad är semesterpolicyn?' Den första dagen), men också skydda ditt företag från potential framtida juridiska problem. Överväg att inkludera förväntad arbetstid, närvaro på kontoret och acceptabel personlig användning av företagets elektronik och utrymme. Att binda den i en guidebok eller ha en online anställdsguide som alltid är tillgänglig för personalen är ditt bästa val.
Cheferna bör prioritera att planera ansikte med en ny anställd inom den första dagen eller två - och ställa tydliga frågor om hur de känner och vad de känner skulle hjälpa dem i sitt jobb som inte har tillhandahållits.
Framöver bör ett företag som vill hålla sina nya anställda planera regelbundna incheckningar. Matuson föreslår att en chef checkar in med en anställning efter 30, 60 och 90 dagar, bara för att fråga vilka ändringar de kan föreslå och låta dem ställa kvarvarande frågor på ett tryckfritt sätt.
Dig Deeper: Få ut mesta möjliga av utbildning av anställda
Anställa en HR-chef: One More Note
Om allt detta verkar överväldigande (hej, du har inte en HR-chef ännu, så ingen bedömer det), det finns arbetsförmedlingar, huvudjägare och anställningskonsulter som du kan kontrakta någon eller hela denna process till.
