Med all respekt för meddelanden och sociala nätverk är e-post den viktigaste formen för affärskommunikation. Det har varit känt att göra eller bryta erbjudanden. Ofta är det inte innehållet i e-postmeddelandet, utan snarare avsändarens etikett (eller brist på sådan).
När vi använder e-post så ofta under hela vår affärsverksamhet försummar vi ibland de grundläggande reglerna för kommunikation: att vara artig, adressera människor ordentligt, svara i rätt tid och mer.
BCC är det perfekta exemplet på hur e-post kan användas effektivt eller helt missbrukas. När vi använder BCC, tänker vi ens på vad vi gör och hur det potentiellt kan slå tillbaka?
Det har hänt mig mer än en gång. För att spara dig allvarlig förlägenhet vill jag ta upp problemet här och nu.
Det finns bara två situationer för BCC.
Först massmeddelanden. Sällan är de motiverade.
Om du behöver skicka ett - till exempel har du ett nyhetsbrev eller skickar en inbjudan till din sons bar mitzvah - att låta alla se varje mottagares e-postadress är ett stort nej-nej. Använd BCC.
Som onlineförfattare får jag ofta platser till min inkorg, som skickas till hundratals (om inte tusentals) bloggare och journalister. Om du är en PR-person, var uppmärksam: Det här är inte sättet att göra PR, inte ens nära. Om du av någon anledning tycker att e-postmeddelandet är en bra idé, använd BCC. Ingen journalist vill att hennes e-post ska ges till hundratals andra människor hon inte känner till.
Om du inte använder BCC i det scenariot kan du förvänta dig att bli svartlistad av många journalister. Eller familjemedlemmar som inte håller med din lista med inbjudan till bar mitzvah.
För det andra måste du absolut använda BCC när någon presenterar dig för någon annan. Personen som gjorde introduktionen gjorde en trevlig sak och borde inte behöva lida genom varje svar på det ursprungliga e-postmeddelandet.
Genom att BCCing den personen frigör du dem från e-postmeddelandena som kommer att följa. Det är vanligt med tillstånd och bör göras 1-2 e-postmeddelanden efter introduktionen.
Utöver det, låt aldrig andra avlyssna genom att använda BCC.
I alla andra fall, när du mailar någon och BCC till någon annan, är du oärlig - gillar det eller inte.
Du skickar e-post till Person X och låter Person Y avlyssna din konversation utan att de vet det. Person X har ingen aning om att någon annan läser det här e-postmeddelandet, när du i verkligheten också skickade det till någon annan.
Det här kanske låter som en liten fråga. Det är inte.
hur lång är mick mars
I affärer är integritet och öppenhet dina viktigaste egenskaper. Om du är typen av BCC-personer i alla dina e-postmeddelanden är du inte den typ av person som jag vill göra affärer med.
När människor BCC mig på e-post, svarar jag omedelbart dem och ber dem att snälla aldrig använda BCC så här igen.
Vilket leder mig till min nästa punkt: farorna med BCC.
BCC kan leda till en allvarligt besvärlig situation.
Jag mailade en gång en mycket hög chef på Google för att rekommendera en vän för ett jobb. Jag gjorde misstaget att BCCing den vän för att låta honom veta att jag skickade det e-postmeddelandet.
Gissa vad min vän gjorde? Han svarade av misstag alla och sa 'tack'. Det innebar att verkställande direktören fick ett e-postmeddelande som tackade honom från någon som han inte ens insåg att det var på tråden i första hand.
Vem hamnade riktigt dåligt? Mig. Vem fick inte jobbet? Min vän.
Om du absolut måste använda Forward-knappen.
Om du känner att e-postmeddelandet du skickade absolut måste ses av någon annan än mottagaren, vidarebefordra det efter att du skickat det. Det är något bättre än att använda BCC. Jag rekommenderar det ändå inte.
Genom att vidarebefordra undviker du risken Svara alla - men det är inte ett mer ärligt drag. Du delar fortfarande privata e-postmeddelanden utan att någon av parterna på tråden vet det.
Affärsetik är allt. De börjar med hur vi kommunicerar. Var den typ av person du vill arbeta med - inte den typ av person som får dig att svettas med varje e-post.
