Anställer du personliga assistenter som spara du tid eller vem kostar dig tid?
Nyligen bjöd jag in trettiofem av mina främsta coachningskunder till ett privat tillflyktsort i Jackson Hole, Wyoming, där jag bor. Vi diskuterade de olika aspekterna av ledarskap - hur företagsägare kan skapa strategiska fördelar och banbrytande resultat för sig själva och sina företag - när någon frågade mig om tidsplanering .
Den frågan ledde till en livlig konversation om de bästa sätten som var och en av oss hade funnit för att utnyttja vår tid. Och det blev klart att de utomordentligt framgångsrika entreprenörerna som vi hade i det rummet förlorade värdefull tid på grund av att deras assistenter inte var tillräckligt kapabla eller bemyndigade att göra det arbete som krävs av dem. Så jag började prata om vikten av att anställa assistenter som bäst passar dina behov - och vad du kan göra för att hjälpa dem att hjälpa dig.
På tjugofem år i olika företag och i olika städer har jag haft assistenter som har arbetat från mitt kontor, assistenter som har arbetat på distans men lokalt och assistenter som har arbetat bokstavligen tusen mil från mig. Under processen har jag upptäckt att det verkligen finns fyra nivåer av assistenter. Och att anställa rätt typ av assistent är avgörande för att utnyttja din tid.
Nivå 1: Gofer
Assistenter på detta första steg kräver direkta instruktioner och noggrann övervakning. De kan flytta objekt från punkt A till punkt B. De kan skicka e-post på dina vägnar - när de får veta exakt vad de ska skriva. De kan ta transkriptioner och skanna dokument och arkivera dessa dokument i mappar enligt dina instruktioner. Med gofers ger du dem vägbeskrivning varje steg på vägen
Så du sparar vissa tid - trots allt är din gofer den som faktiskt är gör uppgiften - men egentligen måste du göra allt deras tänkande för dem. Vilket sätter en hård gräns för hur mycket tid du verkligen kan utnyttja genom att arbeta med en gofer.
Det här är uppenbarligen inte den typ av personlig assistent du ska anställa.
Nivå 2: Administrativ assistent
En administrativ assistent eller 'admin' är någon som kan hantera många uppgifter bra, bara så länge det finns en tydlig process för dem och dessa uppgifter ligger inom gränserna för vad de förväntar sig eller vad de är vana att hantera .
Den goda nyheten är att administratörer är betydligt mer autonoma än gofer. Administratörer kan verkligen hjälpa till att utnyttja din tid så länge de följer kända processer och procedurer för att få kända resultat. De utmärker sig med konkreta, definierade uppgifter.
Men de får problem när saker blir tvetydiga - när de ombeds att hantera uppgifter där framgång inte garanteras. De blir rädda för att störa. De blir rädda för att göra ett misstag. Eftersom de vet att de kommer att hållas ansvariga för sina fel. De kan komma i trubbel. Det är de som de motvilligt använder sitt eget gottfinnande.
Så administratörer kan hjälpa till att utnyttja betydligt mer av din tid än surfare kan, men de kommer att undvika de uppgifter där hjälp kan vara mest värdefull.
Nivå 3: Executive Assistant
chip foose nettovärde 2016
Osäkerhet avskräcker inte chefsassistenter. De kan ta ett oklart uppdrag och faktiskt räkna ut, inom vissa gränser, hur man får det att fungera. De kan hantera uppgifter som är skissade ut istället för att vara konstruerad.
Konstruerade uppdrag - de typer av uppdrag som administrativa assistenter känner sig mest bekväma med - är verkligen genomarbetade. De nödvändiga stegen anges tydligt i förväg.
Däremot, när du ger en verkställande assistent en skisserad uppgift, säger du vanligtvis något som, ' Här är vad jag försöker åstadkomma. Här är ett par variabler som spelas. Här är några saker du kanske vill ta hänsyn till . Du räkna ut resten . '
Verkställande assistent är mycket autonoma; de behöver bara hjälp med att förstå sammanhanget för dina önskemål. De behöver en viss basmängd information för att hjälpa dem att fatta bra beslut för dig. De behöver dig för att kommunicera dina förväntningar och preferenser.
Till exempel, när det gäller resor, vill du meddela dem under vilka förhållanden du vill uppgradera till en högre klass av flygtjänst, vilken typ av hotell du gillar och vilka typer av stadsdelar du föredrar att bo i.
Det sammanhanget kan också gå mycket djupare. Jag för min del vill ha min verkställande assistent i min inkorg. Det är delvis användbart eftersom det minskar antalet e-postmeddelanden som jag behöver hantera: om jag får hundra e-postmeddelanden om dagen skulle jag säga att min verkställande assistent hanterar, distribuerar eller raderar cirka femtio till sjuttio av dem.
Men att ha henne där är också bra eftersom hon ser sammanhanget för mitt företag. Eftersom hon vet vad jag jobbar med och med vem kan hon fatta bättre beslut om vem som ska få möten med mig. Om hon till exempel ser att jag utbyter många e-postmeddelanden med Joe om ett visst projekt och sedan ber Joe om ett möte och säger att det måste ske före en viss tidsfrist, kan hon avgöra att projektet verkligen är viktigt för mig och att mötet förmodligen också är det. Så hon tar initiativet att sätta upp det mötet åt mig och bara släppa mig en anteckning om att, ' Joe sa att han verkligen behövde träffa dig före denna tidsfrist, så jag passar in honom i en halvtimme, från 2:45 till 3:15 . '
Executive-assistenter kan verkligen hjälpa dig att utnyttja din tid, bara så länge du ger dem ett bra sammanhang.
Nivå 4: stabschefen eller Verkställande direktören
Slutligen har vi stabschefen - eller, i militären, den verkställande tjänstemannen. Denna assistent är som en personlig chef för dina affärsaktiviteter. De förstår dina mål. De vet vem alla nyckelaktörer är. Och de kan få resultat på egen hand medan de tar mycket - eller till och med mest - av den administrativa belastningen från dina axlar.
En stabschef kommer att ta initiativ och faktiskt följa upp och checka in med dina direktrapporter för dina räkning. Medan en administrativ eller verkställande assistent kan göra anteckningar vid ett möte, kommer din stabschef att upptäcka saker som behöver följas upp och göra den själv. Din stabschef tar det på sig att ringa tillbaka med Cindy efter mötet för att se till att hon verkligen hade en ren överlämning av de fyra föremålen och sedan kolla tillbaka två dagar senare för att se hur det går med dem.
Tyvärr anställer de flesta människor gofer och administrativa assistenter - personer som bara kan hjälpa till med tydligt utformade uppgifter. Men som företagare är de flesta av oss inte alltför processorienterade; vi lever i en värld som är fuzzier. Och så behöver vi verkligen åtminstone en verkställande assistent som kan hantera mer tvetydiga situationer.
Och även om stabscheferna är fantastiska, hittar du dem vanligtvis bara i mid-cap och större företag. Om du har ett mindre företag kommer du antagligen att ha en personalchef i ditt team, men de tilldelas inte exklusivt till dig. De kan driva din verksamhet istället, eller, om ditt företag är lite större, kan de vara din COO.
Och det är också viktigt att notera att dessa titlar är godtyckliga. Många människor som har titeln '' Executive Assistants '' är egentligen bara gofer. Och många människor som anställs som gofer verkar verkligen på chefsassistentnivå. (Det senare är särskilt vanligt i underhållningsvärlden.)
Så när du funderar på att anställa din nästa assistent, överväga vilken typ av assistent du behöver. Och oavsett vad du bestämmer, var noga med att söka efter dessa egenskaper under intervjuerna.
Slutligen ett bonusförslag: hyra någon med lite mer kapacitet än du tror du behöver. När allt kommer omkring vill du att ditt företag ska växa, eller hur?
Om du gillade de idéer jag delade, uppmuntrar jag dig att ladda ner en gratis kopia av min senaste bok, Bygg ett företag, inte ett jobb . Klicka här för fullständig information och för att få din kostnadsfria kopia.
